Projectadministratie Software IVY
Van geregistreerde uren en projectbudgetten tot factuurvoorstellen, projectresultaten en financiële rapportages. Zo werkt finance met actuele gegevens, ziet de projectleider wat er financieel gebeurt en beschikt het management over betrouwbare stuurinformatie.
✅ Van geregistreerd en gecontroleerd uur naar factuur
✅ Realtime inzicht in budget, realisatie en projectresultaat
✅ Projectadministratie gekoppeld aan je boekhouding
We begrijpen de uitdagingen rondom projectadministratie
Een goede projectadministratie vertelt niet alleen wat er is gebeurd. Je wilt tijdens het project al weten welke uren zijn besteed, hoeveel budget resteert, wat nog gefactureerd kan worden en welk resultaat je kunt verwachten.
Uren worden te laat geregistreerd of informatie staat verspreid over verschillende systemen. Finance moet daardoor gegevens verzamelen en controleren voordat duidelijk is hoe een project er financieel voor staat.
Pas aan het einde van een fase of project ontdekken dat er meer uren zijn besteed dan begroot is rijkelijk laat. Zonder actuele projectdata wordt budgetbewaking vooral verklaren wat er gisteren gebeurde.
Uren, afspraken, termijnen en onderbouwing moeten bij elkaar worden gezocht voordat een factuur gemaakt kan worden. Dat kost tijd, vergroot de kans op correcties en kan facturatie onnodig vertragen.
Ontdek welke functies jouw
werk
efficiënter
overzichtelijker
sneller
makkelijker
leuker
maken
Urenregistratie als basis voor je projectadministratie
Medewerkers registreren uren direct op het juiste project, de juiste fase of taak. Hierdoor ontstaat één actuele urenadministratie die gebruikt kan worden voor budgetbewaking, rapportages en facturatie.
Met de urenregistratie van IVY kun je uren bovendien controleren en accorderen voordat ze verder worden verwerkt.
- Uren registreren per project, fase en taak
- Uren controleren en accorderen
- Mobiel uren registreren
Projectbegroting en budgetbewaking tijdens de uitvoering
Een begroting heeft pas waarde als je er tijdens het project mee kunt blijven sturen. In IVY leg je budgetten, tarieven en projectafspraken vast en vergelijk je deze continu met de realisatie.
Met projectmanagement bouw je projecten op uit fases en subfases en bepaal je zelf op welk detailniveau je financieel wilt sturen.
- Budget en realisatie naast elkaar
- Financieel inzicht per project, fase of subfase
- Prognose van het verwachte projectresultaat
Van projectdata naar factuur zonder dubbel werk
De gegevens voor een factuur zijn tijdens het project al vastgelegd. IVY gebruikt geregistreerde uren, tarieven, termijnen en projectafspraken om factuurvoorstellen klaar te zetten.
Met facturatie werk je vanuit dezelfde gegevens als je projectadministratie.
- Factuurvoorstellen vanuit uren, termijnen en onkosten
- Factureren op basis van regie, vaste afspraken of termijnen
- Facturatieschema en omzetontwikkeling volgen
Nacalculatie op basis van dezelfde projectdata
Een nacalculatie wordt betrouwbaarder wanneer begroting en realisatie uit dezelfde administratie komen. Met IVY vergelijk je wat vooraf is begroot met de daadwerkelijk geregistreerde uren, kosten en opbrengsten.
Daarmee kun je niet alleen terugkijken, maar de uitkomsten ook gebruiken voor toekomstige calculaties en tarief- of projectafspraken.
- Afwijkingen per fase herkennen
- Kosten en opbrengsten vergelijken
- Informatie gebruiken bij toekomstige projectcalculaties
Financiële rapportages voor project control
Een goede projectadministratie moet uiteindelijk antwoord geven op de vraag: hoe staan onze projecten er financieel voor?
Met rapportages geeft IVY realtime inzicht in projectprestaties en financiële resultaten. Je kunt informatie analyseren per periode, klant, team of project en standaardrapportages uitbreiden met Power BI.
- Meerwerk en afwijkingen
- Onderhanden werk (OHW)
- Prognoses en trends
Projectadministratie koppelen aan je boekhouding
IVY hoeft je financiële administratie niet te vervangen. Juist door projectadministratie en boekhouding met elkaar te verbinden voorkom je dat dezelfde informatie meerdere keren wordt vastgelegd.
Via de Finance Integraties kan IVY onder andere gekoppeld worden met:
- Twinfield
- Exact Online
- AFAS
- SnelStart
Een compleet beeld van IVY?
Bekijk dan eens onze introductievideo. In een kwartier weet je precies wat IVY voor jouw organisatie kan betekenen!
Meer dan 300 branchegenoten vertrouwen al op IVY
Van start-ups tot marktleiders. Lees hun verhalen.
We gingen in gesprek met Jorrit Blom en Reinier Ubels, oprichters van MIX Architectuur, over hun passie voor het vak, de weg naar succes en de keuzes die daarbij gemaakt zijn.
Recent waren we op bezoek bij IF Technology. Een toonaangevend advies- en ingenieursbureau, gevestigd in Arnhem, bestaande uit 75 medewerkers, dagelijks bezig met projecten op het vlak van de energietransitie met bodemenergie.
Wij hebben gesproken met Dick en Tijmen van Van den Berg Architectuur. Een Architecten- en Ingenieursbureau dat constant zoekt naar groei in mensen en kennis.
Eén centrale administratie van projectbegroting tot betaling
Wanneer urenregistratie, budgetten, facturatie en rapportages los van elkaar staan, ontstaan overdrachtsmomenten. IVY brengt deze gegevens samen in één projectadministratie, zodat iedere volgende stap voortbouwt op informatie die al is vastgelegd.
Richt projecten in met herkenbare fases en leg budgetten, tarieven en afspraken vooraf vast. Je kunt werken met templates en per project nuances aanbrengen.
Ondersteunt onder andere:
- Project- en fasetemplates
- Projectspecificieke tarieven
- Vaste prijs, regie of een combinatie
- Meerwerk en gewijzigde afspraken
- Financieel inzicht per fase en subfase
Meer over projectmanagement
Volledige urenregistratie is belangrijk, maar controle is minstens zo belangrijk. IVY ondersteunt een proces waarin uren worden geregistreerd, gecontroleerd en geaccordeerd voordat ze worden gebruikt voor verdere financiële verwerking.
Ondersteunt onder andere:
- Controle per project
- Accorderen van uren
- Uren corrigeren zonder oorspronkelijke registratie kwijt te raken
- Urenspecificaties voor facturen
- Inzicht in ontbrekende of afwijkende registraties
Meer over urenregistratie
Iedere geboekte uurregel of kostenpost heeft invloed op je projectresultaat. Door realisatie direct met het budget te verbinden hoef je niet te wachten op een apart financieel overzicht.
Ondersteunt onder andere:
- Actuele budgetstand
- Inzicht per project, fase en subfase
- Prognose verwacht projectresultaat
- Financiële voortgang
- Signalering van afwijkingen
Meer over rapportages
Facturatie begint niet bij het maken van een factuur. De basis ontstaat al bij de projectafspraken, urenregistratie en voortgang.
IVY brengt deze informatie samen en zet op het juiste moment factuurvoorstellen klaar.
Ondersteunt onder andere:
- Regiefacturatie
- Termijnfacturatie
- Factureren op basis van projectvoortgang
- Combinatiefacturen
- Onkosten en doorbelastingen
- Factuur- en betaalstatus
Meer over facturatie
Dezelfde projectdata vormt de basis voor management- en financiële rapportages. Daardoor hoef je cijfers niet opnieuw bij elkaar te brengen voordat je kunt analyseren.
Met IVY kijk je onder andere naar budget versus realisatie, projectresultaat, omzetontwikkeling en onderhanden werk. Voor uitgebreidere visualisaties kan IVY gekoppeld worden met Power BI.
Meer over rapportages en dashboards
Een medewerker hoeft niet hetzelfde te zien als een controller of directielid. Met rechtenprofielen bepaal je welke informatie gebruikers kunnen bekijken of aanpassen.
Daardoor kan de projectleider bijvoorbeeld sturen op zijn projecten, terwijl finance en management toegang hebben tot bredere financiële informatie en rapportages.
Meer over IVY projectsoftware
Integraties
We willen projectmanagement eenvoudiger, leuker en makkelijker maken. Dat betekent minder kliks en onnodige processen elimineren.
Ook doen we dat door te koppelen met je favoriete apps! Zo zorgen we voor één centrale werkomgeving, zonder losse systemen en onnodige complexiteit.
Twinfield
Slim verbonden met je boekhouding
Office 365
Exporteren naar Excel & Word
SharePoint
Alle projectdocumenten in eigen beheer
Exact Globe
Grip op je financiële administratie
Visma Nmbrs
HR en salaris slim geïntegreerd
Snelstart
Boekhouding automatisch gekoppeld
Loket
Efficiënt personeelsbeheer
Outlook
Alle communicatie over je project
DocuSign
Offertes versturen ter ondertekening
ValidSign
Documenten digitaal ondertekenen
Azure Cloud
Veilig en schaalbaar werken in de cloud
Exact Online
Sneller klaar met de boekhouding
Power BI
Grafische rapportages op maat
Twinfield
Slim verbonden met je boekhouding
Office 365
Exporteren naar Excel & Word
SharePoint
Alle projectdocumenten in eigen beheer
Exact Globe
Grip op je financiële administratie
Visma Nmbrs
HR en salaris slim geïntegreerd
Snelstart
Boekhouding automatisch gekoppeld
Loket
Efficiënt personeelsbeheer
Outlook
Alle communicatie over je project
DocuSign
Offertes versturen ter ondertekening
ValidSign
Documenten digitaal ondertekenen
Azure Cloud
Veilig en schaalbaar werken in de cloud
Exact Online
Sneller klaar met de boekhouding
Power BI
Grafische rapportages op maat
Ontdek waar de verbeterkansen voor jouw organisatie zitten.
Ontvang jouw gratis procesanalyse en adviesrapport:
Vraag aanAlles wat IVY voor jouw organisatie uit handen neemt
Ontdek alle functionaliteiten.
Veelgestelde vragen over projectadministratie software
Heb je vragen over projectadministratie software? Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over urenregistratie, budgetbewaking, facturatie, nacalculatie en financiële koppelingen met IVY.
Projectadministratie software brengt de administratieve en financiële informatie rondom projecten samen. Denk aan projectbegrotingen, urenregistratie, tarieven, kosten, facturatie, budgetbewaking en rapportages.
Met IVY worden deze onderdelen onderdeel van één doorlopend proces. Medewerkers registreren bijvoorbeeld hun uren op een project, waarna deze gegevens beschikbaar zijn voor budgetbewaking, facturatie en rapportages. Hierdoor hoeft dezelfde projectinformatie minder vaak opnieuw te worden ingevoerd.
Projectmanagement software richt zich vooral op de operationele uitvoering van projecten: projectstructuur, planning, capaciteit, voortgang en samenwerking.
Projectadministratie software legt meer nadruk op de administratieve en financiële kant: uren, budgetten, tarieven, kosten, facturatie, nacalculatie en projectresultaat.
In IVY zijn beide onderdelen geïntegreerd. Wie vooral zoekt naar de operationele kant kan meer lezen over projectmanagement software; deze pagina richt zich bewust op de financiële en administratieve kant.
Nee. Projectadministratie legt vast wat financieel en administratief binnen projecten gebeurt, terwijl de boekhouding zich richt op de financiële administratie van de organisatie.
De twee horen wel goed met elkaar samen te werken. IVY kan daarom via Finance Integraties gekoppeld worden met onder andere Twinfield, Exact Online, AFAS en SnelStart. Zo kunnen projectinformatie en financiële verwerking op elkaar aansluiten zonder onnodig dubbel invoerwerk.
Uren worden in IVY direct geregistreerd op het juiste project, de juiste fase of taak. Vervolgens kunnen ze worden gecontroleerd en geaccordeerd en gebruikt worden bij de voorbereiding van de factuur.
Omdat urenregistratie en facturatie onderdeel zijn van dezelfde projectflow, hoeft finance minder informatie achteraf bij projectleiders op te halen. Dat maakt eerder zichtbaar welke uren gereed zijn om te factureren.
Dit is bewust een andere FAQ dan op de projectmanagement-hub; het SEO-document noemt deze vraag zelfs als voorbeeld van een typische projectadministratie-FAQ.
Ja. In IVY kunnen uren per project worden gecontroleerd en geaccordeerd. Daardoor kan gecontroleerde projectdata als basis dienen voor rapportages en facturatie.
Bij de facturatie kun je uren waar nodig aanpassen voor de factuur zonder de oorspronkelijke urenregistratie kwijt te raken. Ook kunnen urenoverzichten als onderbouwing worden toegevoegd.
Lees meer over uren controleren en accorderen.
IVY ondersteunt verschillende manieren van factureren. Projecten kunnen onder andere worden gefactureerd op basis van geregistreerde uren, vaste afspraken, termijnen, projectfasen of mijlpalen. Ook kunnen verschillende methoden binnen één project worden gecombineerd.
Op basis van de projectgegevens kan IVY factuurvoorstellen klaarzetten, waarna deze gecontroleerd en eventueel aangepast kunnen worden.
Bekijk alle mogelijkheden voor projectfacturatie.
Voor een nacalculatie vergelijk je wat vooraf voor een project is begroot met wat uiteindelijk is gerealiseerd. Doordat IVY budgetten, uren, kosten en opbrengsten aan dezelfde projectstructuur koppelt, kun je deze informatie tijdens én na het project analyseren.
Zo zie je bijvoorbeeld per project of fase waar verschillen tussen begroting en realisatie zijn ontstaan. De uitkomsten kun je vervolgens gebruiken om toekomstige begrotingen en projectafspraken beter te onderbouwen.
Meer over financiële analyses vind je bij rapportages.
Ja. IVY biedt financiële koppelingen met onder andere Twinfield, Exact Online, AFAS en SnelStart. Hiermee kunnen projectadministratie en financiële administratie beter op elkaar aansluiten en worden dubbele administratieve handelingen beperkt.
Welke gegevens precies worden uitgewisseld is afhankelijk van de gekozen koppeling en inrichting.
Bekijk de beschikbare boekhoudkoppelingen.
Ja. Binnen IVY is de betaalstatus van facturen inzichtelijk en zijn openstaande posten per relatie beschikbaar. Daardoor kan finance vanuit dezelfde klant- en projectcontext zien waar opvolging nodig is.
Meer over dit proces vind je bij facturatie.
Ervaar zelf de kracht van IVY.
Probeer 14 dagen gratis!
Projectsoftware die werkt voor jou als projectgestuurde organisatie.
"*" geeft vereiste velden aan