IVY Projectmanagement Software

Complexe projecten met meerdere fases en betrokkenen blijven overzichtelijk doordat de capaciteitsplanning direct gekoppeld is aan de projectstructuur. Je maakt met een template een complex project aan in een paar clicks. Vervolgens zie je dezelfde structuur terug in de planning. Jij kiest hoe gedetailleerd je de planning wil updaten, stuur je op subfase niveau of wil je per fase de taken verdelen? Dat zijn keuzes waar we je graag mee helpen.

We geven je al het benodigde inzicht en jij geeft aan tot welk detail dat nodig is. Dat maakt projectmanagement makkelijker voor je hele bureau.

Binnen IVY maak je met behulp van projecttemplates je projecten aan in enkele kliks. Je vult de basisinformatie in, vult de begroting op en bent klaar voor de start van het project. Jij kiest of je een uitgebreide of simpele structuur gebruikt. Meer weten over projectmanagement? Bekijk onze projectmanagement pagina.

IVY geeft realtime inzicht in budget, OHW en projectstatus per project en fase. Daardoor kunnen controllers en directie sneller bijsturen op marge en cashflow, met minder nabellen en minder correctierondes. Werkt voor jou: één bron voor project control, rapportage en besluitvorming.

IVY heeft verschillende rapportages beschikbaar binnen het systeem. Ook is het mogelijk om een standaard PowerBI dashboard af te nemen waarmee je stuurinformatie visualiseert én rapportages maakt geschikt voor jullie bureau.

Ja. Je kunt projecten aanmaken met projecttemplates (projectsjablonen) en daarmee werkwijzen standaardiseren, dat is handig bij groei en meerdere teams. Ook kan je voor projectkansen offertesjablonen en facturatieschema’s als template vastleggen.

Ja. IVY is ontwikkeld met ingenieursbureaus en ondersteunt complexe projectstructuren met (sub)fases en herbruikbare templates. Die structuur loopt automatisch door naar planning en urenregistratie, zodat je altijd grip houdt op voortgang, capaciteit en budget. Je kan zelf eenvoudig templates volgens de DNR/STB aanmaken om deze vervolgens te gebruiken voor alle projecten. Uiteraard ben je vrij om vóór of tijdens het project de begroting aan te passen.

Ja, in IVY maak je eenvoudig een projectcalculatie voor vaste prijs projecten, regie of dat allebei. Je ziet direct de kostprijs en verkoopprijs (ookwel tarieven) van medewerkers op basis van uren, kosten en werk van derden. Deze tarieven worden onder anderen ingevuld bij de collegakaart in het HRM overzicht. Meerwerk? Dat voeg je tijdens het project snel toe, zodat je calculatie actueel blijft. Je begint met een projecttemplate en hoeft alleen de budgetten in te vullen. Zo ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan de opstart en kan je gelijk door naar de klant!

Ja, wijzigingen zoals meerwerk, aangepaste afspraken of gewijzigde planning kunnen eenvoudig worden doorgevoerd zonder dat je het hele project opnieuw hoeft in te richten. Als projectleider heb je de optie om je template te wijzigen en fases actief of inactief te maken. Ook de volgorde van fases en bijbehorende deadlines en mijlpalen zijn aanpasbaar in de projectplanning. IVY geeft structuur door standaarden vast te leggen maar geeft je de flexibiliteit om (met de juiste rchten) zaken als projecten, planning, uren en facturatie aan te passen).

IVY ondersteunt samenwerking binnen projecten met meerdere teams, rollen of afdelingen. Iedereen werkt binnen dezelfde projectomgeving waardoor informatie altijd actueel blijft. Ook bestaat er een ‘intercompany‘ instelling, waardoor het mogelijk wordt om met meerdere BV’s/maatschappen in één omgeving te werken. Zo wordt de wijze van projectmanagement binnen het bureau centraal beheerd en blijft uniformiteit in de organisatie bestaan.

Er zijn verschillende soorten projectmanagement tools. Sommige oplossingen richten zich vooral op taken, samenwerking en deadlines, terwijl andere software meer gericht is op planning, urenregistratie, budgetbewaking of rapportages. Voor projectgestuurde organisaties is vaak behoefte aan een geïntegreerde oplossing waarin meerdere processen samenkomen.

IVY combineert projectmanagement, projectplanning, urenregistratie, begroting, CRM, facturatie en rapportages binnen één omgeving. Hierdoor loopt informatie mee vanaf het eerste klantcontact en de offerte tot en met de uitvoering, projectbewaking en uiteindelijke facturatie. Je voorkomt daarmee dat projectinformatie verspreid raakt over losse tools, Excel-bestanden en administratieve systemen.

Projectmanagement software helpt organisaties om projecten gestructureerder, efficiënter en voorspelbaarder uit te voeren. Een goede projectmanagement tool geeft projectleiders inzicht in planning, budget, uren en voortgang, terwijl medewerkers vanuit één duidelijke projectstructuur kunnen werken.

Met IVY worden deze onderdelen met elkaar verbonden. Geregistreerde uren zijn bijvoorbeeld direct zichtbaar binnen het projectbudget en de planning, terwijl actuele projectdata gebruikt kan worden voor rapportages en facturatie. Hierdoor ontstaat minder dubbele administratie en worden afwijkingen eerder zichtbaar. Managers en projectleiders kunnen daardoor sneller bijsturen op onder andere capaciteit, projectresultaat, meerwerk en rendement.

Juist wanneer meerdere projecten tegelijkertijd lopen, wordt centraal projectmanagement belangrijk. Je wilt niet alleen weten hoe één project ervoor staat, maar ook waar capaciteit nodig is, welke projecten aandacht vragen en hoe budgetten en deadlines zich tot elkaar verhouden.

In IVY beheer je al je projecten vanuit één centrale omgeving. Projecten kunnen worden opgebouwd uit fases, subfases en taken en gekoppeld worden aan medewerkers, budgetten en deadlines. De capaciteitsplanning laat zien waar medewerkers zijn ingepland en waar nog ruimte beschikbaar is. Met dashboards en rapportages kun je daarnaast projectresultaten, voortgang, bezetting en afwijkingen over meerdere projecten heen analyseren. Zo behoud je ook bij een groeiende projectportefeuille controle over de totale organisatie.

IVY is ontwikkeld voor projectgestuurde zakelijke dienstverleners en sluit specifiek aan bij organisaties die werken met projecten, uren, medewerkers, budgetten en facturatie. Denk bijvoorbeeld aan architectenbureaus, ingenieursbureaus, bouwadviesbureaus, consultancy- en adviesbureaus, bouwmanagement en andere zakelijke dienstverleners.

De inrichting kan worden afgestemd op de werkwijze van het bureau. Architecten kunnen bijvoorbeeld werken met herkenbare projectfaseringen en templates, terwijl ingenieurs complexe projecten kunnen verdelen over fases, subfases, disciplines en teams. Adviesbureaus kunnen projecten, urenregistratie, CRM en facturatie juist binnen één workflow combineren. Zo biedt IVY een vaste basis, zonder dat ieder bureau exact hetzelfde hoeft te werken.

Ja. Projectmanagement software wordt sterker wanneer deze goed samenwerkt met de andere systemen binnen je organisatie. IVY biedt daarom verschillende integraties en koppelingen voor financiële administratie, HR, documentbeheer, communicatie en business intelligence.

IVY kan onder andere gekoppeld worden met Twinfield, Exact Online, Exact Globe, SnelStart, Nmbrs, Loket.nl, Microsoft SharePoint, Outlook en Power BI. Ook zijn er mogelijkheden rondom Office 365 en digitale ondertekening via onder andere DocuSign en ValidSign. Zo hoeft informatie niet telkens handmatig tussen systemen te worden overgenomen en blijft IVY de centrale basis voor je projectadministratie, terwijl gespecialiseerde systemen hun eigen rol behouden.

Ja. IVY is online toegankelijk, waardoor projectinformatie ook buiten kantoor beschikbaar is. Vooral voor medewerkers die regelmatig bij klanten, op projectlocaties of thuis werken is dat belangrijk.

Zo kunnen medewerkers via mobiel onder andere hun uren registreren, zodat de projectadministratie actueel blijft zonder dat uren achteraf opnieuw ingevoerd hoeven te worden. Projectinformatie blijft centraal beschikbaar voor projectleiders en collega’s en geregistreerde uren worden direct gekoppeld aan projecten, planning, budgetten en uiteindelijk de facturatie. Daardoor blijft de projectadministratie actueel, ongeacht waar medewerkers werken.