Terug naar de kennisbank voor Consultancy- & Adviesbureaus

Mobiele urenregistratie IVY Software

Projecten lopen door, afspraken volgen elkaar op en medewerkers zijn regelmatig onderweg. Juist dan schiet urenregistratie er vaak bij in. Uren worden aan het einde van de week ingevuld, losse notities raken kwijt en projectinformatie is niet altijd compleet.

Met de mobiele app van IVY registreer je uren direct op locatie, onderweg of tussen afspraken door. Zo blijft de administratie actueel en beschikken projectleiders, controllers en management altijd over actuele informatie.

Waarom mobiele urenregistratie belangrijk is

Veel organisaties herkennen het probleem: medewerkers vullen uren achteraf in omdat ze tijdens de werkdag geen toegang hebben tot hun laptop. Hierdoor ontstaat het risico op onvolledige urenregistraties en vergeten werkzaamheden.

Door uren direct vast te leggen op het moment dat werkzaamheden plaatsvinden, ontstaat een veel nauwkeuriger beeld van de werkelijkheid.

Hoe dichter urenregistratie op het werkmoment zit, hoe betrouwbaarder de projectinformatie wordt.

Direct inzicht bij het openen van de app

Na het openen van de IVY-app kom je direct in het urenoverzicht terecht. Hier zie je in één oogopslag:

De huidige week en geselecteerde dag
Het aantal geregistreerde uren
Reeds geboekte uren per project
De status van je urenregistratie

Door eenvoudig te swipen navigeer je tussen weken. Wil je verder vooruit of terugkijken? Dan kun je de weekweergave uitbreiden naar een maandoverzicht.

Snel uren registreren vanaf iedere locatie

Een nieuwe urenboeking toevoegen kost slechts enkele seconden.

Je kiest het project, voert het aantal uren in en vult eventueel aanvullende informatie toe. Hierdoor wordt niet alleen geregistreerd hoeveel tijd is besteed, maar ook waar deze tijd aan is besteed.

Bij een urenboeking kun je onder andere vastleggen:

Aantal gewerkte uren
Datum
Project
Interne notitie
Externe notitie
Eventuele onkosten

Voor organisaties die werken met projectfasen, deelprojecten of taken wordt deze informatie direct gekoppeld aan de juiste projectstructuur.

Altijd overzicht en makkelijk aanpassen

Gedurende de week bouw je automatisch een compleet overzicht op van alle geregistreerde werkzaamheden.

Per dag zie je:

Welke projecten zijn geboekt
Welke fasen of taken zijn uitgevoerd
Het aantal geregistreerde uren
De voortgang van je weekregistratie

Moet er iets worden aangepast? Dan open je eenvoudig een bestaande boeking om deze te wijzigen of te verwijderen.

Uren indienen voor controle en goedkeuring

Wanneer de weekregistratie compleet is, kunnen medewerkers hun uren indienen.

Hiermee ziet de verantwoordelijke direct dat de registratie gereed is voor controle. Dit voorkomt losse e-mails of herinneringen en zorgt voor een gestroomlijnd goedkeuringsproces.

Na het indienen verandert de status automatisch.

Wordt een registratie afgekeurd? Dan ziet de medewerker direct waarom en kan de boeking eenvoudig worden aangepast en opnieuw worden aangeboden.

Terugkerende werkzaamheden? Kopieer een volledige week

Voor medewerkers die regelmatig aan dezelfde projecten werken, biedt IVY de mogelijkheid om een bestaande week te kopiëren.

Hiermee kunnen uren en eventueel onkosten worden overgenomen naar een nieuwe periode.

Dat bespaart tijd en voorkomt onnodig handmatig invoerwerk.

Vooral bij vaste onderhoudscontracten, langdurige projecten of terugkerende werkzaamheden levert dit veel efficiëntie op.

Werk waar je bent, registreer waar je werkt

Met de mobiele app van IVY registreer je uren en onkosten direct op het moment dat werkzaamheden plaatsvinden. Dat voorkomt administratieve achterstanden en zorgt voor actuele projectinformatie voor de hele organisatie.

Of je nu op kantoor werkt, onderweg bent of op locatie bij een opdrachtgever: je urenregistratie is altijd binnen handbereik.

Verder lezen over urenregistratie in IVY?