Gedeelde waarden, korte lijnen

“Ons bureau kenmerkt zich door woorden als authentiek, betrokken en familiair. Daarom kiezen mensen voor ons. En dat is, naast de prettige software, ook een van de redenen dat we voor IVY Software gekozen hebben. Onze bedrijven lijken qua sfeer en cultuur op elkaar.”

Aan het woord is Pieter van Meijl, directeur van adviesbureau Van Meijl-Verhaegh.

‘Ik ervaar de samenwerking, die al bijna 15 jaar duurt, als warm, met korte lijnen en snelle, duidelijke antwoorden op vragen. Daar, in die logische connectie, ligt ook de kracht van onze samenwerking. IVY Software past goed binnen onze organisatie. Het ondersteunt onze dagelijkse werkzaamheden zonder ingewikkeld te worden. We kunnen binnen het pakket snel veel informatie boven tafel halen en daardoor tijdig bijsturen wanneer dat nodig is.’

Het bureau werkte eerst met Corpex en stapte later over naar IVY Software. Pieter: ‘Dat was een logische stap. De software sluit goed aan op de manier waarop de markt zich ontwikkelt én op onze eigen wensen. We werken vanuit twee vestigingen, waardoor de administratieve collega’s niet fysiek bij de projectteams zitten. Dan is het belangrijk dat er een duidelijk overzicht is van wie aan welk project werkt. Als een klant belt, wil je direct kunnen zien wie betrokken is. Dat is binnen IVY Software goed geregeld. Het programma is gebruiksvriendelijk en geeft snel inzicht in de juiste informatie.’

Ontwikkeld voor architecten, ingenieurs en adviesbureaus

‘Wij houden ons bezig met ons vak; we zijn geen boekhouders. Daarom is het belangrijk dat de administratie goed ondersteund wordt. Buiten het registreren van uren is vooral een soepel facturatieproces voor ons belangrijk. Zo kun je facturen eenvoudig opsplitsen of werken op basis van regie. We hebben IVY Software niet rechtstreeks gekoppeld aan een boekhoudpakket, omdat dat via onze accountant is ingericht. Toch worden facturen die wij digitaal versturen automatisch gedeeld, waarna direct een boeking volgt. Dat is een groot voordeel.’

Ook documentbeheer speelt een belangrijke rol binnen het bedrijf. Vanuit IVY Software wordt dit inmiddels gebruikt voor offertes en betalingsherinneringen.

‘We hebben al 25 jaar een eigen structuur opgebouwd binnen ons netwerk. Dat laat je niet zomaar los. Daarom breiden we stap voor stap verder uit, waarbij we zoveel mogelijk aansluiten op de mogelijkheden van de software. Juist daarom is het belangrijk dat het gevoel bij IVY Software goed is. Het is niet de bedoeling dat we over een paar jaar opnieuw moeten overstappen.

Dat zie ik ook niet gebeuren. De software staat op een hoog niveau en blijft zich ontwikkelen. Dat merken we niet alleen aan de functionaliteiten, maar ook aan de manier waarop IVY meedenkt over nieuwe ontwikkelingen. Dat biedt kansen om samen richting te geven aan verbeteringen. Voor ons is het een doeltreffend pakket dat doet wat het moet doen: zorgen voor grip op de administratie, zodat wij ons kunnen richten op onze eigen expertise.’

Overstappen naar IVY Software of niet?

Pieter heeft ook een boodschap voor organisaties die nog werken met Excel of een verouderd systeem.

‘Ik zou zeggen: zet die stap. Veranderen kost altijd energie, maar uiteindelijk levert het veel meer overzicht, gebruiksgemak en grip op. Als je niet bereid bent om te veranderen, blijf je doen wat je altijd deed. En dat helpt niet als je wilt blijven groeien en ontwikkelen.’