Slim plannen, soepel werken

Ja, IVY heeft een capaciteitsplanning met GANTT-chart. We willen ervoor zorgen dat de planning voor jullie bureau zo eenvoudig mogelijk wordt weergeven, en bieden meerdere overzichten om te plannen op wat voor jou werkt. Plan snel je medewerkers in op competentie, team, taak en meer. Met behulp van kleurcodering zie je snel waar mensen overlopen of ruimte hebben.

Maak je al gebruik van IVY en ben je benieuwd of de planning ook voor jullie bureau processen zou kunnen optimaliseren? Bekijk dan onze verschillende optimalisaties in IVY.

IVY helpt bij het eenvoudig plannen van capaciteit van je medewerkers. Je kunt plannen op hoog niveau (op functies/begroting) én op detailniveau (taken per collega). Zo zie je eerder of capaciteit krap wordt en kun je realistischer prioriteren voordat je een project aanneemt of extra werk toezegt. De roosters en inzetbaarheid worden meegenomen in de planning omdat de planning in verbinding staat met de HRM module in IVY.

Ja, IVY ondersteunt het plannen van capaciteit voor bureaus met veel parallelle en kortlopende projecten. Je plant vanuit het project (wat moet wanneer af) én vanuit de medewerker (wie is wanneer beschikbaar). Dat helpt teamleiders en projectleiders om bezetting en deadlines beter te sturen. Werkt voor jou: minder overplanning, meer voorspelbaarheid. Bekijk ook IVY voor bouwmanagement en adviesbureaus om te ontdekken hoe de projectplanning van IVY aansluit op kortlopende projecten.

IVY helpt bij het plannen van medewerkers, taken en projecten met realtime inzicht in beschikbare capaciteit. Op basis van de projectstructuur wordt capaciteit voor taken, functies of collega’s inzichtelijk met handige kleurcodes. Je kan capaciteit inplannen op basis van team, projectcategorie of projectleider. Dit wordt vaak gebruikt door bureaus met behoefte aan diepgaand inzicht in uren, zoals Architecten en Ingenieurs.

Door inzicht in capaciteit helpt IVY om over- of onderbezetting binnen teams en projecten te voorkomen. Je ziet eenvoudig waar collega’s vol lopen en waar anderen binnen het team capaciteit vrij krijgen. Zo weet je sneller wanneer je de volgende opdracht kan aannemen en over medewerkers ook niet overplant.

IVY geeft overzicht in de inzet en beschikbaarheid van medewerkers, zodat team- en projectleiders sneller zien waar ruimte of juist druk ontstaat. Je kunt plannen vanuit projecten én vanuit medewerkers en zo de vraag naar capaciteit tegenover de beschikbare inzet zetten. Dat helpt bij de dagelijkse verdeling van werk, maar ook bij de vraag of een nieuw project op het gewenste moment kan starten. Omdat de planning onderdeel is van dezelfde omgeving als projectmanagement, hoef je capaciteit niet los in een spreadsheet bij te houden. De planning wordt daarmee een stuurinstrument voor zowel bezetting als projectvoortgang.

Ja. Voor een realistische capaciteitsplanning wil je niet pas plannen zodra al het werk definitief is. IVY ondersteunt het vooruitkijken naar toekomstige werkzaamheden en projectfases, zodat je eerder kunt beoordelen of er ruimte is voor nieuw werk. Commerciële informatie uit Kansen en offertes kan daarbij helpen om verwachte opdrachten in de capaciteitsbespreking mee te nemen. In combinatie met projectmanagement krijg je zo eerder zicht op de gevolgen van nieuwe projecten voor teams, deadlines en beschikbare uren.

Ja. De waarde van een planning ontstaat juist wanneer je deze kunt toetsen aan de werkelijkheid. Gerealiseerde uren uit de urenregistratie geven inzicht in wat daadwerkelijk aan projecten en werkzaamheden is besteed. Door planning en realisatie naast elkaar te bekijken, zie je eerder waar werk structureel meer tijd kost of waar capaciteit anders wordt ingezet dan verwacht. Dat maakt het eenvoudiger om lopende projecten bij te sturen en toekomstige planningen realistischer te maken. Voor projectleiders ontstaat zo een directe verbinding tussen inzet, voortgang en budget.

Als capaciteit alleen per project wordt bekeken, kan een medewerker op meerdere plekken tegelijk ‘beschikbaar’ lijken. IVY geeft teamoverstijgend inzicht in geplande inzet, zodat je ziet waar mensen vollopen en waar ruimte ontstaat. Daarmee kun je werkzaamheden verschuiven, prioriteiten aanpassen of tijdig bespreken wanneer extra capaciteit nodig is. Dezelfde informatie helpt ook bij commerciële beslissingen: voordat je nieuw werk toezegt, kun je beoordelen of de organisatie het realistisch kan uitvoeren. Vooral voor ingenieursbureaus en andere organisaties met veel parallelle projecten voorkomt dit dat de planning pas een probleem wordt wanneer deadlines al onder druk staan.

De planning staat niet los van personeelsinformatie. Door HRM te verbinden met de capaciteitsplanning kunnen afwezigheid, verlof en roosters worden meegenomen in het beeld van beschikbare inzet. Dat maakt de planning betrouwbaarder dan een los planbord waarin alleen projecturen staan. Teamleiders zien eerder wanneer capaciteit in een bepaalde week terugloopt en projectleiders kunnen daar hun werkzaamheden op aanpassen. Zo plan je niet op theoretische uren, maar op de capaciteit die daadwerkelijk beschikbaar is voor projecten.