Controle over projecten, prestaties en winstgevendheid

Binnen IVY maak je met behulp van projecttemplates je projecten aan in enkele kliks. Je vult de basisinformatie in, vult de begroting op en bent klaar voor de start van het project. Jij kiest of je een uitgebreide of simpele structuur gebruikt. Meer weten over projectmanagement? Bekijk onze projectmanagement pagina.

Ja, in IVY maak je eenvoudig een projectcalculatie voor vaste prijs projecten, regie of dat allebei. Je ziet direct de kostprijs en verkoopprijs (ookwel tarieven) van medewerkers op basis van uren, kosten en werk van derden. Deze tarieven worden onder anderen ingevuld bij de collegakaart in het HRM overzicht. Meerwerk? Dat voeg je tijdens het project snel toe, zodat je calculatie actueel blijft. Je begint met een projecttemplate en hoeft alleen de budgetten in te vullen. Zo ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan de opstart en kan je gelijk door naar de klant!

IVY ondersteunt samenwerking binnen projecten met meerdere teams, rollen of afdelingen. Iedereen werkt binnen dezelfde projectomgeving waardoor informatie altijd actueel blijft. Ook bestaat er een ‘intercompany‘ instelling, waardoor het mogelijk wordt om met meerdere BV’s/maatschappen in één omgeving te werken. Zo wordt de wijze van projectmanagement binnen het bureau centraal beheerd en blijft uniformiteit in de organisatie bestaan.

Ja. IVY ondersteunt projectstructuren met fases en subfases en laat je werken met herbruikbare templates. Dat is vooral relevant voor bureaus die veel projecten volgens een herkenbare werkwijze uitvoeren, maar toch ruimte nodig hebben voor projectspecifieke afwijkingen. Een goede template verkort de opstart en zorgt dat budget, taken en afspraken consequent worden ingericht. Voor architectenbureaus kan dat bijvoorbeeld aansluiten op een DNR-structuur; ingenieursbureaus gebruiken vaak gelaagde structuren voor disciplines en deelprojecten. Zo combineer je standaardisatie met de diepgang van het project.

In IVY koppel je budgetten aan de projectstructuur en registreer je de realisatie vanuit uren en kosten. Hierdoor kan een projectleider tijdens het project zien hoe de besteding zich verhoudt tot wat vooraf is begroot. Door die informatie te combineren met urenregistratie en rapportages ontstaat een actueel beeld van voortgang en projectresultaat. Het voordeel is dat een afwijking niet pas zichtbaar wordt bij de eindcalculatie. Je kunt eerder onderzoeken waar extra inzet ontstaat, of er sprake is van meerwerk en welke actie nodig is om marge en planning te beschermen.

Tijdens een project veranderen scope, planning of afspraken regelmatig. In IVY kun je wijzigingen en meerwerk binnen de bestaande projectstructuur verwerken, zodat de oorspronkelijke opdracht en de nieuwe werkelijkheid niet los van elkaar komen te staan. Door extra werkzaamheden apart zichtbaar te houden, kun je beter beoordelen wat de impact is op uren, budget en facturatie. De koppeling met facturatie helpt om afspraken ook financieel te volgen. Dat geeft projectleiders een betere basis om meerwerk tijdig te bespreken in plaats van het pas na afloop in de cijfers terug te zien.

Het project is in IVY de centrale context. Vanuit dezelfde projectstructuur plan je capaciteit, registreer je gerealiseerde uren en leg je afspraken vast die nodig zijn voor facturatie. Daardoor sluiten capaciteitsplanning, urenregistratie en facturatie op elkaar aan. Een projectleider ziet bijvoorbeeld niet alleen het budget, maar kan dat ook relateren aan geplande en gerealiseerde inzet. Finance hoeft vervolgens minder informatie opnieuw te verzamelen. De winst zit dus niet in één losse functie, maar in de doorlopende lijn tussen wat is afgesproken, gepland, uitgevoerd en gefactureerd.

Ja. IVY werkt met rollen en rechten, zodat niet iedere gebruiker dezelfde informatie hoeft te zien of dezelfde wijzigingen kan doorvoeren.

Je kunt bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:

• medewerkers;
• projectleiders;
• controllers;
• managers;
• beheerders.

De rechtenstructuur wordt bij de inrichting afgestemd op de organisatie. IVY ondersteunt standaard rechtenprofielen, flexibele gebruikersrechten en tweefactorauthenticatie.

Meer over de inrichting van IVY lees je bij Starten met IVY.

Ja. Met projecttemplates in IVY leg je een vaste basis vast voor projecten die vaker volgens dezelfde werkwijze worden uitgevoerd.

Een template kan bijvoorbeeld helpen om:

• dezelfde fases en subfases te gebruiken;
• vaste projectstappen te standaardiseren;
• begrotingen sneller op te stellen;
• deadlines en werkzaamheden herkenbaar in te richten;
• verschillen tussen projectteams te verkleinen.

Voor architecten- en ingenieursbureaus kunnen bijvoorbeeld eigen faseringen worden ingericht. Een template vormt daarbij het uitgangspunt: tijdens het project kun je de inrichting nog aanpassen als de werkelijkheid besluit zich niet aan de template te houden.

Meer over de bredere mogelijkheden van projectmanagement software.

In IVY gebruiken deze onderdelen dezelfde projectstructuur. Dat voorkomt dat planning, uren en financiële administratie ieder een eigen versie van het project krijgen.

De gegevens lopen door het proces heen:

• Projectmanagement vormt de basis met fases, budgetten en afspraken.
• Planning verdeelt capaciteit over die projecten en fases.
• Urenregistratie legt de daadwerkelijke besteding vast.
• Facturatie gebruikt projectafspraken en geregistreerde prestaties voor de financiële afhandeling.
• Rapportages maken voortgang en resultaten inzichtelijk.

Daardoor hoef je projectinformatie minder vaak over te nemen tussen losse systemen of spreadsheets. De website beschrijft deze verbinding expliciet: budgetten, planning, uren, realisatie en facturatiestand komen samen binnen het project.

IVY koppelt de projectbegroting aan de werkelijke voortgang van het project. Daardoor kun je gedurende het project zien hoe budget, uren en financieel resultaat zich ontwikkelen.

Je kunt bijvoorbeeld sturen op:

• budget versus realisatie;
• financiële voortgang per project, fase of subfase;
• onderhanden werk (OHW);
• verwacht projectresultaat;
• geboekte uren en kosten;
• afwijkingen ten opzichte van de begroting.

Voor bredere managementinformatie kun je deze projectdata gebruiken in rapportages en in de IVY Power BI stuurinformatie.

IVY toont projectinformatie en financiële voortgang per project en fase en ondersteunt rapportages en Power BI voor verdere analyse.

Ja. Een lopend project hoeft niet opnieuw te worden ingericht wanneer de opdracht verandert. In IVY kun je gedurende het project wijzigingen verwerken.

Denk aan:

• aanvullend meerwerk toevoegen;
• budgetten aanpassen;
• projectfases activeren of inactiveren;
• de volgorde van fases wijzigen;
• deadlines en mijlpalen aanpassen;
• de planning bijwerken;
• afspraken meenemen richting facturatie.

Zo behoud je een vaste projectstructuur zonder te doen alsof een project na de offerte nooit meer verandert. De huidige projectmanagementfunctionaliteit ondersteunt onder andere meerwerk, wijzigingsbeheer en het aanpassen van fases, deadlines en mijlpalen.

Ja. IVY ondersteunt projecten waarbij meerdere teams, afdelingen of werkmaatschappijen betrokken zijn.

Binnen dezelfde projectomgeving kunnen:

• verschillende medewerkers en rollen samenwerken;
• projectinformatie centraal beschikbaar blijven;
• werkzaamheden tussen teams worden verdeeld;
• rechten per gebruiker worden ingesteld;
• meerdere BV’s of maatschappen via de intercompany-inrichting samenwerken.

Zo kan een organisatie projecten centraal organiseren zonder iedere afdeling een eigen projectadministratie te laten bouwen.

Ja. In IVY kun je vooraf berekenen welke uren, kosten en opbrengsten je binnen een project verwacht. Daarbij kun je werken met verschillende tarief- en contractvormen.

Je kunt onder andere rekening houden met:

• begrote uren van medewerkers;
• kost- en verkooptarieven;
• externe kosten en werk van derden;
• projecten op regiebasis;
• projecten met een vaste prijs;
• een combinatie van vaste prijs en regie;
• aanvullend meerwerk.

Tijdens de uitvoering vergelijk je de begroting vervolgens met de daadwerkelijke realisatie. Zo is de projectbegroting niet alleen iets wat vóór het project interessant is.

Voor de financiële kant van projecten kun je ook verder lezen over projectadministratie software.