Productiviteit vs Declarabiliteit: De formule voor een winstgevend bureau

In de consultancy- en advieswereld draait bijna alles om tijd. Tijd is ons meest waardevolle bezit, het is ons grootste goed. Toch hebben veel bureaus moeite om te bepalen hoe effectief ze die tijd eigenlijk gebruiken. Het Benchmark Rapport 2026 van IVY Software laat zien dat de gemiddelde productiviteit in de sector op 72,4% ligt. Dit betekent dat ongeveer driekwart van de beschikbare tijd besteed wordt aan externe projecten. Opmerkelijk is dat kleinere bureaus (minder dan 20 FTE) met een gemiddelde van 74,4% iets beter presteren dan grotere organisaties met meer dan 50 medewerkers, die gemiddeld op 70,8% uitkomen. Grote organisaties hebben vaak te maken met uitgebreide overlegstructuren en strikte processen, waardoor er waardevolle uren verloren gaan aan overhead.

Hoe moet je kijken naar productiviteit?

Maar hoe maakt jouw bureau het er écht van? Om dat te achterhalen, is het belangrijk om de productiviteitsformule goed te begrijpen.

Wat houdt productiviteit eigenlijk in? In het benchmarkrapport wordt productiviteit gedefinieerd als het percentage van de contractuele uren dat daadwerkelijk aan externe projecten besteed wordt, na aftrek van verlof, ziekte en feestdagen. Bij veel bureaus worden de termen productiviteit en declarabiliteit als synoniemen beschouwd, omdat de geregistreerde projecturen direct gefactureerd worden. Een lage score is een duidelijke waarschuwing: het wijst op verloren capaciteit door interne, irrelevante taken.

In de grafiek hiernaast zie je hoe branchegenoten een lage score voorkomen.

De Formule: Zo bereken je het zelf

Laten we een concreet rekenvoorbeeld nemen op basis van de systematiek uit het benchmarkrapport:

Stel, je hebt een team van 10 medewerkers met een contract van 40 uur per week. In een specifieke week valt er in totaal 56 uur weg door vakantie en een ziekmelding. Dat brengt het totaal aantal beschikbare, werkbare uren op 344 uur.

In diezelfde week schrijven de medewerkers de volgende uren op klanten:

• 2 Projectleiders: ieder 22 uur (= 44 uur)
• 8 Projectdeelnemers: gemiddeld 28 uur (= 224 uur)

Totaal uren aan klanten: 268 uur

De rekensom zie je in de afbeelding hiernaast.

Met een score van 76,9% presteert dit fictieve team ruim boven het branchegemiddelde van 72,4%.

Hoe kun je de productiviteit verhogen?

Als jouw marge lager is dan de benchmark, dan is de oplossing zelden ‘nooit meer pauze houden’ of simpelweg harder schreeuwen dat er geschreven moet worden. De koplopers uit het onderzoek verbeteren hun efficiëntie door administratieve obstakels te verlagen. Meer dan de helft van de bureaus besteedt momenteel nog steeds meer dan 10% van hun tijd aan administratieve taken. Door het automatiseren van urenregistratie en planning, kunnen die verloren interne uren omgezet worden in declarabele klanturen.