Veelgestelde vragen

IVY vergelijkt realtime geplande uren met gerealiseerde uren en budgetten zodat projectleiders inzicht hebben in de voortgang van fases en medewerkers. Wanneer een collega meer of minder uren heeft geschreven dan vooraf ingecalculeerd, wordt dit automatisch meegenomen in de planning. Zo hoeft er geen extra overleg plaats te vinden over planning en gemaakte uren.

Uren kunnen worden gecontroleerd en goedgekeurd via accorderingsflows zodat projectleiders of management controle houden over de registratie. Medewerkers vullen eenvoudig hun weekstaat en vullen eventueel een notitie in over hun geschreven uren. De controleur binnen het team bekijkt vervolgens de uren en keurt ze goed of af. Goedgekeurde uren worden klaargezet voor de facturatie en afgekeurde uren komen terug in de urenregistratie van de medewerker. Deze ontvangt tevens via de mail een bericht met de reden van afkeuring.

IVY geeft overzicht in alle verkoopkansen van lead tot opdracht. Hierdoor krijg je inzicht in de volledige salesfunnel en de status van elke kans. Je krijgt een overzicht waar je eenvoudig met kaarten aangeeft in welk stadium van de deal een lead zich bevindt.

Ja, binnen IVY kun je de fases van jouw salesproces zelf definiëren en aanpassen aan de werkwijze van jouw organisatie. Hierbij geef je een slagingskans per fase op waardoor je een beeld krijgt van de te verwachten omzet voor de komende periode.

IVY toont slagingskansen, verwachte omzet en commerciële forecasts op basis van de actieve verkoopkansen. Het funnel wordt visueel gemaakt door middel van een 'kan-ban' weergave. Je versleept eenvoudig je kansproject naar de volgende fase. Zo hebben accountmanagers altijd scherp waar hun leads zich bevinden in het traject.

IVY biedt één centraal klantdossier waarin alle klantgegevens, projecten, offertes en contactmomenten samenkomen. Hierdoor ontstaat een compleet en actueel klantbeeld.

Er zijn verschillende soorten projectmanagement tools. Sommige oplossingen richten zich vooral op taken, samenwerking en deadlines, terwijl andere software meer gericht is op planning, urenregistratie, budgetbewaking of rapportages. Voor projectgestuurde organisaties is vaak behoefte aan een geïntegreerde oplossing waarin meerdere processen samenkomen.

IVY combineert projectmanagement, projectplanning, urenregistratie, begroting, CRM, facturatie en rapportages binnen één omgeving. Hierdoor loopt informatie mee vanaf het eerste klantcontact en de offerte tot en met de uitvoering, projectbewaking en uiteindelijke facturatie. Je voorkomt daarmee dat projectinformatie verspreid raakt over losse tools, Excel-bestanden en administratieve systemen.

Projectmanagement software helpt organisaties om projecten gestructureerder, efficiënter en voorspelbaarder uit te voeren. Een goede projectmanagement tool geeft projectleiders inzicht in planning, budget, uren en voortgang, terwijl medewerkers vanuit één duidelijke projectstructuur kunnen werken.

Met IVY worden deze onderdelen met elkaar verbonden. Geregistreerde uren zijn bijvoorbeeld direct zichtbaar binnen het projectbudget en de planning, terwijl actuele projectdata gebruikt kan worden voor rapportages en facturatie. Hierdoor ontstaat minder dubbele administratie en worden afwijkingen eerder zichtbaar. Managers en projectleiders kunnen daardoor sneller bijsturen op onder andere capaciteit, projectresultaat, meerwerk en rendement.

Juist wanneer meerdere projecten tegelijkertijd lopen, wordt centraal projectmanagement belangrijk. Je wilt niet alleen weten hoe één project ervoor staat, maar ook waar capaciteit nodig is, welke projecten aandacht vragen en hoe budgetten en deadlines zich tot elkaar verhouden.

In IVY beheer je al je projecten vanuit één centrale omgeving. Projecten kunnen worden opgebouwd uit fases, subfases en taken en gekoppeld worden aan medewerkers, budgetten en deadlines. De capaciteitsplanning laat zien waar medewerkers zijn ingepland en waar nog ruimte beschikbaar is. Met dashboards en rapportages kun je daarnaast projectresultaten, voortgang, bezetting en afwijkingen over meerdere projecten heen analyseren. Zo behoud je ook bij een groeiende projectportefeuille controle over de totale organisatie.

IVY is ontwikkeld voor projectgestuurde zakelijke dienstverleners en sluit specifiek aan bij organisaties die werken met projecten, uren, medewerkers, budgetten en facturatie. Denk bijvoorbeeld aan architectenbureaus, ingenieursbureaus, bouwadviesbureaus, consultancy- en adviesbureaus, bouwmanagement en andere zakelijke dienstverleners.

De inrichting kan worden afgestemd op de werkwijze van het bureau. Architecten kunnen bijvoorbeeld werken met herkenbare projectfaseringen en templates, terwijl ingenieurs complexe projecten kunnen verdelen over fases, subfases, disciplines en teams. Adviesbureaus kunnen projecten, urenregistratie, CRM en facturatie juist binnen één workflow combineren. Zo biedt IVY een vaste basis, zonder dat ieder bureau exact hetzelfde hoeft te werken.

Ja. Projectmanagement software wordt sterker wanneer deze goed samenwerkt met de andere systemen binnen je organisatie. IVY biedt daarom verschillende integraties en koppelingen voor financiële administratie, HR, documentbeheer, communicatie en business intelligence.

IVY kan onder andere gekoppeld worden met Twinfield, Exact Online, Exact Globe, SnelStart, Nmbrs, Loket.nl, Microsoft SharePoint, Outlook en Power BI. Ook zijn er mogelijkheden rondom Office 365 en digitale ondertekening via onder andere DocuSign en ValidSign. Zo hoeft informatie niet telkens handmatig tussen systemen te worden overgenomen en blijft IVY de centrale basis voor je projectadministratie, terwijl gespecialiseerde systemen hun eigen rol behouden.

Ja. IVY is online toegankelijk, waardoor projectinformatie ook buiten kantoor beschikbaar is. Vooral voor medewerkers die regelmatig bij klanten, op projectlocaties of thuis werken is dat belangrijk.

Zo kunnen medewerkers via mobiel onder andere hun uren registreren, zodat de projectadministratie actueel blijft zonder dat uren achteraf opnieuw ingevoerd hoeven te worden. Projectinformatie blijft centraal beschikbaar voor projectleiders en collega’s en geregistreerde uren worden direct gekoppeld aan projecten, planning, budgetten en uiteindelijk de facturatie. Daardoor blijft de projectadministratie actueel, ongeacht waar medewerkers werken.

Ja, geplande uren in de capaciteitsplanning worden weergegeven in de urenregistratie van medewerkers. Zo weet een collega altijd welke uren hij in de week moet maken, op welk project, fase en functie of taak dat de uren staan. Ook ziet hij de geplande uren van de vorige week en toekomende weken.

Urenregistratiesoftware voor projectorganisaties legt niet alleen vast hoeveel iemand werkt, maar vooral waar die tijd aan wordt besteed. In IVY registreren medewerkers uren op de relevante klant, het project, de fase of taak. Daardoor worden uren direct bruikbaar voor projectbewaking, productiviteit en financiële opvolging. De registratie sluit aan op projectmanagement en vormt ook input voor facturatie. Zo wordt tijdschrijven geen losse administratie achteraf, maar een actuele bron voor projectleiders, finance en management om te zien of inzet en budget nog met elkaar kloppen.

Ja. IVY is erop ingericht om de drempel voor tijdschrijven laag te houden. Medewerkers kunnen uren en onkosten registreren op de context waarin zij werken, bijvoorbeeld per project, fase of taak, en dit kan ook mobiel. Een eenvoudige registratie helpt om uren vollediger en sneller binnen te krijgen. Dat is belangrijk, want betrouwbare uren vormen de basis voor actuele projectinformatie. Op de pagina urenregistratie zie je hoe registratie samenwerkt met planning, controle en budgetbewaking. Minder uitgestelde weekstaten betekent uiteindelijk minder herstelwerk voor projectleiding en administratie.

Uren kunnen binnen IVY worden gecontroleerd en gevalideerd voordat ze verder worden gebruikt voor bijvoorbeeld rapportage of facturatie. Project- of teamverantwoordelijken beoordelen zo of registraties op de juiste projecten en activiteiten staan en of correcties nodig zijn. Het doel is niet om extra administratie toe te voegen, maar om de data waarop je stuurt betrouwbaar te maken. Omdat de gevalideerde uren vervolgens doorwerken naar projectrapportages en facturatie, voorkom je dat dezelfde controle later opnieuw moet plaatsvinden.

Wanneer uren direct op projecten en fases worden geregistreerd, wordt de werkelijke besteding sneller zichtbaar. IVY kan die realisatie naast de begroting en planning zetten, waardoor projectleiders zien waar een fase harder verbruikt dan verwacht. Dat is het moment om te onderzoeken of er sprake is van inefficiëntie, gewijzigde scope of potentieel meerwerk. De koppeling met projectmanagement voorkomt dat uren pas aan het einde van de maand als losse totalen worden bekeken. Je stuurt daarmee tijdens het project op budget en marge, in plaats van achteraf op het resultaat.

Geregistreerde en gecontroleerde uren kunnen in IVY doorstromen naar processen die erop volgen. Bij regiewerk vormen uren bijvoorbeeld een directe basis voor projectfacturatie; voor HR- en loonprocessen kan IVY samenwerken met gekoppelde systemen. Via integraties voorkom je dat dezelfde uren opnieuw handmatig moeten worden ingevoerd in andere applicaties. Dat verkleint de kans op verschillen tussen projectadministratie, facturatie en verloning en maakt de urenregistratie waardevoller dan alleen een digitale weekstaat.

Sales- en kansensoftware helpt je om commerciële trajecten te volgen voordat ze een project worden. In IVY leg je een lead of verkoopkans vast, volg je de status en bewaar je relevante afspraken en offertes in dezelfde omgeving als het CRM. Zodra een opdracht wordt gewonnen, kan de informatie worden gebruikt om het project op te starten. Dat is vooral waardevol voor projectorganisaties: de commerciële afspraken vormen namelijk de basis voor budget, scope en uitvoering. Zo ontstaat een logischere overgang van verkoop naar projectmanagement en gaat minder context verloren.

IVY maakt verkoopkansen zichtbaar in een overzichtelijke funnel, zodat je ziet in welke fase een kans zich bevindt, wie verantwoordelijk is en welke potentiële omzet ermee samenhangt. Door kansen consequent vast te leggen, ontstaat een betere basis voor commerciële forecasting en opvolging. Je hoeft daarvoor niet naast het CRM nog een aparte lijst bij te houden. Voor management geeft de funnel bovendien context bij toekomstige werkvoorraad: wat is al zeker en wat is nog afhankelijk van een lopend verkooptraject? Dat helpt om sales en capaciteit eerder met elkaar te verbinden.

Ja. Een belangrijk voordeel van de IVY-flow is dat een gewonnen kans niet opnieuw vanaf nul hoeft te worden ingevoerd. Relevante gegevens uit het verkooptraject kunnen worden meegenomen naar het project, bijvoorbeeld projectstructuur, afspraken en andere voorbereide informatie. Daardoor vermindert dubbele invoer en blijft duidelijk welke commerciële uitgangspunten aan het project ten grondslag liggen. Vanuit het nieuwe project kun je vervolgens verder met projectmanagement, planning, uren en facturatie. Zo sluit de uitvoering beter aan op wat in de offertefase is afgesproken.

Ja. De verkoopfunnel moet aansluiten op de manier waarop jouw bureau kansen kwalificeert en opvolgt. In IVY kun je het verkoopproces zo inrichten dat de fases herkenbaar zijn voor de organisatie. Dat helpt accountmanagers om consequent te werken en maakt rapportage over de pipeline beter interpreteerbaar. Door activiteiten en contactinformatie te koppelen via CRM en Activiteiten blijft ook de context van een kans zichtbaar. Daarmee wordt de funnel meer dan een lijst met bedragen: het wordt een werkproces voor opvolging.

Dubbele invoer ontstaat vooral wanneer relatiegegevens, offertes en projecten in aparte systemen staan. IVY brengt deze stappen in één proces bij elkaar. Gegevens uit het CRM worden gebruikt in de commerciële fase en een gewonnen kans kan door naar projectmanagement. Daardoor hoeft een projectteam afspraken niet opnieuw uit mails of spreadsheets over te nemen. Dit verkleint de kans dat tarieven, scope of contactgegevens onderweg veranderen en zorgt voor een duidelijkere overdracht van sales naar projectleiding.

CRM staat voor Customer Relationship Management: software waarmee je relaties, contactpersonen en contactmomenten centraal beheert. Een CRM-systeem helpt daarnaast om commerciële opvolging, offertes en klantinformatie gestructureerd vast te leggen. Voor een projectgestuurde organisatie is vooral de verbinding met het werk voor die klant belangrijk. In IVY staat een relatie daarom niet los van Kansen en offertes of projectmanagement. Daardoor blijft de klantcontext beschikbaar vanaf het eerste contact tot en met de uitvoering van projecten, zonder gegevens steeds opnieuw over te nemen.

CRM-systemen verschillen vooral in de processen waarop ze zijn gericht. Er zijn eenvoudige systemen voor relatie- en contactbeheer, sales-CRM’s voor leads en offertes, marketing- of servicegerichte CRM-oplossingen en geïntegreerde CRM-systemen die klantinformatie verbinden met de uitvoering. Voor projectgestuurde organisaties is die laatste categorie vaak relevant. In IVY loopt CRM door naar Kansen en offertes  en projectmanagement, zodat klantinformatie niet stopt zodra een opdracht wordt gewonnen.

Een goed CRM-systeem moet vooral zorgen dat klantinformatie vindbaar, actueel en bruikbaar is. Denk aan centrale relatie- en contactgegevens, een duidelijke contacthistorie, commerciële opvolging, segmentatie en passende rechten. Voor een projectorganisatie is ook de koppeling met offertes en projecten belangrijk. IVY verbindt CRM daarom met activiteiten en projectprocessen. Via integraties kan het CRM bovendien aansluiten op andere applicaties. De beste keuze is dus niet het systeem met de meeste velden, maar het systeem dat aansluit op de werkprocessen die teams dagelijks uitvoeren.

IVY brengt relatiegegevens, contactpersonen, projecten, offertes en contactmomenten samen rond dezelfde klant. Daardoor hoeven accountmanagers en projectleiders niet ieder een eigen Excel-lijst of notitiesysteem bij te houden. Via Activiteiten kun je relevante communicatie en opvolging aan de juiste context verbinden. Het resultaat is een klantbeeld dat niet alleen vertelt wie de klant is, maar ook wat er speelt. Dat maakt overdracht tussen sales, projectleiding en administratie eenvoudiger en verkleint de kans dat afspraken alleen in een persoonlijke mailbox blijven staan.

Bij zakelijke dienstverleners stopt klantrelatiebeheer niet zodra een offerte akkoord is. De uitvoering van het project bepaalt voor een groot deel de klantbeleving en vervolgkansen. Doordat het IVY CRM gekoppeld is aan projectmanagement, blijft de relatiecontext beschikbaar tijdens de uitvoering. Projectinformatie, afspraken en contacthistorie hoeven niet tussen systemen te worden overgezet. Daardoor kan een accountmanager sneller zien wat er bij een klant speelt en kan het projectteam werken met dezelfde actuele relatiegegevens. CRM en projectbeheer versterken elkaar zo in plaats van naast elkaar te bestaan.

Ja. Relaties kunnen worden ingedeeld op kenmerken die voor jouw organisatie relevant zijn, bijvoorbeeld branche, status of interesse. Segmentatie maakt het makkelijker om klanten en prospects gericht te selecteren en commerciële opvolging te structureren. In combinatie met Kansen en offertes ontstaat zo meer overzicht in welke relaties actief in de funnel zitten en waar vervolgactie nodig is. Belangrijk is dat segmentatie niet als los marketingbestand wordt beheerd, maar onderdeel blijft van hetzelfde actuele relatiebestand.

Ja. Een CRM wordt waardevoller wanneer relatiegegevens niet losstaan van de rest van de organisatie. Binnen IVY is CRM direct verbonden met onder andere kansen, projecten en activiteiten. Voor externe systemen zijn er integraties met onder meer Microsoft-, financiële en HR-oplossingen. Daardoor kan klantinformatie in IVY de centrale context vormen, terwijl gespecialiseerde gegevens in het systeem blijven waar ze functioneel thuishoren. Dat voorkomt onnodige dubbele invoer en losse klantlijsten.

Versnipperde communicatie maakt het lastig om later te reconstrueren wat met een klant is afgesproken. IVY gebruikt Activiteiten om contactmomenten, notities en relevante projectinformatie in context vast te leggen. Via integraties kan IVY bovendien aansluiten op applicaties uit de Microsoft-omgeving. Zo blijft klantcommunicatie beter vindbaar voor collega’s die ermee moeten werken, zonder dat iedereen afhankelijk is van de persoonlijke mailbox van één medewerker. Dat helpt zowel bij opvolging als bij overdracht binnen een projectteam.

Een documentmanagementsysteem (DMS) helpt documenten centraal op te slaan, terug te vinden, te beheren en aan de juiste context te koppelen. Binnen projectsoftware is vooral die context belangrijk: een bestand hoort bij een klant, project, fase, activiteit of medewerker. IVY verbindt documenten met werkprocessen en kan voor documentbeheer samenwerken met SharePoint via integraties. Zo blijven bestanden gekoppeld aan de projectstructuur in projectmanagement en verklein je de kans op losse versies, verspreide opslag en informatieverlies.

Het doel is dat communicatie wordt opgeslagen waar collega’s die later ook verwachten terug te vinden. Binnen IVY kun je activiteiten en contactmomenten koppelen aan de relevante relatie of projectcontext. Zo bouw je vanuit het CRM en projectdossier een herkenbare historie op. Voor e-mail en andere Microsoft-processen kan IVY aansluiten op beschikbare integraties. Daarmee verklein je de afhankelijkheid van persoonlijke mailboxen en blijft de context rond een project ook beschikbaar wanneer werkzaamheden worden overgedragen.

Een centrale activiteitenregistratie helpt om zichtbaar te houden welke acties zijn uitgevoerd, door wie en in welke project- of klantcontext. Dat is vooral belangrijk wanneer meerdere collega’s aan dezelfde relatie of opdracht werken. In plaats van achteraf te vragen wie de laatste afspraak heeft vastgelegd, raadpleeg je de gezamenlijke projectinformatie. In combinatie met CRM ontstaat zo een bruikbare contact- en opvolghistorie. Dat ondersteunt overdracht, samenwerking en verantwoording zonder dat je voor ieder project een aparte actielijst hoeft bij te houden.

IVY kan voor documentbeheer samenwerken met Microsoft SharePoint. Daarmee blijven documenten binnen de Microsoft-omgeving van de organisatie, terwijl de projectcontext vanuit IVY helpt om bestanden logisch te organiseren en terug te vinden. Dat is relevant voor bureaus die projectdocumenten centraal willen beheren zonder een tweede los archief op te bouwen. Op de pagina Integraties vind je meer over de koppelingen rondom documentbeheer. De combinatie geeft projectteams een duidelijker dossier en ondersteunt werken met vaste mappenstructuren en documentprocessen.

Bij een projectoverdracht gaat informatie vaak verloren wanneer de context alleen in mailboxen, losse notities of persoonlijke takenlijsten staat. Door activiteiten en relevante klantinformatie centraal vast te leggen, kan een nieuwe projectleider terugzien welke afspraken en acties aan het project voorafgingen. Combineer dat met de centrale projectstructuur in projectmanagement  en het relatiebeeld in CRM, dan ontstaat een completer dossier. Dat verkort de overdracht en verkleint de kans dat een toezegging of openstaande actie opnieuw moet worden uitgezocht.

Projectfacturatie gebruikt de afspraken en realisatie uit het project als basis voor de factuur. Dat is anders dan een losse facturatietool waarin finance bedragen vaak opnieuw moet samenstellen. In IVY sluiten projectafspraken, termijnen en geregistreerde uren aan op facturatie. Daardoor is beter zichtbaar waarom iets wordt gefactureerd en welke omzet nog uit projecten moet komen. De koppeling met projectmanagement maakt factureren daarmee onderdeel van de projectflow, in plaats van een administratieve stap die pas achteraf begint.

Projectgestuurde bureaus werken niet altijd met één facturatiemethode. In IVY kun je processen inrichten voor onder meer regiewerk, termijnen en facturatie op basis van voortgang. Daardoor kan de facturatie aansluiten op wat met de opdrachtgever is afgesproken. Bij regie vormen gerealiseerde uren een belangrijke basis; bij termijnfacturatie staan vooraf afgesproken momenten en bedragen centraal. De combinatie met urenregistratie en projectafspraken maakt het makkelijker om verschillende typen projecten binnen dezelfde administratie te beheren zonder losse rekensheets per opdrachtgever.

In IVY loopt het proces van offerte naar project en vervolgens naar facturatie door zonder dat dezelfde basisgegevens steeds opnieuw hoeven te worden ingevoerd. Een gewonnen kans of offerte kan via Kansen en offertes worden omgezet naar een project. De projectafspraken, uren, termijnen en kosten vormen daarna de basis voor factuurvoorstellen. Zo sluit de facturatie aan op wat tijdens de verkoop en projectinrichting is afgesproken en hoeft finance de opdracht niet opnieuw handmatig op te bouwen.

De gegevens die tijdens het project worden vastgelegd, vormen de bron voor de facturatie. Geregistreerde en gecontroleerde uren kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt bij regiefacturen, terwijl termijn- of voortgangsafspraken vanuit het project worden gevolgd. Hierdoor hoeft finance minder informatie handmatig op te halen bij projectleiders. Door urenregistratie en projectmanagement als één proces te gebruiken, ontstaat een beter controleerbare factuurvoorbereiding. Dat verkort de tijd tussen uitgevoerd werk en factureren en verkleint de kans dat factureerbare prestaties blijven liggen.

Ja. IVY werkt met financiële koppelingen zodat projectadministratie en boekhouding elkaar aanvullen. Facturatie wordt voorbereid vanuit de projectcontext en relevante gegevens kunnen vervolgens worden uitgewisseld met het gekoppelde financiële systeem. Welke koppeling en gegevensstroom passend is, hangt af van de gebruikte administratie. Bekijk daarom de actuele mogelijkheden op Integraties. Het uitgangspunt is dat finance niet dezelfde gegevens in meerdere systemen opnieuw hoeft vast te leggen en dat project- en financiële administratie zo consistent mogelijk blijven.

Ja. IVY ondersteunt persoonlijke factuurlay-outs, zodat definitieve facturen professioneel kunnen worden opgemaakt volgens de gewenste uitstraling van de organisatie. Ook bij het offertetraject kun je met eigen documenten en templates werken via Kansen en offertes. Daarmee kun je de commerciële en financiële communicatie herkenbaar houden, terwijl de onderliggende gegevens uit dezelfde projectadministratie komen.

Voor finance is niet alleen het maken van een factuur belangrijk, maar ook zicht op wat nog openstaat. IVY maakt betaal- en factuurinformatie in relatie tot de klant en het project inzichtelijk, zodat je sneller ziet waar opvolging nodig is. Daardoor hoef je minder te schakelen tussen een projectoverzicht en losse debiteurenlijsten. In combinatie met het CRM blijft bovendien duidelijk bij welke relatie en projecten de financiële informatie hoort. Zo kun je facturatie en klantopvolging beter vanuit dezelfde context organiseren.

Bij een projectgestuurde organisatie is personeelsinformatie direct verbonden met inzet op projecten. HRM gaat daarom niet alleen over stamgegevens en verlof, maar ook over roosters, beschikbaarheid en de relatie met uren en kosten. IVY koppelt HR-informatie aan processen zoals planning en urenregistratie. Daardoor kan een teamleider beter beoordelen wie beschikbaar is en kan management personeelsinzet in de context van projecten bekijken. Dat maakt HRM praktisch relevant voor de dagelijkse projectvoering, niet alleen voor de personeelsadministratie.

Een capaciteitsplanning is alleen betrouwbaar wanneer afwezigheid wordt meegenomen. Verlof en andere relevante beschikbaarheidsinformatie uit HRM kunnen daarom worden betrokken bij de planning. Zo ziet een teamleider niet alleen hoeveel uren iemand contractueel werkt, maar ook wanneer die uren daadwerkelijk beschikbaar zijn voor projecten. Dat helpt om overplanning te voorkomen en maakt het makkelijker om deadlines of werkzaamheden tijdig te herverdelen. De combinatie voorkomt dat HR en projectplanning twee verschillende werkelijkheden laten zien.

IVY ondersteunt medewerkers bij processen die direct relevant zijn voor hun dagelijkse werk, zoals urenregistratie en verlof. Welke gegevens en handelingen iemand ziet, hangt af van de rol en inrichting binnen de organisatie. Het uitgangspunt is dat medewerkers zelf kunnen werken met de informatie die zij nodig hebben, zonder toegang te krijgen tot management- of financiële gegevens die niet voor hen bedoeld zijn. Door HRM te verbinden met urenregistratie ontstaat één logischere werkomgeving voor tijd, afwezigheid en projectinzet.

IVY kan via HR-integraties samenwerken met systemen voor salaris- en personeelsverwerking, zodat relevante gegevens niet onnodig dubbel worden ingevoerd. Welke gegevens worden uitgewisseld en hoe de controle is ingericht, hangt af van de gekozen koppeling en organisatieprocessen. Bekijk de actuele opties bij Integraties. De meerwaarde voor projectorganisaties is dat de uren die medewerkers toch al registreren voor projecten ook bruikbaar kunnen zijn in vervolgstappen rond verloning, terwijl HR en finance controle houden over de verwerking.

Om projectrendement goed te beoordelen is alleen omzet niet genoeg; je wilt ook weten welke inzet en kosten tegenover die omzet staan. IVY kan werken met medewerkerstarieven en koppelt de inzet van medewerkers aan projecten. Daardoor ontstaat een betere basis om projectkosten en resultaat te analyseren. Combineer die informatie met rapportages om niet alleen naar individuele uren te kijken, maar naar patronen in productiviteit, bezetting en projectprestaties. Zo ondersteunt HR-data ook de financiële sturing van het bureau.

Welke KPI’s het belangrijkst zijn hangt af van de rol, maar projectgestuurde bureaus kijken vaak naar budget versus realisatie, projectresultaat, omzet, productiviteit, bezetting en onderhanden werk. IVY brengt operationele en financiële gegevens samen, zodat rapportages niet eerst uit verschillende spreadsheets hoeven te worden opgebouwd. Een projectleider kijkt vooral naar afwijkingen binnen projecten, terwijl directie meer behoefte heeft aan trends over meerdere projecten en teams. Door dezelfde brondata te gebruiken, voorkom je discussies over welk rapport de juiste cijfers bevat.

IVY gebruikt gegevens uit projecten, uren en financiële afspraken om actuele stuurinformatie te tonen. Daardoor zie je niet alleen wat historisch is geboekt, maar kun je tijdens het project beoordelen hoe budget en realisatie zich ontwikkelen. De kwaliteit van dat inzicht begint bij een goede projectstructuur en actuele urenregistratie. In combinatie met projectmanagement kan een projectleider sneller signaleren waar een fase uit de pas loopt. Zo wordt rapporteren een middel om vooruit te sturen in plaats van alleen terug te kijken.

Ja. Voor projectorganisaties is het belangrijk om te zien hoeveel van een budget is verbruikt, welke prestaties al zijn geleverd en wat financieel nog in het project zit. IVY ondersteunt rapportages rond projectresultaat en onderhanden werk, met de mogelijkheid om vanuit verschillende niveaus naar de data te kijken. Door de koppeling met facturatie en projectinformatie ontstaat een completer beeld van operationele én financiële voortgang. Dat helpt controllers en management om eerder te bepalen waar bijsturing of facturatie nodig is.

IVY-rapportages zijn bedoeld om van een totaalbeeld naar relevante details te kunnen gaan. Afhankelijk van het rapport kun je informatie filteren op kenmerken zoals project, projectcategorie, projectleider en periode en kolommen aanpassen aan de analyse die je wilt maken. Daardoor hoeft niet iedere rol met hetzelfde vaste overzicht te werken. Projectleiding kan inzoomen op concrete projecten, terwijl management trends over een bredere selectie bekijkt. Voor branchegerichte stuurvragen kun je de inzichten vervolgens combineren met de context van bijvoorbeeld ingenieursbureaus of adviesbureaus.

De standaardrapportages in IVY zijn geschikt voor veel dagelijkse stuurvragen. Wanneer je organisatie gegevens uitgebreider wil visualiseren, combineren of presenteren in specifieke managementdashboards, kan Power BI een aanvulling zijn. IVY kan hiervoor via integraties aansluiten op Microsoft Power BI. Het is verstandig om eerst te bepalen welke beslissing een dashboard moet ondersteunen; extra grafieken zijn alleen waardevol wanneer de onderliggende KPI’s duidelijk zijn. Zo blijft rapportage gericht op sturen en wordt BI geen verzameling losse cijfers.

IVY is ontwikkeld voor projectgestuurde zakelijke dienstverleners die sturen op uren, budgetten, planning en facturatie. De sterkste branchefocus ligt bij architectenbureaus, ingenieursbureaus en advies- en consultancybureaus, maar IVY wordt ook ingezet bij bouwmanagement, energie- en milieudiensten en andere zakelijke dienstverleners. De overeenkomst is belangrijker dan het branchelabel: organisaties werken met meerdere projecten tegelijk en willen operationele voortgang verbinden met financiële sturing. Op de pagina Gemaakt voor zie je hoe dezelfde basis per branche een andere praktijkvraag oplost.

Een architectenbureau heeft software nodig die verder gaat dan een takenlijst. Projectfases, urenbudgetten, meerwerk, planning en facturatie moeten dezelfde projectstructuur volgen. IVY is hier specifiek op ingericht en ondersteunt architecten van eerste klantcontact tot oplevering. Met projectmanagement leg je fases en budgetten vast, terwijl uren en planning daarop aansluiten. Voor verdieping over projectsturing en brancheontwikkelingen kun je ook de kennisbank voor architecten gebruiken. Zo combineer je een herkenbare workflow met actuele stuurinformatie per project.

Ja. IVY ondersteunt het werken met DNR-structuren en aangepaste varianten, zodat projecten vanuit een herkenbare fasering kunnen worden opgebouwd. Door met templates te werken hoef je niet bij ieder nieuw project dezelfde basis opnieuw in te richten. Fases kunnen vervolgens worden gebruikt voor budgetbewaking, planning en urenregistratie. De structuur in projectmanagement loopt daarmee door in de rest van het proces. Dat helpt architectenbureaus om consistent te werken, terwijl er ruimte blijft om een project aan te passen wanneer de opdracht of scope verandert.

Grip begint met een duidelijke begroting per fase en actuele realisatie. Medewerkers registreren hun tijd via urenregistratie, waarna projectleiders kunnen zien hoe de besteding zich ontwikkelt ten opzichte van het budget. Wanneer de scope verandert, is het belangrijk om extra werkzaamheden herkenbaar vast te leggen in plaats van ze in de oorspronkelijke fase te laten verdwijnen. Zo wordt eerder zichtbaar wanneer meerwerk besproken moet worden. Met rapportages kan management daarnaast over meerdere projecten heen zien waar marges of voortgang onder druk staan.

Uren schrijven moet snel genoeg zijn voor ontwerpers en tegelijk betrouwbaar genoeg voor projectleiding en finance. In IVY registreren medewerkers uren op de juiste projectcontext en kunnen verantwoordelijken registraties controleren en valideren. Tijdens het boeken kan projectinformatie helpen om bewustzijn te creëren over het resterende urenbudget. De gevalideerde uren voeden vervolgens projectsturing en kunnen bij regiewerk worden gebruikt voor facturatie. Lees meer over de workflow bij urenregistratie. Zo wordt tijdschrijven onderdeel van projectbeheersing in plaats van een losse verplichting aan het einde van de week.

Ja. IVY is juist ingericht als doorlopende projectflow. In de commerciële fase leg je de kans en offerte vast; na akkoord kan relevante informatie worden gebruikt voor de projectstart. Vanuit het project sluiten budget, uren en facturatie op elkaar aan. Dat voorkomt dat projectleiders tarieven, fases of afspraken opnieuw uit documenten moeten overnemen. Voor architectenbureaus met vaste faseringen en veel herhaalbare projectstructuren levert dit vooral een consistente start en minder administratieve overdracht op. Bekijk ook Kansen en offertes voor de voorkant van deze flow.

Een ingenieursbureau heeft vaak te maken met meerdere disciplines, projectlagen, lange doorlooptijden en stevige eisen aan budgetbewaking. Software moet daarom zowel detail als overzicht bieden. IVY ondersteunt gelaagde projectstructuren met fases en subfases en verbindt die met planning, uren en rapportages. Daardoor kan een projectleider sturen op onderdelen zonder het totale projectresultaat uit het oog te verliezen. Voor aanvullende branche-inzichten en praktijkcontent kun je terecht in de kennisbank voor ingenieurs.

Ja. IVY is ontwikkeld voor organisaties die meer nodig hebben dan een vlakke takenlijst. Projecten kunnen worden ingericht met meerdere fases en subfases en herbruikbare templates, zodat disciplines of deeltrajecten herkenbaar blijven. Diezelfde structuur kan worden gebruikt voor budgetten en uren. Daardoor ontstaat per niveau inzicht in wat is begroot en gerealiseerd. Met projectmanagement houd je de projectbasis centraal, terwijl rapportages helpen om vanuit detail weer naar het totale projectresultaat te kijken.

Technische projecten worden financieel onvoorspelbaar wanneer uren, externe kosten en wijzigingen los van elkaar worden gevolgd. IVY brengt deze informatie samen rond de projectstructuur, zodat projectleiding en finance dezelfde basis gebruiken. Gerealiseerde uren komen uit urenregistratie; project- en financiële informatie wordt vervolgens gebruikt in rapportages. Door meerwerk herkenbaar vast te leggen en onderhanden werk te volgen, ontstaat eerder zicht op het verwachte resultaat. Dat helpt om afwijkingen te bespreken voordat ze aan het einde van een langlopend project in de marge terechtkomen.

In ingenieursbureaus is niet alleen het aantal beschikbare uren belangrijk, maar ook welke expertise nodig is. IVY ondersteunt planning vanuit medewerkers, teams en projectbehoefte, zodat je eerder ziet waar capaciteit knelt. Met capaciteitsplanning kun je de geplande inzet over meerdere projecten heen beoordelen en werk herverdelen voordat iemand structureel overloopt. Dat maakt ook de commerciële planning realistischer: bij een nieuwe opdracht kun je beter inschatten wanneer de juiste mensen beschikbaar zijn. Zo verbind je werkvoorraad met uitvoerbaarheid.

Voor management gaat het niet alleen om omzet, maar om de combinatie van projectresultaat, budget versus realisatie, productiviteit, capaciteit en verwachte ontwikkeling. IVY biedt rapportages waarmee je van bedrijfsniveau kunt inzoomen op projecten en relevante kenmerken. Projectleiders gebruiken dezelfde brondata voor operationele sturing, terwijl directie naar trends en rendement kijkt. Dat voorkomt dat finance en projectleiding met verschillende cijfers werken. Juist bij veel parallelle, complexe projecten is één consistente stuurinformatiebron belangrijk om tijdig te beslissen waar aandacht nodig is.

Adviesbureaus verkopen vooral kennis en tijd. Goede projectsoftware moet daarom grip geven op afspraken, uren, capaciteit, tarieven en facturatie zonder consultants met extra administratie te belasten. IVY verbindt CRM en kansen, projectmanagement, uren en facturatie in één proces. Daardoor ziet een projectleider sneller hoe een traject ervoor staat en kan finance werken vanuit dezelfde projectafspraken. Voor verdieping over productiviteit, projectsturing en branchecijfers kun je ook de kennisbank voor adviesbureaus gebruiken.

Grip op declarabiliteit begint met volledige en tijdige urenregistratie. In IVY registreren consultants uren op de juiste projecten en activiteiten, waarna projectleiding kan zien hoeveel tijd in een opdracht wordt besteed. Combineer dat met budgetten en rapportages om te beoordelen waar inzet en resultaat uit elkaar lopen. Met urenregistratie wordt tijd niet alleen vastgelegd voor facturatie, maar ook gebruikt om productiviteit en projectgezondheid te begrijpen. Daardoor kun je eerder ingrijpen wanneer niet-declarabele inzet of overschrijding toeneemt.

Ja. Adviesbureaus werken vaak met verschillende prijsafspraken naast elkaar. IVY ondersteunt projectinrichting en facturatie voor onder meer regiewerk en vaste of gefaseerde afspraken. Bij regie zijn gerealiseerde uren direct relevant voor de factuur; bij vaste prijs is vooral bewaking van bestede uren ten opzichte van het budget cruciaal. De combinatie van projectmanagement, urenregistratie en facturatie maakt beide modellen vanuit dezelfde projectbasis bestuurbaar. Zo hoef je geen aparte administratie per contractvorm te onderhouden.

Bij adviesbureaus ontstaat veel administratie wanneer sales een offerte in één systeem maakt en projectleiding daarna dezelfde klant, tarieven en afspraken opnieuw invoert. IVY koppelt CRM aan Kansen en offertes en de projectfase. Een gewonnen traject kan daardoor met de relevante context door naar de uitvoering. Dat verkleint het risico dat scope of commerciële afspraken onderweg veranderen en maakt overdracht tussen accountmanager en projectleider eenvoudiger. De klantreis blijft zo gekoppeld aan de projectrealiteit.

Discussie ontstaat vaak wanneer afspraken, scopewijzigingen en gewerkte uren niet op dezelfde plek zijn vastgelegd. IVY houdt commerciële afspraken en projectinformatie bij elkaar en maakt gerealiseerde uren zichtbaar in de context van het project. Wanneer extra werkzaamheden ontstaan, kun je die herkenbaar vastleggen en tijdig bespreken. Via Activiteiten blijft ook relevante opvolging beter terugvindbaar. Zo verschuift het gesprek met de klant van achteraf reconstrueren naar tussentijds transparant sturen op wat is afgesproken en wat werkelijk is uitgevoerd.

Bouwmanagementbureaus sturen vaak meerdere projecten tegelijk met veel stakeholders, deadlines en financiële afspraken. Software moet daarom projectstructuur, uren, planning en rapportage centraal verbinden. IVY gebruikt projectmanagement als basis en koppelt daar capaciteit, uren en facturatie aan. Zo ziet een projectleider niet alleen welke werkzaamheden lopen, maar ook hoe besteding en voortgang zich ontwikkelen. Voor bureaus die nu veel informatie uit losse spreadsheets, mailboxen en documenten samenbrengen, levert dat vooral een betrouwbaarder totaalbeeld per project op.

Wanneer medewerkers op meerdere projecten tegelijk werken, is een losse planning per project niet genoeg. Met capaciteitsplanning bekijk je de inzet over projecten heen en zie je eerder waar een medewerker of team volloopt. Dat helpt om deadlines, prioriteiten en nieuwe opdrachten realistischer te plannen. De planning sluit aan op de projectstructuur, waardoor je niet apart hoeft bij te houden welk werk bij welke opdracht hoort. Zo wordt capaciteit een onderdeel van projectbeheersing in plaats van een wekelijkse puzzel naast de projectadministratie.

Bij bouwmanagement zijn afspraken over honorarium, tarieven en fasering bepalend voor de financiële bewaking. IVY legt deze afspraken vast binnen de projectcontext, zodat projectleiding en finance vanuit dezelfde basis werken. Door gerealiseerde uren en kosten af te zetten tegen het budget wordt eerder zichtbaar wanneer een project financieel afwijkt. Vanuit facturatie kunnen de relevante afspraken vervolgens worden opgevolgd. Dat maakt de verantwoording richting opdrachtgever transparanter en voorkomt dat tarieven of budgetwijzigingen alleen in losse documenten blijven staan.

Veel partijen betekent veel communicatie, documenten en wijzigingen. IVY gebruikt Activiteiten om relevante acties en informatie aan de juiste projectcontext te koppelen. Voor documentbeheer kan IVY via integraties samenwerken met Microsoft-oplossingen zoals SharePoint. Daarmee voorkom je dat het projectdossier afhankelijk wordt van persoonlijke mailboxen of losse mappen. Een centrale structuur maakt het makkelijker om bij overdracht of verantwoording terug te vinden welke afspraken zijn gemaakt en welke informatie bij een project hoort.

Voor bouwmanagement zijn vooral rapportages waardevol die voortgang en financiën bij elkaar brengen: projectresultaat, budget versus realisatie, percentage gereed en onderhanden werk. Met rapportages kunnen projectleiding, finance en management ieder vanuit hun rol naar dezelfde projectdata kijken. Daardoor hoeft finance minder correctierondes uit te voeren op losse projectoverzichten en kan directie eerder zien welke projecten aandacht nodig hebben. De kracht zit niet in méér rapportages, maar in actuele cijfers die rechtstreeks uit de projectadministratie komen.

Energie- en milieuadviesbureaus combineren vaak kantoorwerk, veldwerk en meerdere parallelle projecten. Daardoor is het belangrijk dat projectstructuur, uren, planning en financiële voortgang op één plek samenkomen. IVY ondersteunt dit vanuit projectmanagement en koppelt daar urenregistratie, capaciteit en rapportages aan. Zo werkt projectleiding met dezelfde actuele gegevens als finance en management. Dat vermindert losse lijsten en maakt het eenvoudiger om per project of fase te onderbouwen wat is uitgevoerd, hoeveel budget is verbruikt en welke inzet nog nodig is.

Ja. Voor medewerkers die regelmatig op locatie werken, is een lage registratiedrempel belangrijk. IVY ondersteunt eenvoudige urenregistratie op laptop en mobiel, zodat tijd dicht op het moment van uitvoering kan worden vastgelegd. De uren komen direct in de juiste projectcontext terecht en zijn daarmee bruikbaar voor voortgang, budgetbewaking en rapportage. Bekijk de mogelijkheden bij urenregistratie. Hoe sneller en vollediger uren binnenkomen, hoe minder projectleiders later hoeven na te bellen en hoe betrouwbaarder het beeld van de actuele projectstand wordt.

IVY koppelt budgetten en realisatie aan de projectstructuur, zodat je niet alleen naar het totaal hoeft te kijken. Met actuele uren en financiële informatie wordt zichtbaar hoe een fase ervoor staat en wat dat betekent voor het projectresultaat. Rapportages helpen controllers en directie om budget versus realisatie en onderhanden werk te volgen, terwijl projectleiders op de operationele voortgang sturen. Zo ontstaat één bron voor project control en financiële besluitvorming en zijn minder handmatige consolidaties nodig.

Bij veel gelijktijdige opdrachten kan capaciteit snel versnipperen. IVY laat je via planning zowel vanuit het project als vanuit de medewerker kijken. Daardoor zie je eerder welke mensen op meerdere projecten tegelijk zijn ingepland en waar ruimte ontstaat voor nieuw werk. In combinatie met projectdeadlines kun je prioriteiten realistischer verdelen. Dit is vooral nuttig wanneer teams regelmatig schakelen tussen veldwerk, analyse en rapportage. Een centrale capaciteitsplanning voorkomt dat iedere projectleider zijn eigen planning optimaliseert terwijl het team als geheel overbezet raakt.

Transparante verantwoording begint met een consistente projectstructuur en betrouwbare registratie van activiteiten en uren. In IVY worden projectdata, fases en relaties aan elkaar gekoppeld, zodat je beter kunt onderbouwen wat is uitgevoerd en hoe de voortgang zich ontwikkelt. Via rapportages kun je stuurinformatie samenstellen voor interne of externe bespreking en via Activiteiten blijft relevante projectcontext beter terugvindbaar. Daarmee verminder je knip-en-plakwerk uit losse bestanden en wordt verantwoording een logisch gevolg van de dagelijkse projectadministratie.

IVY past bij organisaties die hun dienstverlening in projecten of opdrachten organiseren, uren registreren en voorspelbaar willen factureren. Denk aan onderzoeks-, trainings-, consultancy- en andere kennisintensieve bureaus. De kern is dat klantafspraken, inzet en financieel resultaat met elkaar samenhangen. IVY koppelt projectmanagement, planning, uren en facturatie in één proces. Daardoor is de software vooral geschikt voor organisaties die uit losse tools en spreadsheets willen groeien naar een centrale projectadministratie met actuele stuurinformatie.

Een losse uren- of facturatietool lost één stap op, maar laat de samenhang vaak aan de organisatie zelf. IVY verbindt de projectstructuur met urenregistratie, planning en facturatie. Daardoor zie je tijdens de uitvoering al hoe uren en capaciteit zich tot het budget verhouden en hoeft finance bij de facturatieronde minder gegevens te verzamelen. Voor zakelijke dienstverleners betekent dit dat administratie niet pas achteraf samenkomt; de relevante data ontstaat tijdens het werk en blijft beschikbaar voor projectleiding en management.

Ja. Projecttemplates helpen om terugkerende stappen, faseringen en afspraken consequent in te richten. Dat is vooral nuttig wanneer een organisatie groeit en meerdere projectleiders dezelfde dienstverlening uitvoeren. In IVY kun je vanuit een herkenbare basis starten en de projectstructuur daarna aanpassen waar een specifieke opdracht daarom vraagt. De template werkt samen met projectmanagement en processen eromheen, waardoor niet alleen de projectmap maar ook budget en verdere opvolging consistenter worden. Zo standaardiseer je wat voorspelbaar is en houd je ruimte voor uitzonderingen.

Zakelijke dienstverleners verdienen hun marge voor een groot deel met de inzet van mensen. Daarom wil je niet alleen weten hoeveel uren zijn geschreven, maar ook hoe die uren zich verhouden tot capaciteit, budget en resultaat. IVY combineert urenregistratie, planning en rapportages om die samenhang inzichtelijk te maken. Daarmee kun je eerder zien of teams structureel vol zitten, of projecten meer tijd vragen dan begroot en waar niet-declarabele inzet toeneemt. Dat geeft management een betere basis om op rendement te sturen.

De commerciële fase begint bij relatie en kans. Vanuit Kansen en offertes leg je afspraken vast en bij akkoord kan de projectinformatie worden gebruikt om de uitvoering te starten. Vervolgens worden uren, planning en voortgang aan dat project gekoppeld. Wanneer werk factureerbaar is, sluit facturatie aan op de projectafspraken en realisatie. Zo vormt iedere stap de basis voor de volgende en hoeft informatie minder vaak opnieuw te worden ingevoerd. Voor groeiende dienstverleners zorgt dat voor een beter schaalbaar proces van klantvraag tot betaling.

Projectmanagementsoftware helpt een bureau om projecten vanaf de start gestructureerd te organiseren en tijdens de uitvoering te bewaken. In IVY leg je onder meer projectfases, budgetten, afspraken, deelnemers en werkzaamheden centraal vast. De kracht zit in de koppeling met processen eromheen: planning, uren, kosten en facturatie sluiten aan op dezelfde projectstructuur. Daardoor zie je niet alleen wat er moet gebeuren, maar ook wat al is gerealiseerd en wat dat betekent voor budget en resultaat. Dat maakt projectmanagement bruikbaar als dagelijks stuurinstrument, niet alleen als administratief dossier.

Ja. IVY ondersteunt projectstructuren met fases en subfases en laat je werken met herbruikbare templates. Dat is vooral relevant voor bureaus die veel projecten volgens een herkenbare werkwijze uitvoeren, maar toch ruimte nodig hebben voor projectspecifieke afwijkingen. Een goede template verkort de opstart en zorgt dat budget, taken en afspraken consequent worden ingericht. Voor architectenbureaus kan dat bijvoorbeeld aansluiten op een DNR-structuur; ingenieursbureaus gebruiken vaak gelaagde structuren voor disciplines en deelprojecten. Zo combineer je standaardisatie met de diepgang van het project.

Wanneer meerdere projecten tegelijk lopen, heb je naast inzicht per project ook overzicht over capaciteit, deadlines en afwijkingen over de hele portefeuille nodig. In IVY blijft ieder project afzonderlijk opgebouwd uit fases, taken, budgetten en verantwoordelijkheden, terwijl planning laat zien waar mensen en capaciteit worden ingezet. Met rapportages kun je vervolgens projectresultaten, bezetting en voortgang over projecten heen analyseren. Zo hoef je niet per project een apart Excel-overzicht bij te houden om te bepalen waar aandacht of bijsturing nodig is.

In IVY koppel je budgetten aan de projectstructuur en registreer je de realisatie vanuit uren en kosten. Hierdoor kan een projectleider tijdens het project zien hoe de besteding zich verhoudt tot wat vooraf is begroot. Door die informatie te combineren met urenregistratie en rapportages ontstaat een actueel beeld van voortgang en projectresultaat. Het voordeel is dat een afwijking niet pas zichtbaar wordt bij de eindcalculatie. Je kunt eerder onderzoeken waar extra inzet ontstaat, of er sprake is van meerwerk en welke actie nodig is om marge en planning te beschermen.

Tijdens een project veranderen scope, planning of afspraken regelmatig. In IVY kun je wijzigingen en meerwerk binnen de bestaande projectstructuur verwerken, zodat de oorspronkelijke opdracht en de nieuwe werkelijkheid niet los van elkaar komen te staan. Door extra werkzaamheden apart zichtbaar te houden, kun je beter beoordelen wat de impact is op uren, budget en facturatie. De koppeling met facturatie helpt om afspraken ook financieel te volgen. Dat geeft projectleiders een betere basis om meerwerk tijdig te bespreken in plaats van het pas na afloop in de cijfers terug te zien.

Het project is in IVY de centrale context. Vanuit dezelfde projectstructuur plan je capaciteit, registreer je gerealiseerde uren en leg je afspraken vast die nodig zijn voor facturatie. Daardoor sluiten capaciteitsplanning, urenregistratie en facturatie op elkaar aan. Een projectleider ziet bijvoorbeeld niet alleen het budget, maar kan dat ook relateren aan geplande en gerealiseerde inzet. Finance hoeft vervolgens minder informatie opnieuw te verzamelen. De winst zit dus niet in één losse functie, maar in de doorlopende lijn tussen wat is afgesproken, gepland, uitgevoerd en gefactureerd.

IVY is online toegankelijk, waardoor projectinformatie niet aan één werkplek gebonden is. Medewerkers en projectleiders kunnen relevante projectgegevens raadplegen wanneer zij buiten kantoor werken. Voor tijdschrijven ondersteunt IVY mobiele urenregistratie via urenregistratie, zodat uren direct op het juiste project of de juiste fase terechtkomen. Omdat projectinformatie centraal wordt bijgehouden, blijven collega’s werken met dezelfde actuele gegevens, ook wanneer een deel van het team op locatie, thuis of bij een opdrachtgever werkt.

Bij projectplanning staat het werk centraal: welke activiteiten en fases moeten wanneer worden uitgevoerd? Capaciteitsplanning kijkt vanuit mensen en beschikbaarheid: wie heeft ruimte, waar ontstaat overbezetting en wanneer kan nieuw werk worden ingepland? IVY brengt beide perspectieven bij elkaar. De planning sluit aan op de projectstructuur en kan worden gecombineerd met gegevens uit HRM, zoals roosters en verlof. Zo voorkom je dat een haalbare projectplanning op papier in de praktijk niet uitvoerbaar blijkt omdat de benodigde capaciteit ontbreekt.

IVY geeft overzicht in de inzet en beschikbaarheid van medewerkers, zodat team- en projectleiders sneller zien waar ruimte of juist druk ontstaat. Je kunt plannen vanuit projecten én vanuit medewerkers en zo de vraag naar capaciteit tegenover de beschikbare inzet zetten. Dat helpt bij de dagelijkse verdeling van werk, maar ook bij de vraag of een nieuw project op het gewenste moment kan starten. Omdat de planning onderdeel is van dezelfde omgeving als projectmanagement, hoef je capaciteit niet los in een spreadsheet bij te houden. De planning wordt daarmee een stuurinstrument voor zowel bezetting als projectvoortgang.

Ja. Voor een realistische capaciteitsplanning wil je niet pas plannen zodra al het werk definitief is. IVY ondersteunt het vooruitkijken naar toekomstige werkzaamheden en projectfases, zodat je eerder kunt beoordelen of er ruimte is voor nieuw werk. Commerciële informatie uit Kansen en offertes kan daarbij helpen om verwachte opdrachten in de capaciteitsbespreking mee te nemen. In combinatie met projectmanagement krijg je zo eerder zicht op de gevolgen van nieuwe projecten voor teams, deadlines en beschikbare uren.

Ja. De waarde van een planning ontstaat juist wanneer je deze kunt toetsen aan de werkelijkheid. Gerealiseerde uren uit de urenregistratie geven inzicht in wat daadwerkelijk aan projecten en werkzaamheden is besteed. Door planning en realisatie naast elkaar te bekijken, zie je eerder waar werk structureel meer tijd kost of waar capaciteit anders wordt ingezet dan verwacht. Dat maakt het eenvoudiger om lopende projecten bij te sturen en toekomstige planningen realistischer te maken. Voor projectleiders ontstaat zo een directe verbinding tussen inzet, voortgang en budget.

Als capaciteit alleen per project wordt bekeken, kan een medewerker op meerdere plekken tegelijk 'beschikbaar' lijken. IVY geeft teamoverstijgend inzicht in geplande inzet, zodat je ziet waar mensen vollopen en waar ruimte ontstaat. Daarmee kun je werkzaamheden verschuiven, prioriteiten aanpassen of tijdig bespreken wanneer extra capaciteit nodig is. Dezelfde informatie helpt ook bij commerciële beslissingen: voordat je nieuw werk toezegt, kun je beoordelen of de organisatie het realistisch kan uitvoeren. Vooral voor ingenieursbureaus en andere organisaties met veel parallelle projecten voorkomt dit dat de planning pas een probleem wordt wanneer deadlines al onder druk staan.

De planning staat niet los van personeelsinformatie. Door HRM te verbinden met de capaciteitsplanning kunnen afwezigheid, verlof en roosters worden meegenomen in het beeld van beschikbare inzet. Dat maakt de planning betrouwbaarder dan een los planbord waarin alleen projecturen staan. Teamleiders zien eerder wanneer capaciteit in een bepaalde week terugloopt en projectleiders kunnen daar hun werkzaamheden op aanpassen. Zo plan je niet op theoretische uren, maar op de capaciteit die daadwerkelijk beschikbaar is voor projecten.

Urenregistratiesoftware voor projectorganisaties legt niet alleen vast hoeveel iemand werkt, maar vooral waar die tijd aan wordt besteed. In IVY registreren medewerkers uren op de relevante klant, het project, de fase of taak. Daardoor worden uren direct bruikbaar voor projectbewaking, productiviteit en financiële opvolging. De registratie sluit aan op projectmanagement en vormt ook input voor facturatie. Zo wordt tijdschrijven geen losse administratie achteraf, maar een actuele bron voor projectleiders, finance en management om te zien of inzet en budget nog met elkaar kloppen.

Voor projectgestuurde organisaties laat urenregistratie zien hoeveel tijd daadwerkelijk aan klanten, projecten en interne werkzaamheden wordt besteed. Die informatie is nodig om begroting en realisatie te vergelijken, projectbudgetten te bewaken en declarabele werkzaamheden correct te factureren. In IVY worden geregistreerde uren gekoppeld aan projectmanagement en kunnen ze doorstromen naar facturatie. Uren registreren is daarmee niet alleen administratie; het levert de actuele data waarmee projectleiders en management eerder afwijkingen kunnen herkennen.

Ja. IVY maakt het mogelijk om uren ook mobiel te registreren, naast gebruik op laptop of desktop. Medewerkers boeken hun tijd op de relevante klant, het project, de fase of taak, zodat de registratie direct onderdeel wordt van de projectadministratie. Een lage invoerdrempel helpt om uren sneller en vollediger vast te leggen. Op de pagina urenregistratie lees je hoe tijdschrijven samenwerkt met projectbudgetten en controle. De geregistreerde uren kunnen vervolgens worden gebruikt voor projectbewaking, rapportages en facturatie.

Voor een mkb-organisatie moet urenregistratie vooral eenvoudig in gebruik zijn en tegelijk voldoende informatie opleveren voor projecten en administratie. Belangrijke onderdelen zijn mobiel uren boeken, registratie per project of taak, controle van uren en een koppeling met facturatie en rapportages. IVY combineert urenregistratie met facturatie en rapportages, zodat dezelfde invoer direct bruikbaar is voor projectsturing en financiële opvolging. Voor projectgestuurde mkb-bureaus voorkomt dat dat tijdregistratie een los systeem naast de projectadministratie wordt.

Uren kunnen binnen IVY worden gecontroleerd en gevalideerd voordat ze verder worden gebruikt voor bijvoorbeeld rapportage of facturatie. Project- of teamverantwoordelijken beoordelen zo of registraties op de juiste projecten en activiteiten staan en of correcties nodig zijn. Het doel is niet om extra administratie toe te voegen, maar om de data waarop je stuurt betrouwbaar te maken. Omdat de gevalideerde uren vervolgens doorwerken naar projectrapportages en facturatie, voorkom je dat dezelfde controle later opnieuw moet plaatsvinden.

Draagvlak ontstaat vooral wanneer urenregistratie eenvoudig is en medewerkers begrijpen waarvoor de informatie wordt gebruikt. Beperk onnodige invoervelden, laat medewerkers boeken op herkenbare projecten en taken en voorkom dat dezelfde informatie later opnieuw moet worden ingevoerd. In IVY kunnen uren direct worden gekoppeld aan projectstructuur en planning, waarna de gegevens terugkomen in rapportages. Als teams merken dat hun registratie daadwerkelijk helpt bij betere planning, budgetbewaking en facturatie, voelt tijdschrijven minder als een los administratief doel.

Wanneer uren direct op projecten en fases worden geregistreerd, wordt de werkelijke besteding sneller zichtbaar. IVY kan die realisatie naast de begroting en planning zetten, waardoor projectleiders zien waar een fase harder verbruikt dan verwacht. Dat is het moment om te onderzoeken of er sprake is van inefficiëntie, gewijzigde scope of potentieel meerwerk. De koppeling met projectmanagement voorkomt dat uren pas aan het einde van de maand als losse totalen worden bekeken. Je stuurt daarmee tijdens het project op budget en marge, in plaats van achteraf op het resultaat.

Geregistreerde en gecontroleerde uren kunnen in IVY doorstromen naar processen die erop volgen. Bij regiewerk vormen uren bijvoorbeeld een directe basis voor projectfacturatie; voor HR- en loonprocessen kan IVY samenwerken met gekoppelde systemen. Via integraties voorkom je dat dezelfde uren opnieuw handmatig moeten worden ingevoerd in andere applicaties. Dat verkleint de kans op verschillen tussen projectadministratie, facturatie en verloning en maakt de urenregistratie waardevoller dan alleen een digitale weekstaat.

Richt projecten in met herkenbare fases en leg budgetten, tarieven en afspraken vooraf vast. Je kunt werken met templates en per project nuances aanbrengen.

Ondersteunt onder andere:

• Project- en fasetemplates
• Projectspecificieke tarieven
• Vaste prijs, regie of een combinatie
• Meerwerk en gewijzigde afspraken
• Financieel inzicht per fase en subfase

Meer over projectmanagement 

Volledige urenregistratie is belangrijk, maar controle is minstens zo belangrijk. IVY ondersteunt een proces waarin uren worden geregistreerd, gecontroleerd en geaccordeerd voordat ze worden gebruikt voor verdere financiële verwerking.

Ondersteunt onder andere:

• Controle per project
• Accorderen van uren
• Uren corrigeren zonder oorspronkelijke registratie kwijt te raken
• Urenspecificaties voor facturen
• Inzicht in ontbrekende of afwijkende registraties

Meer over urenregistratie

Iedere geboekte uurregel of kostenpost heeft invloed op je projectresultaat. Door realisatie direct met het budget te verbinden hoef je niet te wachten op een apart financieel overzicht.

Ondersteunt onder andere:

• Actuele budgetstand
• Inzicht per project, fase en subfase
• Prognose verwacht projectresultaat
• Financiële voortgang
• Signalering van afwijkingen

Meer over rapportages 

Facturatie begint niet bij het maken van een factuur. De basis ontstaat al bij de projectafspraken, urenregistratie en voortgang.

IVY brengt deze informatie samen en zet op het juiste moment factuurvoorstellen klaar.

Ondersteunt onder andere:

• Regiefacturatie
• Termijnfacturatie
• Factureren op basis van projectvoortgang
• Combinatiefacturen
• Onkosten en doorbelastingen
• Factuur- en betaalstatus

Meer over facturatie 

Dezelfde projectdata vormt de basis voor management- en financiële rapportages. Daardoor hoef je cijfers niet opnieuw bij elkaar te brengen voordat je kunt analyseren.

Met IVY kijk je onder andere naar budget versus realisatie, projectresultaat, omzetontwikkeling en onderhanden werk. Voor uitgebreidere visualisaties kan IVY gekoppeld worden met Power BI.

Meer over rapportages en dashboards

Een medewerker hoeft niet hetzelfde te zien als een controller of directielid. Met rechtenprofielen bepaal je welke informatie gebruikers kunnen bekijken of aanpassen.

Daardoor kan de projectleider bijvoorbeeld sturen op zijn projecten, terwijl finance en management toegang hebben tot bredere financiële informatie en rapportages.

Meer over IVY projectsoftware 

Projectadministratie software brengt de administratieve en financiële informatie rondom projecten samen. Denk aan projectbegrotingen, urenregistratie, tarieven, kosten, facturatie, budgetbewaking en rapportages.

Met IVY worden deze onderdelen onderdeel van één doorlopend proces. Medewerkers registreren bijvoorbeeld hun uren op een project, waarna deze gegevens beschikbaar zijn voor budgetbewaking, facturatie en rapportages. Hierdoor hoeft dezelfde projectinformatie minder vaak opnieuw te worden ingevoerd.

Projectmanagement software richt zich vooral op de operationele uitvoering van projecten: projectstructuur, planning, capaciteit, voortgang en samenwerking.

Projectadministratie software legt meer nadruk op de administratieve en financiële kant: uren, budgetten, tarieven, kosten, facturatie, nacalculatie en projectresultaat.

In IVY zijn beide onderdelen geïntegreerd. Wie vooral zoekt naar de operationele kant kan meer lezen over projectmanagement software; deze pagina richt zich bewust op de financiële en administratieve kant.

Nee. Projectadministratie legt vast wat financieel en administratief binnen projecten gebeurt, terwijl de boekhouding zich richt op de financiële administratie van de organisatie.

De twee horen wel goed met elkaar samen te werken. IVY kan daarom via Finance Integraties gekoppeld worden met onder andere Twinfield, Exact Online, AFAS en SnelStart. Zo kunnen projectinformatie en financiële verwerking op elkaar aansluiten zonder onnodig dubbel invoerwerk.

Uren worden in IVY direct geregistreerd op het juiste project, de juiste fase of taak. Vervolgens kunnen ze worden gecontroleerd en geaccordeerd en gebruikt worden bij de voorbereiding van de factuur.

Omdat urenregistratie en facturatie onderdeel zijn van dezelfde projectflow, hoeft finance minder informatie achteraf bij projectleiders op te halen. Dat maakt eerder zichtbaar welke uren gereed zijn om te factureren.

Dit is bewust een andere FAQ dan op de projectmanagement-hub; het SEO-document noemt deze vraag zelfs als voorbeeld van een typische projectadministratie-FAQ.

Ja. In IVY kunnen uren per project worden gecontroleerd en geaccordeerd. Daardoor kan gecontroleerde projectdata als basis dienen voor rapportages en facturatie.

Bij de facturatie kun je uren waar nodig aanpassen voor de factuur zonder de oorspronkelijke urenregistratie kwijt te raken. Ook kunnen urenoverzichten als onderbouwing worden toegevoegd.

Lees meer over uren controleren en accorderen.

IVY ondersteunt verschillende manieren van factureren. Projecten kunnen onder andere worden gefactureerd op basis van geregistreerde uren, vaste afspraken, termijnen, projectfasen of mijlpalen. Ook kunnen verschillende methoden binnen één project worden gecombineerd.

Op basis van de projectgegevens kan IVY factuurvoorstellen klaarzetten, waarna deze gecontroleerd en eventueel aangepast kunnen worden.

Bekijk alle mogelijkheden voor projectfacturatie.

Voor een nacalculatie vergelijk je wat vooraf voor een project is begroot met wat uiteindelijk is gerealiseerd. Doordat IVY budgetten, uren, kosten en opbrengsten aan dezelfde projectstructuur koppelt, kun je deze informatie tijdens én na het project analyseren.

Zo zie je bijvoorbeeld per project of fase waar verschillen tussen begroting en realisatie zijn ontstaan. De uitkomsten kun je vervolgens gebruiken om toekomstige begrotingen en projectafspraken beter te onderbouwen.

Meer over financiële analyses vind je bij rapportages.

Ja. IVY biedt financiële koppelingen met onder andere Twinfield, Exact Online, AFAS en SnelStart. Hiermee kunnen projectadministratie en financiële administratie beter op elkaar aansluiten en worden dubbele administratieve handelingen beperkt.

Welke gegevens precies worden uitgewisseld is afhankelijk van de gekozen koppeling en inrichting.

Bekijk de beschikbare boekhoudkoppelingen.

Ja. Binnen IVY is de betaalstatus van facturen inzichtelijk en zijn openstaande posten per relatie beschikbaar. Daardoor kan finance vanuit dezelfde klant- en projectcontext zien waar opvolging nodig is.

Meer over dit proces vind je bij facturatie.

IVY Agent is de AI-assistent binnen IVY Software. Je kunt in gewone taal vragen stellen over je projectadministratie en de Agent gebruiken om informatie te vinden, te navigeren en steeds meer dagelijkse handelingen uit te voeren.

Nee. Een gewone chatbot geeft voornamelijk antwoord op vragen. IVY Agent is ontwikkeld als projectondersteuner die werkt vanuit de context van jouw IVY-omgeving. Daardoor kan de Agent je niet alleen vertellen waar informatie staat, maar je ook helpen om daadwerkelijk iets met die informatie te doen.

Denk aan vragen over projecten, projectresultaten, planning, uren, capaciteit en andere informatie binnen je projectadministratie. Je kunt de Agent daarnaast gebruiken om sneller naar onderdelen van IVY te navigeren en ondersteunde acties uit te voeren.

Ja, de ontwikkeling van IVY Agent is juist gericht op het verschil tussen alleen informatie geven en daadwerkelijk werk uit handen nemen. Denk bijvoorbeeld aan uren boeken, verlof aanvragen, navigeren of administratieve handelingen voorbereiden.

Voor iedereen die met IVY werkt. Een medewerker heeft andere vragen dan een projectleider, teamleider of controller. Omdat de Agent werkt vanuit de projectadministratie kan iedere rol hem gebruiken voor zijn eigen dagelijkse werkzaamheden.

AI maakt het mogelijk om projectinformatie met gewone taal op te vragen en administratieve handelingen te vereenvoudigen. Daardoor hoef je minder schermen, filters en stappen te doorlopen om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in uren, budgetten, planning of projectresultaten.

Dat is een belangrijke richting waarin we IVY Agent verder ontwikkelen. In plaats van alleen antwoord te geven wanneer je iets vraagt, kan AI uiteindelijk helpen om afwijkingen in bijvoorbeeld budget, planning, capaciteit of uren eerder onder de aandacht te brengen.

In IVY kun je een project zo eenvoudig of gedetailleerd opbouwen als voor jouw organisatie nodig is. Je verdeelt een project in fases, subfases en werkzaamheden en koppelt hier budgetten, deadlines en medewerkers aan.

Daarbij kun je onder andere:

• projecten structureren in fases en subfases;
• taken en werkzaamheden per fase vastleggen;
• budgetten en tarieven koppelen aan de projectstructuur;
• deadlines en mijlpalen vastleggen;
• dezelfde structuur gebruiken in de planning en urenregistratie.

Zo blijft ook een project met veel onderdelen en betrokken medewerkers vanuit één structuur beheersbaar. IVY ondersteunt deze gelaagde projectstructuur en koppelt die aan planning, uren en financiële voortgang.

Ja. Met projecttemplates in IVY leg je een vaste basis vast voor projecten die vaker volgens dezelfde werkwijze worden uitgevoerd.

Een template kan bijvoorbeeld helpen om:

• dezelfde fases en subfases te gebruiken;
• vaste projectstappen te standaardiseren;
• begrotingen sneller op te stellen;
• deadlines en werkzaamheden herkenbaar in te richten;
• verschillen tussen projectteams te verkleinen.

Voor architecten- en ingenieursbureaus kunnen bijvoorbeeld eigen faseringen worden ingericht. Een template vormt daarbij het uitgangspunt: tijdens het project kun je de inrichting nog aanpassen als de werkelijkheid besluit zich niet aan de template te houden.

Meer over de bredere mogelijkheden van projectmanagement software.

Ja. In IVY kun je vooraf berekenen welke uren, kosten en opbrengsten je binnen een project verwacht. Daarbij kun je werken met verschillende tarief- en contractvormen.

Je kunt onder andere rekening houden met:

• begrote uren van medewerkers;
• kost- en verkooptarieven;
• externe kosten en werk van derden;
• projecten op regiebasis;
• projecten met een vaste prijs;
• een combinatie van vaste prijs en regie;
• aanvullend meerwerk.

Tijdens de uitvoering vergelijk je de begroting vervolgens met de daadwerkelijke realisatie. Zo is de projectbegroting niet alleen iets wat vóór het project interessant is.

Voor de financiële kant van projecten kun je ook verder lezen over projectadministratie software.

IVY koppelt de projectbegroting aan de werkelijke voortgang van het project. Daardoor kun je gedurende het project zien hoe budget, uren en financieel resultaat zich ontwikkelen.

Je kunt bijvoorbeeld sturen op:

• budget versus realisatie;
• financiële voortgang per project, fase of subfase;
• onderhanden werk (OHW);
• verwacht projectresultaat;
• geboekte uren en kosten;
• afwijkingen ten opzichte van de begroting.

Voor bredere managementinformatie kun je deze projectdata gebruiken in rapportages en in de IVY Power BI stuurinformatie.

IVY toont projectinformatie en financiële voortgang per project en fase en ondersteunt rapportages en Power BI voor verdere analyse.

Ja. Een lopend project hoeft niet opnieuw te worden ingericht wanneer de opdracht verandert. In IVY kun je gedurende het project wijzigingen verwerken.

Denk aan:

• aanvullend meerwerk toevoegen;
• budgetten aanpassen;
• projectfases activeren of inactiveren;
• de volgorde van fases wijzigen;
• deadlines en mijlpalen aanpassen;
• de planning bijwerken;
• afspraken meenemen richting facturatie.

Zo behoud je een vaste projectstructuur zonder te doen alsof een project na de offerte nooit meer verandert. De huidige projectmanagementfunctionaliteit ondersteunt onder andere meerwerk, wijzigingsbeheer en het aanpassen van fases, deadlines en mijlpalen.

In IVY gebruiken deze onderdelen dezelfde projectstructuur. Dat voorkomt dat planning, uren en financiële administratie ieder een eigen versie van het project krijgen.

De gegevens lopen door het proces heen:

• Projectmanagement vormt de basis met fases, budgetten en afspraken.
• Planning verdeelt capaciteit over die projecten en fases.
• Urenregistratie legt de daadwerkelijke besteding vast.
• Facturatie gebruikt projectafspraken en geregistreerde prestaties voor de financiële afhandeling.
• Rapportages maken voortgang en resultaten inzichtelijk.

Daardoor hoef je projectinformatie minder vaak over te nemen tussen losse systemen of spreadsheets. De website beschrijft deze verbinding expliciet: budgetten, planning, uren, realisatie en facturatiestand komen samen binnen het project.

Ja. IVY ondersteunt projecten waarbij meerdere teams, afdelingen of werkmaatschappijen betrokken zijn.

Binnen dezelfde projectomgeving kunnen:

• verschillende medewerkers en rollen samenwerken;
• projectinformatie centraal beschikbaar blijven;
• werkzaamheden tussen teams worden verdeeld;
• rechten per gebruiker worden ingesteld;
• meerdere BV’s of maatschappen via de intercompany-inrichting samenwerken.

Zo kan een organisatie projecten centraal organiseren zonder iedere afdeling een eigen projectadministratie te laten bouwen.

Ja. IVY werkt met rollen en rechten, zodat niet iedere gebruiker dezelfde informatie hoeft te zien of dezelfde wijzigingen kan doorvoeren.

Je kunt bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:

• medewerkers;
• projectleiders;
• controllers;
• managers;
• beheerders.

De rechtenstructuur wordt bij de inrichting afgestemd op de organisatie. IVY ondersteunt standaard rechtenprofielen, flexibele gebruikersrechten en tweefactorauthenticatie.

Meer over de inrichting van IVY lees je bij Starten met IVY.

Projectmanagement software is een digitaal systeem waarmee organisaties projecten kunnen plannen, uitvoeren, bewaken en evalueren. Het brengt projectinformatie samen zodat medewerkers, projectleiders en management vanuit dezelfde gegevens werken.

Afhankelijk van de software kun je functies verwachten voor:

• projectplanning en deadlines;
• taken en projectfases;
• capaciteitsplanning;
• urenregistratie;
• budgetbewaking;
• samenwerking en documenten;
• rapportages en dashboards.

IVY combineert deze onderdelen binnen één omgeving voor projectgestuurde organisaties. Wil je zien hoe de projectfunctionaliteit concreet werkt? Bekijk projectmanagement in IVY.

Projectmanagementtools verschillen sterk in wat ze proberen op te lossen. Een takenbord en complete projectsoftware worden allebei regelmatig “projectmanagement software” genoemd, terwijl ze inhoudelijk behoorlijk verschillend zijn.

Globaal kun je onderscheid maken tussen software voor:

• Taakmanagement: wie doet wat en wanneer?
• Projectplanning: deadlines, fases en afhankelijkheden plannen.
• Resourceplanning: medewerkers en capaciteit verdelen.
• Samenwerking: communicatie, taken en documenten centraliseren.
• Project control: budget, uren, voortgang en resultaat bewaken.
• Geïntegreerd projectmanagement: bovenstaande processen binnen één systeem verbinden.

IVY valt in die laatste categorie en koppelt projectmanagement onder andere aan planning, urenregistratie, facturatie en rapportages.

Projectmanagement software maakt projectinformatie centraal en actueel beschikbaar. Daardoor wordt het eenvoudiger om projecten te organiseren en eerder te zien waar actie nodig is.

Belangrijke voordelen zijn:

• meer overzicht over lopende projecten;
• duidelijkere verantwoordelijkheden;
• beter inzicht in deadlines en voortgang;
• capaciteit over projecten heen plannen;
• budget en uren sneller vergelijken;
• minder losse spreadsheets en administratieve handelingen;
• actuele stuurinformatie voor projectleiders en management.

Voor projectgestuurde organisaties is vooral de verbinding tussen processen belangrijk. In IVY kunnen projectdata bijvoorbeeld worden gebruikt voor planning, rapportages en facturatie.

Projectmanagement software wordt vooral waardevol zodra projecten niet meer eenvoudig vanuit agenda’s, losse Excel-bestanden en persoonlijke lijstjes te organiseren zijn.

Signalen kunnen zijn:

• meerdere projecten lopen tegelijkertijd;
• medewerkers werken aan verschillende projecten;
• capaciteit is lastig vooruit te plannen;
• projectleiders houden eigen overzichten bij;
• budgetoverschrijdingen worden laat zichtbaar;
• managementinformatie moet handmatig worden samengesteld;
• dezelfde gegevens worden op meerdere plekken ingevoerd.

Hoe meer projecten, medewerkers en onderlinge afhankelijkheden er ontstaan, hoe belangrijker één centrale projectstructuur wordt.

Voor organisaties waarbij vooral uren, budgetten en facturen centraal staan, is ook de uitleg over projectadministratie software relevant.

Bij meerdere gelijktijdige projecten heb je naast inzicht per project ook overzicht over de volledige projectportefeuille nodig.

Goede projectmanagement software helpt daarbij om:

• deadlines tussen projecten te vergelijken;
• medewerkers over meerdere projecten te plannen;
• beschikbare capaciteit zichtbaar te maken;
• budgetten en voortgang per project te bewaken;
• projecten met afwijkingen snel te herkennen;
• rapportages over meerdere projecten te maken.

In IVY worden projecten gekoppeld aan de capaciteitsplanning, waardoor zichtbaar wordt waar medewerkers al zijn ingepland en waar nog ruimte beschikbaar is.

Projectmanagement software en projectadministratie software werken vaak met dezelfde projecten, maar hebben een andere primaire invalshoek.

Projectmanagement software richt zich vooral op:

• projectstructuur;
• planning;
• capaciteit;
• taken en verantwoordelijkheden;
• deadlines;
• operationele voortgang.

Projectadministratie software richt zich meer op:

• urenregistratie;
• budgetten;
• kosten;
• facturatie;
• nacalculatie;
• financieel projectresultaat.

Binnen IVY zijn beide kanten met elkaar verbonden. Zoek je vooral informatie over uren, financiële projectbewaking en facturatie? Bekijk dan projectadministratie software. De huidige projectadministratiepagina positioneert die onderwerpen ook expliciet als de financieel-administratieve kant van projecten.

Projectmanagement software is vooral relevant voor organisaties waarbij medewerkers, uren, capaciteit en budgetten rondom projecten worden georganiseerd.

IVY is specifiek ingericht voor projectgestuurde zakelijke dienstverleners, waaronder:

• architectenbureaus
• ingenieursbureaus
• adviesbureaus
• bouwmanagement
• energie- en milieudiensten
• zakelijke dienstverleners

Per branche kunnen projectstructuren, faseringen, rapportages en werkwijzen anders worden ingericht. IVY benoemt deze branches momenteel ook afzonderlijk op de website.

Ja. Zeker bij uitgebreidere projectmanagementsoftware zijn integraties belangrijk, omdat projecten vaak raken aan boekhouding, HR, documenten, communicatie en business intelligence.

IVY biedt koppelingen met onder andere:

• Twinfield en Exact;
• SnelStart;
• Nmbrs en Loket.nl;
• SharePoint;
• Outlook;
• Power BI;
• DocuSign en ValidSign.

Zo kan gespecialiseerde software blijven doen waar die goed in is, terwijl IVY de centrale projectomgeving vormt.

Bekijk alle integraties. Het actuele integratieoverzicht van IVY bevat deze systemen en koppelingen.

IVY koppelt communicatie automatisch aan projecten, relaties en medewerkers. Projectleiders houden inzicht in afspraken, medewerkers registreren communicatie eenvoudig en managers bewaken samenwerking en kennisdeling. IVY werkt voor jou door informatie centraal vast te leggen en versnipperde communicatie te voorkomen.

Ondersteunt o.a.:

• Outlook-integratie voor e-mailbeheer
• Centrale registratie van notities en communicatie
• Alerts en meldingen voor taken en workflows

Met IVY leg je gesprekken, besluiten en observaties eenvoudig vast binnen dossiers en projecten. Projectleiders volgen voortgang en besluitvorming, medewerkers werken met actuele context en managers bewaken kennisborging. IVY werkt voor jou door informatie centraal te registreren en samenwerking transparanter te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Centrale samenwerking binnen projecten en klantdossiers
• Integratie met e-mail en communicatiehistorie

IVY maakt het eenvoudig om activiteiten, documenten en communicatie terug te vinden via slimme filters en zoekfunctionaliteit. Projectleiders vinden projectinformatie snel, medewerkers zoeken relevante documentatie en managers behouden overzicht in grote databestanden. IVY werkt voor jou door informatie toegankelijk en overzichtelijk te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Geavanceerde zoekfilters op datum, persoon, activiteit of document
• Structuur en overzicht binnen grote informatieomgevingen

IVY beheert documenten centraal met volledig versiebeheer en audittrail. Projectleiders werken met actuele bestanden, medewerkers delen documenten veilig en managers bewaken compliance en governance. IVY werkt voor jou door documentbeheer te integreren met project-, CRM- en HR-processen.

Ondersteunt o.a.:

• Integratie met Microsoft SharePoint
• Documenttemplates in eigen beheer
• Documentopslag binnen eigen organisatieomgeving
• Hybride documentbeheeroplossing

IVY toont alle activiteiten, documenten en wijzigingen binnen één overzichtelijke tijdlijn per relatie, project of medewerker. Projectleiders houden overzicht, medewerkers vinden informatie snel terug en managers bewaken structuur en compliance. IVY werkt voor jou door context en historie centraal toegankelijk te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Veilige opslag via SharePoint-integratie
• Documenten genereren en koppelen aan dossiers
• Automatisch versiebeheer
• Integratie met taken, workflows en actiebeheer

IVY geeft een compleet overzicht van alle activiteiten en documenten per klant, project of medewerker.

E-mails, notities en documenten worden automatisch gekoppeld aan de juiste klant of projectcontext.

Documentbeheer ondersteunt versiebeheer en integratie met SharePoint voor veilige opslag.

Documentbeheer ondersteunt versiebeheer en integratie met SharePoint voor veilige opslag.

IVY past bij adviesbureaus omdat het real-time inzicht geeft in uren, budget en voortgang per project. Daardoor voorkom je verrassingen en corrigeer je eerder, niet achteraf. Zo werkt het voor jou: projectleiders sturen op uitvoering, controllers op controleerbare cijfers en directie op rendement.

Ja. IVY heeft een CRM module waarin je snel informatie en communicatie met de klant registreert en koppelt aan je project. Voor projecten die nog niet gegund zijn is de salesmodule een handig overzicht waarin je deals categoriseert op basis van voortgang. Zo heb je altijd grip op je pijplijn.

Ja, in IVY stel je eenvoudig professionele offertes/projectbrieven/opdrachtbevestigingen op, afgestemd op jouw bureau en huisstijl. Je kunt gebruikmaken van sjablonen, en haalt automatisch gegevens op voor in het document, waardoor je razendsnel een offerte op maat opstelt en verstuurt hem voor ondertekening.

Ja. IVY ondersteunt regie-, mix- en vasteprijsprojecten. Bij regie kun je werken zonder budget, of juist met een prijsplafond. Je legt daarnaast per project eenvoudig specifieke prijsafspraken vast, zodat uren en facturatie altijd aansluiten op de afspraak met je opdrachtgever.

Ja. IVY biedt dashboards en grafieken voor managementrapportage, met inzicht in onder andere omzet, marge, productiviteit en capaciteit. Zo zie je snel waar bijsturing nodig is en houd je grip op gezonde, winstgevende projecten.

Binnen IVY maak je met behulp van projecttemplates je projecten aan in enkele kliks. Je vult de basisinformatie in, vult de begroting op en bent klaar voor de start van het project. Jij kiest of je een uitgebreide of simpele structuur gebruikt. Meer weten over projectmanagement? Bekijk onze projectmanagement pagina.

Wat maakt IVY anders dan andere softwarepakketten?

Kan ik IVY gratis uitproberen voordat ik een abonnement neem?

Werkt IVY ook op mobiel en tablet?

Hoe snel kan ik na aanschaf aan de slag?

IVY is ontwikkeld met de werkwijze van architecten in gedachten. Van het eerste klantcontact tot de eindoplevering helpt IVY je om projecten gestructureerd te beheren, taken helder te verdelen en eenvoudig samen te werken met collega’s én externe partijen. Dankzij overzichtelijke projectfases, gekoppelde urenregistratie en documentbeheer behoud je grip op kwaliteit, tijd en budget, cruciaal in een branche waar creativiteit en nauwkeurigheid samenkomen.

Ja. Je stelt professionele offertes op met sjablonen en automatische invulling van gegevens, afgestemd op jouw bureau en huisstijl, en verstuurt ze eenvoudig voor ondertekening. Projectdocumenten worden opgeslagen in de projectmap.

Ja. IVY ondersteunt het werken met standaard DNR structuren of aangepaste varianten. Je kunt deze eenvoudig integreren in je offertes of projectdocumentatie. Dit scheelt tijd én voorkomt misverstanden.

Nee. IVY is rolgericht: iedereen ziet alleen wat relevant is. Projectleiders hebben meer inzicht dan projectdeelnemers, wat samenwerken overzichtelijk en veilig houdt.

Ja, met behulp van onze SharePoint koppeling genereer je Word documenten vanuit IVY, en blijven deze documenten in eigen beheer. Daarnaast richten we een mappenstructuur in voor rust en overzicht.

Ja, uren boeken is in IVY zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Medewerkers vullen op mobiel of laptop binnen enkele kliks hun weekstaat. Ook worden zij bewust van het restbudget.

IVY is projectmanagement software voor bouwmanagement- en bouwadviesbureaus die veel projecten tegelijk draaien en grip willen op tijd, geld en kwaliteit zonder extra administratie. Je richt projectstructuur en fasering in zoals jullie werken, van kort en rechttoe rechtaan tot complex met veel (sub)fases.

In bouwmanagement zijn er veel afspraken rond honorarium en uurtarieven. IVY legt die afspraken vast binnen het project, zodat voortgang en facturatie transparant blijven richting jou en opdrachtgever met actuele prognoses en inzicht in status.

Je krijgt stuurinformatie zoals projectresultaat, percentage gereed, budget versus realisatie en onderhanden werk. Dit sluit aan op de informatiebehoefte van projectleiders, administratie en management, ieder met een eigen kijk op dezelfde data.

Ja. IVY integreert met Microsoft 365, Teams, SharePoint en Power BI. Zo sluit documentbeheer, samenwerking en managementrapportage goed aan op jullie bestaande werkwijze en dashboards.

Ja, IVY is cloud-based projectsoftware. Zo bundel je processen rondom projecten in één systeem en ben je niet afhankelijk van lokale installaties of losse tools.

IVY bundelt klantgegevens, contactpersonen en communicatie in één centraal klantdossier. Projectleiders beschikken over volledige klantcontext, medewerkers registreren interacties efficiënt en managers krijgen inzicht in relatieontwikkeling. IVY werkt voor jou door versnipperde data te voorkomen en klantinformatie direct toegankelijk te maken voor samenwerking en besluitvorming.

Ondersteunt o.a.:

• Relaties en contactpersonen éénmalig vastleggen en koppelen
• Communicatie registreren via notities en Outlook-integratie
• Documenten genereren en koppelen aan klantdossiers

IVY registreert klantcontacten in een overzichtelijke tijdlijn en ondersteunt gestructureerde opvolging. Projectleiders bewaken afspraken, medewerkers beheren acties en managers monitoren relatieontwikkeling. IVY werkt voor jou door opvolging te automatiseren en ervoor te zorgen dat contactmomenten, acties en commerciële kansen nooit verloren gaan.

Ondersteunt o.a.:

• Meerdere contactpersonen koppelen aan organisaties
• To-do’s, workflows en opvolgacties automatisch beheren

Met IVY segmenteer je relaties op branche, status, interesse of strategische waarde. Projectleiders stemmen communicatie af op klantbehoeften, medewerkers filteren relaties eenvoudig en managers analyseren klantsegmenten en groeikansen. IVY werkt voor jou door klantdata te structureren en commerciële strategieën gerichter en effectiever te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Eigen kenmerken, labels en klantcategorieën definiëren\
• Flexibel segmenteren en filteren op relevante klantinformatie

IVY koppelt CRM direct aan projectmanagement, waardoor klantgegevens automatisch beschikbaar zijn zodra een opdracht start. Projectleiders werken met complete projectinformatie, medewerkers voorkomen dubbele invoer en managers behouden inzicht in commerciële prestaties. IVY werkt voor jou door verkoop, uitvoering en samenwerking te verbinden.

Ondersteunt o.a.:

• Inzicht in betrokken relaties per project
• Overzicht van inkoop- en verkoopinformatie gekoppeld aan klantrelaties

IVY biedt inzicht in historische projecten, offertes en contactmomenten per relatie. Projectleiders herkennen terugkerende klantbehoeften, medewerkers werken met actuele context en managers analyseren trends en rendement. IVY werkt voor jou door klantdata te vertalen naar strategische inzichten die groei en langdurige samenwerking ondersteunen.

Binnen IVY kun je klantcontacten, afspraken en notities eenvoudig registreren en opvolgen, zodat alle communicatie overzichtelijk wordt vastgelegd.

Ja, klanten kunnen worden gesegmenteerd op bijvoorbeeld branche, status of interesse zodat gerichte opvolging mogelijk wordt.

In IVY zijn CRM, verkoopkansen en projecten volledig met elkaar verbonden. Zodra een verkoopkans wordt gewonnen kan deze direct worden omgezet naar een project.

Vanuit het klantdossier heb je inzicht in eerdere projecten, offertes, communicatie en contactmomenten met een klant.

Ja. IVY is projectmanagement software voor adviesbureaus die af willen van versnippering. Je bundelt projectstructuur, fasen, urenregistratie, afspraken, voortgang en financiële status in één omgeving. Zo werkt iedereen met dezelfde actuele projectdata. Werkt voor jou: projectleiding stuurt op voortgang, finance op facturatie en directie op resultaat.

Ja. Voor bureaus met veel veldwerk is een lage drempel en vaste structuur essentieel. IVY ondersteunt dit met een duidelijke projectopbouw en eenvoudige (mobiele) urenregistratie en voortgangsregistratie, zodat projectdata consistent binnenkomt — ook als medewerkers weinig kantoortijd hebben. Werkt voor jou: minder gedoe voor specialisten, betere data voor projectleiders.

Omdat IVY alles koppelt aan projecten, fasen en relaties, kun je richting opdrachtgever of bevoegd gezag transparant rapporteren: wat is gedaan, wanneer, door wie en binnen welke scope. Zonder knip-en-plak uit losse documenten. Werkt voor jou: betrouwbare verantwoording, sneller opleveren, minder discussies achteraf.

IVY geeft realtime inzicht in budget, OHW en projectstatus per project en fase. Daardoor kunnen controllers en directie sneller bijsturen op marge en cashflow, met minder nabellen en minder correctierondes. Werkt voor jou: één bron voor project control, rapportage en besluitvorming.

IVY heeft verschillende rapportages beschikbaar binnen het systeem. Ook is het mogelijk om een standaard PowerBI dashboard af te nemen waarmee je stuurinformatie visualiseert én rapportages maakt geschikt voor jullie bureau.

Ja, IVY ondersteunt het plannen van capaciteit voor bureaus met veel parallelle en kortlopende projecten. Je plant vanuit het project (wat moet wanneer af) én vanuit de medewerker (wie is wanneer beschikbaar). Dat helpt teamleiders en projectleiders om bezetting en deadlines beter te sturen. Werkt voor jou: minder overplanning, meer voorspelbaarheid. Bekijk ook IVY voor bouwmanagement en adviesbureaus om te ontdekken hoe de projectplanning van IVY aansluit op kortlopende projecten.

IVY genereert factuurvoorstellen op basis van uren, tarieven en contractafspraken. Projectleiders controleren facturen, medewerkers registreren inzet en managers versnellen facturatieprocessen. IVY werkt voor jou door handmatige administratie te verminderen en facturen sneller en consistenter op te stellen.

Ondersteunt o.a.:

• Factuuradvieslijst met te factureren posten
• Samengestelde facturen per opdrachtgever of project
• Combineren van termijnen, uren, onkosten en inkopen

Met IVY doorlopen facturen een interne goedkeuringsflow voordat ze worden verzonden. Projectleiders controleren inhoud, medewerkers leveren complete informatie en managers bewaken financiële controle. IVY werkt voor jou door facturatieprocessen transparant en foutloos te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Automatische meldingen bij factuurgoedkeuring
• Facturen genereren met persoonlijke lay-outs
• Bijlagen toevoegen aan facturen

IVY maakt facturatie mogelijk op basis van projectfasen, mijlpalen of termijnen. Projectleiders bewaken facturatiemomenten, medewerkers volgen contractafspraken en managers sturen op omzetontwikkeling. IVY werkt voor jou door facturatie te structureren volgens projectplanning en financiële strategie.

Ondersteunt o.a.:

• Meerdere facturatiemethoden per project
• Factuurschema’s op basis van voortgang of besteding
• Overzicht van omzetontwikkeling in de tijd

IVY bouwt facturen automatisch op uit geregistreerde en gevalideerde uren en kosten. Projectleiders controleren facturabele inzet, medewerkers registreren werkzaamheden en managers bewaken marges. IVY werkt voor jou door facturatie te baseren op betrouwbare projectdata en administratie te vereenvoudigen.

Ondersteunt o.a.:

• Flexibel aanpassen van facturabele uren
• Facturen met of zonder onderbouwing
• Integratie van onkosten, termijnen en doorbelastingen

IVY koppelt facturatie direct aan boekhoudsystemen, waardoor financiële gegevens automatisch worden verwerkt. Projectleiders houden inzicht in facturatiestatus, medewerkers werken met actuele administratie en managers bewaken financiële prestaties. IVY werkt voor jou door facturatie en boekhouding realtime te verbinden.

Ondersteunt o.a.:

• Realtime synchronisatie met boekhoudsoftware
• Automatische verwerking van betaalstatussen
• Integraties met Twinfield, Exact en SnelStart
• UBL- en PEPPOL-ondersteuning

IVY zet geregistreerde uren, kosten en projectafspraken automatisch om in factuurvoorstellen.

Facturen kunnen eerst worden gecontroleerd en goedgekeurd voordat ze definitief worden verzonden.

Binnen één project kun je werken met verschillende facturatiemethoden zoals regie, termijnen of voortgangsfacturatie. Of je nu voorgaand aan het project een termijnschema klaar hebt staan of per maand op basis van de voortgang factureerd, IVY is er om het proces te vereenvoudigen.

Binnen IVY heb je inzicht in openstaande posten en debiteurenbeheer. Openstaande posten zijn inzichtelijk per relatie, zodat je als financieel verantwoordelijke eenvoudig de betaalstatus afleest en eventueel overgaat tot aanmaningen versturen. Ook project-, omzet en contactgegevens zijn inzichtelijk gemaakt voor de eindgebruiker.

Ondersteunt IVY ook projectmanagement en urenregistratie?

Kan ik facturen direct vanuit IVY versturen?

Hoe werkt de koppeling met mijn boekhoudpakket?

Kan ik meerdere gebruikers met verschillende rechten toevoegen?

Het bijhouden van uren voelt soms als een administratieve last, maar als je het slim aanpakt, is het eigenlijk een goudmijn aan informatie. Of je nu een zzp'er bent, een manager of een werknemer, urenregistratie biedt rust en overzicht. Waar een juiste urenregistratie onder andere voor zorgt:

1. Harde bewijzen voor facturatie
2. Inzicht in winstgevendheid
3. Betere planning en focus

IVY bundelt alle personeelsgegevens in één veilig en overzichtelijk dossier. Projectleiders gebruiken capaciteitsinformatie voor planning, medewerkers beheren gegevens eenvoudig en managers beschikken over actuele HR-inzichten. IVY werkt voor jou door personeelsinformatie centraal te beheren en te koppelen aan projecten en HR-processen.

Ondersteunt o.a.:

• Integraties met payrollsystemen zoals Nmbrs en Loket.nl
• Documentbeheer gekoppeld aan personeelsdossiers
• Capaciteitsnormen per medewerker voor planning en projecten
• Structureren van medewerkers per team, afdeling of organisatie

Met IVY registreren medewerkers verlof en verzuim eenvoudig via selfservice. Projectleiders houden inzicht in beschikbaarheid, medewerkers beheren aanvragen zelfstandig en managers monitoren verzuim en inzet. IVY werkt voor jou door verlof- en verzuimbeheer direct te koppelen aan planning en capaciteitsmanagement.

Ondersteunt o.a.:

• Verlofsaldi inclusief vervaldata
• Digitale verlofaanvragen en goedkeuringsflows
• Automatische meldingen bij goed- of afkeuring
• Flexibel instelbare verlofsoorten

IVY beheert salarisafspraken, tarieven en vergoedingen centraal en actueel. Projectleiders werken met juiste kostprijzen, medewerkers krijgen inzicht in afspraken en managers bewaken personeelskosten en beloningsstructuren. IVY werkt voor jou door salaris- en tariefbeheer te integreren met projecten en HR-processen.

IVY genereert loonmutaties automatisch op basis van geregistreerde uren en onkosten. Projectleiders leveren betrouwbare projectdata, medewerkers registreren werkzaamheden en managers stroomlijnen verloningsprocessen. IVY werkt voor jou door loonadministratie te automatiseren en payrollsystemen direct te integreren.

Ondersteunt o.a.:

• Integraties met Nmbrs en Loket.nl
• Perioden blokkeren en verwerken tot loonmutaties
• Handmatige aanvullingen voor complete loonvoorstellen

Zie alle activiteiten in functies, salarissen en contracten in één overzicht. Altijd actueel, volledig en klaar voor analyse of rapportage.

Ondersteunt o.a.:

• Koppel documenten die relevant zijn voor de collega
• Bouw historie op per collega

IVY combineert HR-informatie met projectplanning en urenregistratie zodat inzet, kosten en capaciteit inzichtelijk worden. Je HR-team heeft alles bij de hand om real-time performance inzichtelijk te krijgen en alle persoonsgebonden gegevens op de correcte wijze in te voeren.

IVY ondersteunt koppelingen met payrollsystemen zoals Nmbrs en Loket.nl. Mutaties worden automatisch uitgewisseld met een druk op de knop, zodat HR sneller klaar is met het verlonen. Zo structureer je interne processen om zoveel mogelijk bezig te zijn met de projecten.

Verlof en verzuim worden automatisch meegenomen in de planning zodat capaciteit realistisch blijft. Zo weet je voordat je een project aanneemt precies wanneer de capaciteit het toelaat. En zie je ook aan de algehele capaciteit waar je bureau staat in bezetting.

IVY geeft inzicht in tarieven, inzet en kosten per medewerker binnen projecten. Er wordt gewerkt met een intern- en extern tarief waardoor je als management een goed beeld krijgt van de winstgevendheid en gezondheid van je bedrijf.

We leggen met onze software de verbinding met jullie uitdagingen. Zo begrijpen we dat complexe projecten vragen om krachtige functionaliteit. Daarnaast zorgen we ervoor dat deze uitgebreide functionaliteiten op een eenvoudige en rustige manier naar voren komen op je scherm. Zo bieden we Ingenieurssoftware waarmee (financiële) analysis en controles werkbaar worden. 

IVY biedt op meerdere plekken in het systeem exports naar Excel. Denk aan urenoverzichten, projectresultaten, factuuroverzichten en omzetrapportages. Zo kun je analyses en calculaties eenvoudig verder uitwerken in je eigen Excel-format.

Ja. IVY biedt dashboards en grafieken voor managementrapportage, met inzicht in onder andere omzet, marge, productiviteit en capaciteit. Zo zie je snel waar bijsturing nodig is en houd je grip op gezonde, winstgevende projecten.

Ja. IVY is ontwikkeld met ingenieursbureaus en ondersteunt complexe projectstructuren met (sub)fases en herbruikbare templates. Die structuur loopt automatisch door naar planning en urenregistratie, zodat je altijd grip houdt op voortgang, capaciteit en budget. Je kan zelf eenvoudig templates volgens de DNR/STB aanmaken om deze vervolgens te gebruiken voor alle projecten. Uiteraard ben je vrij om vóór of tijdens het project de begroting aan te passen.

Ja, in IVY maak je eenvoudig een projectcalculatie voor vaste prijs projecten, regie of dat allebei. Je ziet direct de kostprijs en verkoopprijs (ookwel tarieven) van medewerkers op basis van uren, kosten en werk van derden. Deze tarieven worden onder anderen ingevuld bij de collegakaart in het HRM overzicht. Meerwerk? Dat voeg je tijdens het project snel toe, zodat je calculatie actueel blijft. Je begint met een projecttemplate en hoeft alleen de budgetten in te vullen. Zo ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan de opstart en kan je gelijk door naar de klant!

Ja, IVY heeft een capaciteitsplanning met GANTT-chart. We willen ervoor zorgen dat de planning voor jullie bureau zo eenvoudig mogelijk wordt weergeven, en bieden meerdere overzichten om te plannen op wat voor jou werkt. Plan snel je medewerkers in op competentie, team, taak en meer. Met behulp van kleurcodering zie je snel waar mensen overlopen of ruimte hebben.

Maak je al gebruik van IVY en ben je benieuwd of de planning ook voor jullie bureau processen zou kunnen optimaliseren? Bekijk dan onze verschillende optimalisaties in IVY.

IVY structureert het volledige salesproces in duidelijke fases en stappen. Projectleiders beoordelen kansen en prioriteiten, medewerkers beheren verkoopactiviteiten en managers volgen pipelineontwikkeling. IVY werkt voor jou door inzicht te geven in de voortgang van kansen en verkoopprocessen beter beheersbaar te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Inrichten van een eigen salesfunnel en klantreis
• Volgen en beheren van potentiële en lopende verkoopkansen

IVY verbindt sales, CRM en projectmanagement in één workflow. Projectleiders beschikken over volledige klant- en projectinformatie, medewerkers voorkomen dubbele invoer en managers behouden inzicht in commerciële prestaties. IVY werkt voor jou door verkoopkansen direct te koppelen aan planning, documentbeheer en projectuitvoering.

Ondersteunt o.a.:

• Urenregistratie op verkoopkansen voor investeringsanalyse
• Documenten genereren en koppelen aan kansen
• Outlook-integratie voor communicatiebeheer
• Kansen zichtbaar maken binnen resourceplanning en capaciteitsinzicht

IVY dashboards geven inzicht in leads, conversies en verwachte omzet. Projectleiders beoordelen haalbaarheid, medewerkers volgen verkoopprestaties en managers sturen op forecast en commerciële groei. IVY werkt voor jou door actuele data te vertalen naar betrouwbare prognoses en meetbare verkoopresultaten.

Ondersteunt o.a.:

• Werken met slagingskansen en omzetprognoses
• Realtime inzicht in pipelineontwikkeling en forecastresultaten

IVY analyseert verkoopfases en conversieresultaten zodat je ziet waar kansen verbeteren of vastlopen. Projectleiders sturen op slagingskans, medewerkers verbeteren opvolging en managers optimaliseren commerciële strategie. IVY werkt voor jou door verkoopdata inzichtelijk te maken en conversieprestaties structureel te verbeteren.

Wanneer een verkoopkans wordt gewonnen kan deze direct worden omgezet naar een project, waarbij relevante informatie automatisch wordt meegenomen. Zo komen er geen dubbele handelingen te pas en kan je direct door waar je gebleven was. De projectstructuur, het termijnschema, projectdeelnemers, activiteiten en meer worden overgenomen.

Door inzicht in conversiepercentages per fase helpt IVY bij het analyseren en verbeteren van de salesfunnel. Je weet snel waar aandacht naartoe moet gaan door het gebruik van activiteiten, taken en deadlines.

Ja. Sinds april 2026 gaat YVI Ruby verder onder de naam IVY Software. Alleen onze merknaam is veranderd. Onze software, medewerkers, dienstverlening en expertise zijn hetzelfde gebleven. Met de nieuwe naam sluiten we beter aan bij onze visie, de toekomst én de projectgestuurde organisaties waarvoor wij software ontwikkelen.

Wilt u meer weten over wie wij zijn en waar wij voor staan? Lees dan meer Over IVY Software.

Ja, enkel de naam van onze projectmanagement software is gewijzigd van YVI Ruby naar IVY Software. We zijn nog steeds hetzelfde bedrijf met dezelfde mensen. Ook onze dienstverlening, support en expertise blijven ongewijzigd. Alleen onze naam en huisstijl zijn veranderd, maar het heeft ook gevolgen voor ons softwarepakket IVY. Met de nieuwe naam verleggen we binnen de software de aandacht ook nóg meer naar gebruikersgemak, automatisering en het integreren van AI om jouw werk nog makkelijker te maken!

De naam YVI Ruby gebruiken we niet meer voor onze projectmanagement software; welke verder gaat als IVY Software. Zoek je naar YVI Ruby of gebruik je onze software al? Geen zorgen, dan ben je hier nog steeds aan het juiste adres! Wij als organisatie bestaan natuurlijk gewoon nog met dezelfde mensen, service en expertise die je van ons gewend bent.

Nee. De naamswijziging betekent niet dat YVI Ruby is overgenomen of onderdeel is geworden van een andere organisatie. We hebben bewust gekozen voor een nieuwe naam die beter past bij wie we vandaag zijn, bij onze ambities voor de toekomst én die past bij alle interessante nieuwe ontwikkelingen en functionaliteiten die eraan komen binnen IVY.

Meer over onze organisatie lees je hier: Over IVY Software.

Onze software en organisatie zijn de afgelopen jaren (en worden nog steeds) flink doorontwikkeld. De naam IVY Software past beter bij de toekomst en wat we doen: projectgestuurde organisaties met een lach hun projectadministratie laten uitvoeren. We helpen om meer grip te krijgen op projecten, planning, capaciteit, urenregistratie, financiën en meer. En dat doen we met slimme software die jouw werk leuker maakt, makkelijker maakt én uit handen neemt!

Benieuwd hoe we dat doen? Lees hier meer hoe IVY werkt voor jou.

Nee. Je blijft gewoon werken met dezelfde software die je gewend bent, alleen heet deze nu IVY Software. Natuurlijk blijven we onze oplossingen continue doorontwikkelen, maar de naamswijziging heeft niet direct invloed op de software, functionaliteiten of je dagelijkse werkzaamheden.

Ontdek meer over alle functionaliteiten in IVY.

Nee, je hoeft niets te doen. Je kunt de software gewoon blijven gebruiken zoals je gewend bent. Ook al je gegevens blijven gewoon behouden. Projecten, urenregistraties, financiële gegevens, rapportages en instellingen blijven ongewijzigd beschikbaar. De naamswijziging heeft geen enkele invloed op jouw omgeving en data.

Het enige verschil buiten de naamswijziging naar IVY Software is het feit dat onze website en e-mailadressen gewijzigd zijn van yvifamily.nl naar ivysoftware.nl. Uiteraard worden mails naar onze oude yvi family adressen automatisch doorgestuurd, dus we ontvangen je bericht hoe dan ook!

Nee. Bestaande contracten, licenties en afspraken blijven gewoon geldig. De naamswijziging verandert niets aan onze samenwerking.

Heb je vragen over de naamswijziging, je overeenkomst of iets anders? Neem contact met ons op, wij helpen je graag!

Zowel wijzelf, als Google en andere websites hebben tijd nodig na een naamswijziging om alle vermeldingen van de naam en zoekresultaten bij te werken. Daarom kun je (nog) YVI Ruby en IVY Software tegenkomen in de zoekresultaten of op andere websites. Maar ook in sommige handleidingen, documentatie en delen van de software. We werken deze stap voor stap bij.

Het belangrijkste: de nieuwe naam is IVY Software. En of je nu zoekt op:

• YVI
• YVI Family
• YVI Ruby
• Ruby projectsoftware
• Ruby YVI
• IVY Ruby
• IVY
• IVY Software

In alle gevallen heb je te maken met één en dezelfde organisatie, ons!

Goede vraag! Elk onboardingstraject, inclusief inrichting, is anders en wordt volledig afgestemd op de werkwijze en wensen van jouw organisatie.

De onboarding naar IVY stemmen we af op wat haalbaar is voor jullie als organisatie. Het implementeren komt er vaak bij, naast de huidige werkzaamheden. Daarnaast is de mate van verandermanagement een belangrijk onderdeel, wat niet in een standaard doorlooptijd te vangen is. We willen dat collega’s het systeem goed in gebruik kunnen nemen, weten wat er verwacht wordt en tegelijk met focus kunnen werken aan de projecten.

Je kunt bijna al je data meenemen, inclusief behoud van historie bijvoorbeeld. We willen de applicatie vullen met data waar je later ook wat mee kunt en doet. Om die reden denken we samen na over welke dataselectie we toepassen. Belangrijk vinden we dat we een vloeiende start faciliteren en daar hoort projectinzicht vanaf dag één bij. We nemen om die reden graag de volledige stand van projecten mee. Mocht dat vanwege de huidige programmatuur niet haalbaar zijn? Dan denken we mee in oplossingen.

We zorgen ervoor dat je kennis hebt over hoe de applicatie is ingericht en in principe kun je zelf aan alle knoppen draaien. Je bent niet afhankelijk van de hulp van een consultant, maar wil je die graag inzetten? Dan denken we uiteraard graag met je mee en plannen we op korte termijn een afspraak.

We zijn op meerdere manieren beschikbaar om je te helpen met vraagstukken. Via de afdeling support kun je alle kantoordagen bellen en mailen. Je vind hier onze contactpagina. Gaat je vraag over een gewenste inrichting of wil je sparren over een aanpak? Dan is jullie consultant altijd bereikbaar om mee te denken.

Door inzicht in capaciteit helpt IVY om over- of onderbezetting binnen teams en projecten te voorkomen. Je ziet eenvoudig waar collega's vol lopen en waar anderen binnen het team capaciteit vrij krijgen. Zo weet je sneller wanneer je de volgende opdracht kan aannemen en over medewerkers ook niet overplant.

Complexe projecten met meerdere fases en betrokkenen blijven overzichtelijk doordat de capaciteitsplanning direct gekoppeld is aan de projectstructuur. Je maakt met een template een complex project aan in een paar clicks. Vervolgens zie je dezelfde structuur terug in de planning. Jij kiest hoe gedetailleerd je de planning wil updaten, stuur je op subfase niveau of wil je per fase de taken verdelen? Dat zijn keuzes waar we je graag mee helpen.

We geven je al het benodigde inzicht en jij geeft aan tot welk detail dat nodig is. Dat maakt projectmanagement makkelijker voor je hele bureau.

IVY visualiseert projectplanning in een duidelijke tijdlijn waarin fases en taken eenvoudig aanpasbaar zijn. Projectleiders sturen planning en inzet, medewerkers zien direct wijzigingen en managers volgen capaciteit en voortgang. IVY werkt voor jou door planning inzichtelijk, flexibel en eenvoudig aanpasbaar te maken. Dit zijn functionaliteiten die het werkbaar maken voor Architecten, Ingenieurs en Adviesbureaus.

Ondersteunt o.a.:

• Plannen per dag of week
• Teamleden en externe capaciteit eenvoudig inzetten
• Capaciteitsoverzicht per periode, project en organisatie
• Geplande werkzaamheden herverdelen tussen collega’s

IVY geeft realtime inzicht in beschikbaarheid en bezetting van teams en medewerkers. Projectleiders plannen op basis van actuele capaciteit, medewerkers krijgen realistische werkverdeling en managers optimaliseren personeelsinzet. Al deze data staat gekoppeld aan je gehele projectmanagement, en is altijd real-time. IVY werkt voor jou door capaciteitsplanning te ondersteunen en inzet efficiënter te organiseren.

Ondersteunt o.a.:

• Capaciteitsinzicht per organisatie, team, functie of taak
• Visuele signalen bij over- of onderbezetting
• Open capaciteit eenvoudig opvullen met geplande werkzaamheden

Met IVY plan je projecten op fase- en subfaseniveau en behoud je overzicht in complexe trajecten. Projectleiders bewaken mijlpalen en verantwoordelijkheden, medewerkers werken doelgericht en managers behouden inzicht in langetermijnplanning en betrouwbare rapportages. IVY werkt voor jou door structuur te brengen in omvangrijke en multidisciplinaire projecten.

Ondersteunt o.a.:

• Mijlpalen en oplevermomenten zichtbaar in planning
• Toekomstige projectfasen voorbereiden zonder planning te verstoren
• Korte- en langetermijnplanning combineren

IVY vergelijkt geplande werkzaamheden met geregistreerde uren en gerealiseerde voortgang. Projectleiders signaleren afwijkingen, medewerkers krijgen inzicht in prestaties en managers analyseren projectefficiëntie. IVY werkt voor jou door planning en uitvoering realtime te verbinden en bijsturing mogelijk te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Historisch inzicht voor optimalisatie van toekomstige planning
• Overzicht van resterende werkzaamheden en aandachtspunten

IVY stelt urenregistratie automatisch voor op basis van projectplanning. Projectleiders behouden inzicht in voortgang en activiteiten, medewerkers registreren tijd sneller en managers beschikken over betrouwbare data. IVY werkt voor jou door planning en urenregistratie te koppelen en administratieve handelingen te minimaliseren.

Ondersteunt o.a.:

• Geplande taken ophalen voor snelle urenregistratie
• Realtime inzicht in voortgang van geplande werkzaamheden
• Budgetinformatie koppelen aan voortgang en inzet

Met IVY stel je deadlines in en ontvang je automatische signalen bij risico’s of vertragingen. Projectleiders bewaken projectmijlpalen, medewerkers zien prioriteiten en managers volgen projectplanning en leverzekerheid. IVY werkt voor jou door deadlines inzichtelijk te maken en projectrisico’s tijdig te signaleren. Daarnaast biedt IVY ook custom alerts waarmee je zelf instelt hoe IVY jouw team moet waarschuwen en wanneer.

Ondersteunt o.a.:

• Deadlines aanpassen vanuit projectplanning
• Verantwoordelijkheden koppelen aan deadlines
• Deadlines beheren op project-, fase- en subfaseniveau

IVY helpt bij het plannen van medewerkers, taken en projecten met realtime inzicht in beschikbare capaciteit. Op basis van de projectstructuur wordt capaciteit voor taken, functies of collega's inzichtelijk met handige kleurcodes. Je kan capaciteit inplannen op basis van team, projectcategorie of projectleider. Dit wordt vaak gebruikt door bureaus met behoefte aan diepgaand inzicht in uren, zoals Architecten en Ingenieurs.

Ja, wijzigingen zoals meerwerk, aangepaste afspraken of gewijzigde planning kunnen eenvoudig worden doorgevoerd zonder dat je het hele project opnieuw hoeft in te richten. Als projectleider heb je de optie om je template te wijzigen en fases actief of inactief te maken. Ook de volgorde van fases en bijbehorende deadlines en mijlpalen zijn aanpasbaar in de projectplanning. IVY geeft structuur door standaarden vast te leggen maar geeft je de flexibiliteit om (met de juiste rchten) zaken als projecten, planning, uren en facturatie aan te passen).

IVY ondersteunt samenwerking binnen projecten met meerdere teams, rollen of afdelingen. Iedereen werkt binnen dezelfde projectomgeving waardoor informatie altijd actueel blijft. Ook bestaat er een 'intercompany' instelling, waardoor het mogelijk wordt om met meerdere BV's/maatschappen in één omgeving te werken. Zo wordt de wijze van projectmanagement binnen het bureau centraal beheerd en blijft uniformiteit in de organisatie bestaan.

IVY helpt projecten uniform en herkenbaar in te richten met flexibele projectstructuren en templates. Projectleiders richten fasen en afspraken overzichtelijk in, medewerkers werken volgens duidelijke werkwijzen en managers bewaken consistentie en schaalbaarheid. IVY werkt voor jou door standaardisatie te combineren met flexibiliteit, zodat projecten efficiënt en beheersbaar blijven.

Ondersteunt o.a.:

• Project- en fasetemplates
• Meerwerkregistratie en wijzigingsbeheer
• Projectspecificieke tariefstructuren
• Samenwerken binnen meerdere werkmaatschappijen
• Flexibel aanpassen van projectstructuren
• Werken volgens gestandaardiseerde processen

IVY biedt continu inzicht in projectbudgetten, kosten en prognoses. Projectleiders bewaken financiële voortgang, medewerkers registreren werkzaamheden nauwkeurig en managers monitoren rendement en risico’s met betrouwbare rapportages. IVY werkt voor jou door afwijkingen vroeg zichtbaar te maken en financiële controle gedurende het projectproces te versterken.

Ondersteunt o.a.:

• Voortgangsmeting op basis van percentage gereed
• Financieel inzicht per project, fase of subfase
• Prognoses van verwacht projectresultaat

Met IVY registreren medewerkers eenvoudig uren en onkosten, gekoppeld aan projecten en fasen. Projectleiders volgen productiviteit en voortgang, terwijl managers inzicht krijgen in bezetting en loonkosten. IVY werkt voor jou door administratie te automatiseren en betrouwbare project- en personeelsdata te leveren.

Ondersteunt o.a.:

• Mobiele urenregistratie
• Uren boeken op basis van planningsvoorstellen
• Inzicht in productiviteit en bezettingsgraad
• Integratie met loonmutaties en HR-processen

IVY dashboards en rapportages bieden realtime inzicht in prestaties, capaciteit en projectresultaten. Projectleiders monitoren voortgang, medewerkers krijgen transparantie in planning en managers beschikken over strategische stuurinformatie. IVY werkt voor jou door data om te zetten in bruikbare inzichten voor analyse en besluitvorming.

Ondersteunt o.a.:

• Integratie met Power BI
• Inzicht in normuren versus geboekte uren
• Monitoring van onderhanden werk en projectvoortgang

IVY zorgt dat iedere gebruiker toegang heeft tot relevante informatie binnen duidelijke rechtenstructuren. Projectleiders beheren rollen en autorisaties, medewerkers werken veilig binnen hun verantwoordelijkheden en managers waarborgen compliance en databeveiliging. IVY werkt voor jou door informatie toegankelijk én beschermd te houden.

Alle rollen en rechten stel je aan het begin van IVY samen in met een IVY Consultant. Tijdens de onboarding kijken we naar jouw bureau en wat er voor jullie voor gaat zorgen dat projecten beter gemanaged worden.

Ondersteunt o.a.:

• Standaard rechtenprofielen gebaseerd op best practices
• Flexibele aanpassing van gebruikersrechten
• Veilige toegang via tweefactorauthenticatie

Met IVY beheer je documenten direct binnen projecten en projectfasen. Projectleiders houden revisies en contracten overzichtelijk, medewerkers werken altijd met actuele bestanden en managers bewaken structuur en compliance. IVY werkt voor jou door documentbeheer volledig te integreren in projectprocessen.

Ondersteunt o.a.:

• Integratie met SharePoint
• Documenttemplates in eigen beheer
• Automatisch genereren van project- en relatiedocumenten
• Documentopslag binnen eigen organisatieomgeving

IVY toont actuele cijfers over projecten, teams en resultaten zonder handmatige rapportages. Projectleiders bewaken voortgang, medewerkers volgen prestaties en managers sturen op verwachte resultaten en marges. IVY werkt voor jou door realtime data te combineren met prognoses en projectinzichten.

Ondersteunt o.a.:

• Sturen op verwacht projectresultaat
• Gebruik van percentage gereed voor prognoses
• Inzicht in meerwerk en afwijkingen
• Analyse op kostprijs en verkoopprijs

IVY vergelijkt geplande budgetten met gerealiseerde kosten en inzet. Projectleiders signaleren afwijkingen, medewerkers volgen voortgang en managers sturen op rendement en kostenbeheersing. IVY werkt voor jou door financiële prestaties realtime inzichtelijk te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Realtime inzicht tijdens of na urenregistratie
• Analyse per project, fase of subfase
• Voortgangsrapportages op basis van bedragen en prestaties

IVY maakt het eenvoudig om rapportages te filteren op periode, team, klant of projecttype. Projectleiders focussen op relevante projectdata, medewerkers analyseren prestaties en managers herkennen trends en risico’s. IVY werkt voor jou door rapportages overzichtelijk en doelgericht beschikbaar te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Visuele signalen bij afwijkingen of risico’s
• Automatische meldingen bij budgetoverschrijdingen
• Rapportages exporteren naar Excel

IVY toont informatie afgestemd op rol en verantwoordelijkheid. Projectleiders sturen op uitvoering, medewerkers volgen prestaties en managers krijgen strategische stuurinformatie. IVY werkt voor jou door dashboards en rapportages relevant en overzichtelijk te presenteren.

Ondersteunt o.a.:

• Alerts en meldingen bij voortgang en budgetbewaking
• Standaard dashboards en Power BI integratie

IVY analyseert inzet en productiviteit per medewerker, team en project. Projectleiders optimaliseren planning, medewerkers krijgen inzicht in prestaties en managers sturen op rendement en efficiency. IVY werkt voor jou door inzetdata te vertalen naar verbeterkansen en strategische inzichten.

Ondersteunt o.a.:

• Vergelijking tussen normuren en gerealiseerde uren
• Productiviteitsanalyse per medewerker of team
• Inzicht in tijdsbesteding per project of activiteit

IVY ondersteunt maatwerkrapportages en koppelingen met business intelligence tools. Projectleiders analyseren projectdata, medewerkers werken met gerichte rapportages en managers sturen op strategische inzichten. IVY werkt voor jou door rapportage flexibel en schaalbaar te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Integratie met Microsoft Power BI
• Standaard dashboards met veelgebruikte rapportages

IVY biedt realtime dashboards voor inzicht in voortgang, rendement en verwacht projectresultaat. Er zijn 5 verschillende rapportages beschikbaar op vlak van o.a. omzet, projectresultaat en uren. Deze rapporten zijn te filteren op kenmerken als; projectcategorie, projectleider, periode en meer. Daarnaast kan je kolommen toevoegen of verwijderen om je eigen rapport samen te stellen.

Budgetten kunnen worden vergeleken met realisatie op project-, fase- en subfaseniveau.

Elke rol krijgt eigen dashboards en stuurinformatie die past bij zijn verantwoordelijkheden.

IVY ondersteunt maatwerkrapportages en koppelingen met tools zoals Microsoft Power BI.

Hoe neem ik contact op met de helpdesk?

IVY registreert uren en onkosten direct per project, fase, taak of klant in één geïntegreerd systeem. Projectleiders behouden inzicht in inzet, medewerkers registreren werkzaamheden eenvoudig en managers beschikken over betrouwbare rapportagedata. IVY werkt voor jou door tijdregistratie te automatiseren en administratie te verminderen.

Ondersteunt o.a.:

• Mobiele urenregistratie
• Uren boeken vanuit planningsvoorstellen
• Integratie met loonmutaties en HR-processen
• Autorisatie op project- en uursoorten
• Inzicht in potentieel meerwerk
• Registratie met tijdsblokken of van-tot tijden

IVY vergelijkt gewerkte uren automatisch met planning en budget. Projectleiders signaleren afwijkingen, medewerkers zien hun inzet en managers volgen productiviteit en kostenontwikkeling. IVY werkt voor jou door voortgang realtime inzichtelijk te maken en tijdige bijsturing van projectresultaten mogelijk te maken.

Ondersteunt o.a.:

• Inzicht in productiviteit en bezettingsgraad
• Vergelijking tussen normuren en gerealiseerde uren

Met IVY accorderen projectleiders en teamleads urenregistraties eenvoudig en transparant. Medewerkers registreren tijd gecontroleerd en managers gebruiken gevalideerde data voor rapportage en facturatie. IVY werkt voor jou door controleprocessen te automatiseren en betrouwbare en traceerbare projectdata te garanderen.

Ondersteunt o.a.:

• Eenvoudig aanpassen van boekingen
• Goedkeurings- en afkeuringsflows voor uren
• Controle op aanwezigheid, verlof en overwerk

IVY gebruikt geregistreerde uren direct als basis voor facturatie. Projectleiders sturen op facturabele inzet, medewerkers registreren werkzaamheden nauwkeurig en managers bewaken omzet en marges. IVY werkt voor jou door facturatieprocessen te automatiseren en financiële administratie te vereenvoudigen.

Ondersteunt o.a.:

• Flexibel wijzigen tussen facturabel en niet-facturabel
• Verplichte notities voor duidelijke klantfacturen
• Afwijkingen verwerken aan omzetzijde zonder kostenvervorming

Met IVY registreren medewerkers uren eenvoudig via mobiel, tablet of desktop. Projectleiders behouden realtime inzicht in voortgang en managers volgen inzet en prestaties onafhankelijk van locatie. IVY werkt voor jou door flexibiliteit te bieden zonder verlies van controle of databetrouwbaarheid.

IVY koppelt urenregistratie direct aan projectplanning, waardoor geplande en gerealiseerde inzet realtime zichtbaar wordt. Projectleiders optimaliseren capaciteit, medewerkers registreren werkzaamheden efficiënter en managers onderbouwen nacalculaties met betrouwbare data. IVY werkt voor jou door planning en uitvoering volledig te verbinden.

Ondersteunt o.a.:

• Uren boeken vanuit planningsvoorstellen
• Taken ophalen uit verleden of toekomstige planning
• Direct inzicht in impact op planning en projectbudget

Geregistreerde uren vormen direct de basis voor facturatie en eventueel verloning, waardoor dubbele invoer wordt voorkomen. Uren kunnen geëxporteerd worden in lijsten welke als bijlage toegevoegd zijn aan facturen. Ook is het mogelijk om regie-uren direct in een factuur om te zetten en te versturen.

IVY is gemaakt voor organisaties die uren verkopen, projecten managen en voorspelbaar willen factureren. Zoals adviesbureaus, onderzoeksbureaus, trainingsorganisaties en bureaus die werk uit handen nemen. Je werkt in één systeem aan projectstructuur, uren, planning en facturatie, zodat je niet afhankelijk blijft van losse tools en lijstjes.

Je krijgt sneller inzicht in voortgang, budget en inzet, waardoor je eerder bijstuurt op meerwerk, marges en bezetting. Dat zorgt meestal voor minder faalkosten (gemiste uren/kosten), snellere facturatie en meer rust in de operatie, zeker als je meerdere projecten tegelijk draait.

Het verschil zit in de samenhang: IVY koppelt projectstructuur, planning, uren, kosten en facturatie aan elkaar. Daardoor werk je niet achteraf aan rapportages, maar stuur je tussentijds op realisatie vs. budget en zie je sneller waar afwijkingen ontstaan.

Ja. We beschikken over importsheets waarmee je eenvoudig data overzet naar IVY. Vervolgens helpt een IVY-consultant je met het verwerken van de data. Daarmee kun je de overstap gestructureerd doen, zonder alles opnieuw op te bouwen.

Ja. Je kunt projecten aanmaken met projecttemplates (projectsjablonen) en daarmee werkwijzen standaardiseren, dat is handig bij groei en meerdere teams. Ook kan je voor projectkansen offertesjablonen en facturatieschema’s als template vastleggen.

IVY helpt bij het eenvoudig plannen van capaciteit van je medewerkers. Je kunt plannen op hoog niveau (op functies/begroting) én op detailniveau (taken per collega). Zo zie je eerder of capaciteit krap wordt en kun je realistischer prioriteren voordat je een project aanneemt of extra werk toezegt. De roosters en inzetbaarheid worden meegenomen in de planning omdat de planning in verbinding staat met de HRM module in IVY.