Grip op de aanneemsom: Waarom 31% van de projecten buiten budget loopt

De valkuil van de vaste prijs: Waarom projecten ongemerkt onrendabel worden

In de wereld van zakelijke dienstverlening zien we een duidelijke verschuiving in de manier waarop projecten gefactureerd worden. Waar het vroeger gebruikelijk was om op basis van ‘uurtje-factuurtje’ te werken, blijkt nu dat maar liefst 55% van alle projecten in de consultancy- en adviessector op basis van een vaste prijs wordt uitgevoerd. Slechts 45% wordt nog op nacalculatie afgerekend. Klanten verlangen naar deze voorspelbaarheid; ze willen van tevoren weten waar ze aan toe zijn. Maar voor de bureaus zelf brengt deze aanpak aanzienlijke risico’s met zich mee. Want als een project vertraging oploopt, zijn de extra uren voor rekening van het bureau. En dat gaat vaak mis.

Budgetbeheersing

Uit het IVY Software Benchmark Rapport 2026 blijkt dat budgetbeheersing een groot probleem blijft: gemiddeld ziet 31% van de bureaus dat de projectkosten hoger uitvallen dan aanvankelijk begroot. Bij een grote groep bureaus is er zelfs bij 26% tot 50% van alle projecten sprake van een budgetoverschrijding.

De stille boosdoeners: Scope creep en inefficiëntie.

Oorzaak van de budgetoverschrijding

Waarom is het zo moeilijk om binnen het budget te blijven? Respondenten van het benchmarkonderzoek wijzen naar een aantal duidelijke oorzaken:

1. Onduidelijkheid en wijzigingen in de scope: Klanten vragen vaak om ‘kleine aanpassingen’ tijdens het project. Als deze wijzigingen niet als extra werk worden vastgelegd en doorberekend, slurpen ze direct de brutomarge (gemiddeld 28,6% in de sector) op.
2. Projectvertragingen: Vertraagde klantinput of planningsproblemen zorgen ervoor dat consultants langer met een project bezig zijn dan begroot.
3. Interne inefficiëntie: Handmatige processen en een gebrek aan realtime inzicht leiden ertoe dat budgetoverschrijdingen pas opgemerkt worden bij de eindfacturatie.

Hoe je wél budgetten beheerst

De controle teruggrijpen: Sturen aan de voorkant, niet achteraf.

Slechts 9% van de bureaus geeft aan dat de projectkosten gemiddeld lager uitvallen dan begroot. Hun geheim? Zij gebruiken een sterke methodologie voor projectmanagement:

• Historische data gebruiken: Ze begroten niet op basis van gevoel, maar analyseren zorgvuldig gegevens van vergelijkbare, eerdere projecten.
• Tussentijdse meetmomenten: In plaats van achteraf te kijken naar de schade, vergelijken ze wekelijks de gewerkte uren en externe kosten met het resterende budget.
• Strikte scopebewaking: Elk verzoek dat buiten de initiële afspraken valt, wordt direct geclassificeerd als extra werk. Dit voorkomt dat budgetoverschrijdingen leiden tot verlies van marge, maar zorgt juist voor extra omzet.

Zonder actuele stuurinformatie is het managen van projecten als vliegen in de mist. Pas als je realtime ziet waar de uren dreigen te overschrijden, kun je proactief bijsturen en je rendement veiligstellen.