Documentenbeheer
Van projectdocumenten en contracten tot personeelsdossiers en offertes: met IVY Documentenbeheer zijn documenten automatisch gekoppeld aan de juiste relatie, medewerker of project. Zo werk je vanuit één centrale structuur, voorkom je fouten en heeft iedereen altijd toegang tot de meest actuele versie.
✅ Gekoppeld met SharePoint (Office365)
✅ Documenten in eigen beheer
✅ Werken in de cloud
Benieuwd hoe dat jouw bureau zou helpen?
Meer structuur in documentatie voor de hele organisatie
Bij een nieuw project, een nieuwe relatie of een nieuwe medewerker wordt automatisch de juiste documentstructuur aangemaakt. Contracten, PvE’s, ID-documenten en projectstukken krijgen direct hun vaste plek.
Werk met vaste templates die automatisch project-, relatie- of personeelsgegevens invullen vanuit IVY. Zo blijft iedere offerte, overeenkomst of rapport herkenbaar en professioneel.
Voorkom dubbele bestanden en verwarring. Iedereen werkt vanuit hetzelfde document en ziet altijd de meest recente versie. Natuurlijk is het wel mogelijk om oudere versies in te zien.
Documentenbeheer zonder zoeken, kopiëren en losse mappen
Als architect, adviseur of ingenieur werk je dagelijks met honderden documenten. Projectplannen, contracten, offertes, tekeningen, personeelsdossiers en rapportages. Toch gaat er nog veel tijd verloren aan het aanmaken van mappen, zoeken naar bestanden of controleren welke versie de juiste is.
Documentenbeheer hoort geen administratieve taak te zijn. Het moet je werk ondersteunen.
Met IVY zijn documenten direct gekoppeld aan de juiste relatie, medewerker of het juiste project. Daardoor werk je vanuit één vaste structuur en beschikt iedereen altijd over dezelfde actuele informatie.
IVY en SharePoint: de kracht van twee systemen
Bij IVY geloven we dat software moet ondersteunen, niet ingewikkelder maken. Daarom is Documentenbeheer volledig geïntegreerd met Microsoft SharePoint, onderdeel van de MS365 Suite.
IVY zorgt ervoor dat documenten automatisch op de juiste plek terechtkomen. SharePoint verzorgt de veilige opslag, versiebeheer en samenwerking.
Samen vormen ze één omgeving waarin je documenten beheert zonder extra handelingen.
Waarom werken met SharePoint?
Werk in de cloud – Meerdere collega’s kunnen tegelijkertijd aan dezelfde offerte, rapportage of berekening werken zonder bestanden heen en weer te mailen.
Altijd inzicht in versies – SharePoint bewaart automatisch eerdere versies van documenten. Daardoor kun je altijd terug naar een eerdere versie wanneer dat nodig is.
Veilig opgeslagen – Microsoft investeert continu in beveiliging, beschikbaarheid en compliance. Zo blijven documenten veilig opgeslagen en voldoe je eenvoudiger aan privacy- en kwaliteitsrichtlijnen.
Overal beschikbaar – Op kantoor, thuis of op de bouwplaats. Via browser of app heb je altijd toegang tot de juiste documenten.
Meer dan opslag alleen
Veel organisaties gebruiken SharePoint naast hun projectsoftware.
Daardoor moeten medewerkers voortdurend wisselen tussen systemen en ontbreekt de koppeling met projecten, CRM en HRM.
Met IVY werken beide systemen samen. Documenten worden automatisch gekoppeld aan de juiste gegevens, zonder extra administratie.
Vul het formulier in voor vrijblijvend contact!
Vul het formulier in
Klik hierDigitaal ondertekenen vanuit je documenten
Wanneer een offerte, contract of projectdocument gereed is, stuur je deze direct vanuit IVY en SharePoint ter ondertekening.
Dankzij de integratie met oplossingen zoals DocuSign, ValidSign en Adobe Sign hoeft een document niet eerst te worden gedownload of handmatig verstuurd.
Zo werkt digitaal ondertekenen
Versturen vanuit SharePoint – Selecteer het document in SharePoint en start direct de ondertekenworkflow.
Automatisch terugplaatsen – Na ondertekening wordt het definitieve PDF-bestand inclusief certificaat automatisch opgeslagen in de juiste project- of relatiedocumenten in SharePoint.
Eigen workflows – Bepaal zelf wie documenten ontvangt, beoordeelt en ondertekent.
De complete workflow, overal binnen je bureau
IVY Documentenbeheer trekt één logische lijn door je hele bedrijfsvoering. Of het nu gaat om het onboarden van een nieuwe projectarchitect in HRM, het opvolgen van een commerciële kans in CRM, of het live samenwerken in SharePoint tijdens de ontwerpfase: al je documenten staan direct op de juiste plek. Door de naadloze verbinding met betrouwbare cloud-opslag en digitale ondertekening elimineer je administratieve ruis en werk je sneller, professioneler en volledig synchroon.
Ervaar zelf de kracht van IVY.
Probeer 14 dagen gratis!
Projectsoftware die werkt voor jou als projectgestuurde organisatie.
"*" geeft vereiste velden aan