Hoe je als Ingenieur je efficiëntie berekent: Productiviteit & Declarabiliteit

Als ingenieur werk je dagelijks aan complexe vraagstukken, technische ontwerpen en projectuitvoering. Tegelijkertijd vragen interne afstemming, kwaliteitsborging en projectadministratie om tijd en aandacht. Juist daarom is het belangrijk om scherp te sturen op hoe beschikbare capaciteit wordt ingezet.

Tijd vormt de belangrijkste grondstof binnen een ingenieursbureau. Toch blijkt het voor veel organisaties lastig om precies te bepalen hoeveel van die tijd daadwerkelijk waarde toevoegt aan projecten. Uit het Benchmark Rapport 2026 van IVY Software blijkt dat de gemiddelde productiviteit binnen de ingenieursbranche 72,4% bedraagt. Dat betekent dat ruim zeven op de tien beschikbare uren worden besteed aan externe opdrachten. Opvallend is dat kleinere bureaus (tot 20 FTE) gemiddeld 74,4% realiseren, terwijl organisaties met meer dan 50 medewerkers uitkomen op 70,8%. Naarmate bureaus groeien, nemen coördinatie, interne processen en overlegmomenten vaak toe, waardoor een groter deel van de beschikbare capaciteit opgaat aan indirect werk.

Welke cijfers zijn echt relevant?

Hoe weet je of jouw bureau goed presteert? Dat begint met inzicht in de definitie en berekening van productiviteit.

Binnen het benchmarkonderzoek wordt productiviteit gedefinieerd als het aandeel van de contractuele uren dat daadwerkelijk wordt besteed aan externe projecten, nadat verlof, ziekte en feestdagen zijn gecorrigeerd. Binnen veel ingenieursbureaus lopen productiviteit en declarabiliteit grotendeels gelijk op, omdat projecturen rechtstreeks gekoppeld zijn aan factureerbare werkzaamheden. Wanneer de productiviteit achterblijft, is dat vaak een signaal dat er capaciteit verloren gaat aan interne activiteiten die weinig bijdragen aan projectresultaten of omzet.

In de grafiek hiernaast zie je hoe vergelijkbare bureaus hun productiviteit op peil houden.

De berekening

Een voorbeeld uit de praktijk maakt de berekening direct inzichtelijk.

Stel dat je een team hebt van 14 medewerkers met een contractomvang van 40 uur per week. Door verlof, ziekte en een cursusdag vallen er in totaal 84 uur weg. Daardoor blijven er 476 productieve uren beschikbaar.

Gedurende dezelfde week worden de volgende uren geregistreerd op projecten:

3 Senior Engineers: gemiddeld 30 uur (= 90 uur)

8 Engineers: gemiddeld 31 uur (= 248 uur)

3 Projectcoördinatoren: gemiddeld 24 uur (= 72 uur)

Totaal aantal projecturen: 410 uur

De volledige berekening zie je in de afbeelding hiernaast.

Met een productiviteit van 86,1% behaalt dit voorbeeldteam een resultaat dat ruim boven het branchegemiddelde van 72,4% ligt.

Hoe verbeter je deze resultaten?

Wanneer jouw bureau lager scoort dan de benchmark, ligt de oorzaak meestal niet bij een gebrek aan inzet. De best presterende ingenieursbureaus richten zich vooral op het verminderen van indirecte werkzaamheden. Uit het onderzoek blijkt dat veel organisaties nog altijd meer dan 10% van hun tijd besteden aan administratieve processen, rapportages en interne coördinatie. Door urenregistratie, resourceplanning en projectbewaking slimmer in te richten, ontstaat meer ruimte voor factureerbare projecturen zonder extra druk op medewerkers.