Werkvoorraad of winst? Je hebt allebei nodig.

Is veel uren maken per definitie beter?

Voor veel directeuren, teamleiders en projectmanagers binnen adviesbureaus is het een herkenbare uitdaging. De ene periode draait het bureau op volle toeren en is de agenda weken vooruit gevuld, terwijl enkele maanden later de instroom van nieuwe opdrachten afneemt. Het op peil houden van de werkvoorraad blijft daardoor een continu aandachtspunt. Een gezonde buffer van ongeveer drie maanden aan gegarandeerd werk biedt rust, maar vraagt om voortdurend inzicht en tijdige sturing.

Tegelijkertijd vertelt een goed gevulde orderportefeuille maar een deel van het verhaal. Want ook wanneer consultants volop aan het werk zijn, kunnen projecten ongemerkt minder rendabel worden. Extra adviesuren, aanvullende vragen van opdrachtgevers of een project dat langzaam uitloopt, hebben direct invloed op de marge. Zonder actueel inzicht in de voortgang wordt dat vaak pas zichtbaar wanneer de resultaten tegenvallen of de declarabiliteit onder druk komt te staan.

Een onvoorspelbare werkvoorraad brengt risico’s met zich mee

Wanneer een adviesbureau onvoldoende zicht heeft op toekomstige opdrachten, ontstaan er twee situaties die het rendement direct beïnvloeden. Zeker in een branche waar de gemiddelde brutomarge rond de 28,6% ligt.

1. Overbelasting door onverwachte groei

Wanneer meerdere opdrachten tegelijkertijd starten, neemt de druk op consultants en projectteams snel toe. De beschikbare capaciteit raakt volledig benut, terwijl het aantrekken van nieuwe medewerkers tijd kost. Veel bureaus schakelen daarom op korte termijn externe adviseurs of zelfstandigen in. Dat biedt flexibiliteit, maar verhoogt tegelijkertijd de projectkosten, waardoor marges onder druk komen te staan.

2. Dalende declarabiliteit bij minder opdrachten

Blijft de instroom van nieuwe projecten achter, dan ontstaat juist het tegenovergestelde probleem. Consultants besteden meer tijd aan interne werkzaamheden, kennisontwikkeling of acquisitie. Hoewel dit waardevolle activiteiten zijn, leveren ze geen directe omzet op. Een gezonde productiviteit ligt gemiddeld rond de 72,4%, maar zonder voldoende declarabele uren loopt deze snel terug. Elk uur dat niet aan een opdrachtgever kan worden gefactureerd, heeft uiteindelijk invloed op het financiële resultaat.

Vaste prijsafspraken vragen om scherpe projectbewaking

Ook de manier waarop projecten worden uitgevoerd, bepaalt in hoge mate het uiteindelijke rendement. Uit het benchmarkonderzoek blijkt dat inmiddels 55% van de projecten binnen de zakelijke dienstverlening wordt uitgevoerd op basis van een vaste prijs. Voor veel adviesbureaus betekent dit dat vooraf duidelijke afspraken worden gemaakt over budget, planning en oplevering.

Juist dan ontstaat het risico van scope creep. Tijdens een adviestraject komen regelmatig aanvullende vragen of extra analyses naar voren. Een extra workshop, aanvullende rapportage of verdiepende sessie lijkt misschien een kleine uitbreiding, maar kost vaak meer uren dan vooraf wordt ingeschat.

Omdat consultants de opdrachtgever graag goed willen helpen, worden deze extra werkzaamheden lang niet altijd als meerwerk geregistreerd. De uren worden wel gemaakt, maar niet gefactureerd. Daardoor ziet inmiddels meer dan 31% van de bureaus projecten ongemerkt buiten budget eindigen.

Sturen op data in plaats van onderbuikgevoel

Adviesbureaus die structureel grip houden op hun rendement, baseren hun beslissingen niet uitsluitend op ervaring. Zij combineren hun commerciële pipeline, capaciteitsplanning en projectinformatie in één actueel overzicht. Met een rolling forecast ontstaat inzicht in de komende drie tot zeven maanden.

Welke offertes hebben een grote kans om opdracht te worden? Welke projecten lopen volgens planning? En sluiten de gerealiseerde uren nog aan op het beschikbare budget?

Door urenregistratie, projectvoortgang en financiële resultaten continu naast elkaar te leggen, kunnen afwijkingen vroeg worden gesignaleerd. Dat maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen of met opdrachtgevers het gesprek aan te gaan over aanvullend werk, voordat de projectmarge verdwijnt.

Dat is geen overbodige luxe. Met een gemiddelde omzet per FTE van ruim €131.000 heeft iedere declarabele week directe invloed op het rendement van een adviesbureau.