Factureren zoals gepland

Het verschil zit in de samenhang: IVY koppelt projectstructuur, planning, uren, kosten en facturatie aan elkaar. Daardoor werk je niet achteraf aan rapportages, maar stuur je tussentijds op realisatie vs. budget en zie je sneller waar afwijkingen ontstaan.

Hoe werkt de koppeling met mijn boekhoudpakket?

IVY zet geregistreerde uren, kosten en projectafspraken automatisch om in factuurvoorstellen.

Facturen kunnen eerst worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze definitief worden verzonden.

Binnen één project kun je werken met verschillende facturatiemethoden zoals regie, termijnen of voortgangsfacturatie. Of je nu voorgaand aan het project een termijnschema klaar hebt staan of per maand op basis van de voortgang factureerd, IVY is er om het proces te vereenvoudigen.

Binnen IVY heb je inzicht in openstaande posten en debiteurenbeheer. Openstaande posten zijn inzichtelijk per relatie, zodat je als financieel verantwoordelijke eenvoudig de betaalstatus afleest en eventueel overgaat tot aanmaningen versturen. Ook project-, omzet en contactgegevens zijn inzichtelijk gemaakt voor de eindgebruiker.

Projectfacturatie gebruikt de afspraken en realisatie uit het project als basis voor de factuur. Dat is anders dan een losse facturatietool waarin finance bedragen vaak opnieuw moet samenstellen. In IVY sluiten projectafspraken, termijnen en geregistreerde uren aan op facturatie. Daardoor is beter zichtbaar waarom iets wordt gefactureerd en welke omzet nog uit projecten moet komen. De koppeling met projectmanagement maakt factureren daarmee onderdeel van de projectflow, in plaats van een administratieve stap die pas achteraf begint.

Projectgestuurde bureaus werken niet altijd met één facturatiemethode. In IVY kun je processen inrichten voor onder meer regiewerk, termijnen en facturatie op basis van voortgang. Daardoor kan de facturatie aansluiten op wat met de opdrachtgever is afgesproken. Bij regie vormen gerealiseerde uren een belangrijke basis; bij termijnfacturatie staan vooraf afgesproken momenten en bedragen centraal. De combinatie met urenregistratie en projectafspraken maakt het makkelijker om verschillende typen projecten binnen dezelfde administratie te beheren zonder losse rekensheets per opdrachtgever.

In IVY loopt het proces van offerte naar project en vervolgens naar facturatie door zonder dat dezelfde basisgegevens steeds opnieuw hoeven te worden ingevoerd. Een gewonnen kans of offerte kan via Kansen en offertes worden omgezet naar een project. De projectafspraken, uren, termijnen en kosten vormen daarna de basis voor factuurvoorstellen. Zo sluit de facturatie aan op wat tijdens de verkoop en projectinrichting is afgesproken en hoeft finance de opdracht niet opnieuw handmatig op te bouwen.

De gegevens die tijdens het project worden vastgelegd, vormen de bron voor de facturatie. Geregistreerde en gecontroleerde uren kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt bij regiefacturen, terwijl termijn- of voortgangsafspraken vanuit het project worden gevolgd. Hierdoor hoeft finance minder informatie handmatig op te halen bij projectleiders. Door urenregistratie en projectmanagement als één proces te gebruiken, ontstaat een beter controleerbare factuurvoorbereiding. Dat verkort de tijd tussen uitgevoerd werk en factureren en verkleint de kans dat factureerbare prestaties blijven liggen.

Ja. IVY werkt met financiële koppelingen zodat projectadministratie en boekhouding elkaar aanvullen. Facturatie wordt voorbereid vanuit de projectcontext en relevante gegevens kunnen vervolgens worden uitgewisseld met het gekoppelde financiële systeem. Welke koppeling en gegevensstroom passend is, hangt af van de gebruikte administratie. Bekijk daarom de actuele mogelijkheden op Integraties. Het uitgangspunt is dat finance niet dezelfde gegevens in meerdere systemen opnieuw hoeft vast te leggen en dat project- en financiële administratie zo consistent mogelijk blijven.

Ja. IVY ondersteunt persoonlijke factuurlay-outs, zodat definitieve facturen professioneel kunnen worden opgemaakt volgens de gewenste uitstraling van de organisatie. Ook bij het offertetraject kun je met eigen documenten en templates werken via Kansen en offertes. Daarmee kun je de commerciële en financiële communicatie herkenbaar houden, terwijl de onderliggende gegevens uit dezelfde projectadministratie komen.

Voor finance is niet alleen het maken van een factuur belangrijk, maar ook zicht op wat nog openstaat. IVY maakt betaal- en factuurinformatie in relatie tot de klant en het project inzichtelijk, zodat je sneller ziet waar opvolging nodig is. Daardoor hoef je minder te schakelen tussen een projectoverzicht en losse debiteurenlijsten. In combinatie met het CRM blijft bovendien duidelijk bij welke relatie en projecten de financiële informatie hoort. Zo kun je facturatie en klantopvolging beter vanuit dezelfde context organiseren.