Meer declarabele tijd begint met minder administratie

Efficiënt draaien voor meer marge

De afgelopen weken hebben we gekeken naar de belangrijkste uitdagingen voor adviesbureaus. Een goed gevulde orderportefeuille biedt zekerheid, maar betekent niet automatisch dat projecten voldoende rendement opleveren. Loonkosten stijgen, commerciële tarieven groeien minder snel mee en vaste prijsprojecten maken de financiële ruimte voor fouten kleiner. Ondertussen blijft ervaren talent schaars en telt iedere declarabele uur.

Daarom wordt een andere vraag steeds belangrijker: hoeveel tijd gaat binnen het bureau verloren aan werkzaamheden die eigenlijk geautomatiseerd kunnen worden?

Juist daar ligt voor adviesbureaus een belangrijke kans. Want wanneer consultants minder tijd kwijt zijn aan administratie en projectmanagers sneller beschikken over actuele informatie, ontstaat niet alleen een efficiëntere organisatie. Er blijft ook simpelweg meer tijd over voor klanten en projecten.

Administratieve overhead kost declarabele uren

Bij architecten-, ingenieurs-, advies- en projectbureaus gaat in de praktijk nog altijd meer dan 10% van tijd en budget verloren aan handmatige, administratieve werkzaamheden.

Voor een adviesbureau raakt dat direct aan het verdienmodel. Een consultant die op vrijdagmiddag probeert te reconstrueren hoeveel uur aan welke klant is besteed, kan die tijd niet meer declareren. Hetzelfde geldt voor projectmanagers die handmatig budgetoverzichten bijwerken of financiële medewerkers die gegevens uit verschillende bestanden moeten combineren voordat ze kunnen factureren.

In een markt waarin loonkosten stijgen en tarieven onder druk staan, wordt deze overhead steeds moeilijker te negeren.

Automatisering is daarmee niet alleen een manier om processen gemakkelijker te maken. Het helpt om kostbare tijd beter te besteden en de winstgevendheid van het bureau te beschermen.

Waarom eilandautomatisering het probleem niet oplost

Veel adviesbureaus zijn al vergaand gedigitaliseerd. Toch betekent dat niet automatisch dat processen efficiënt verlopen.

Urenregistratie gebeurt bijvoorbeeld in één systeem, de capaciteitsplanning staat in Excel, commerciële kansen worden elders bijgehouden en de financiële administratie gebruikt weer andere software. Medewerkers werken digitaal, maar de informatie blijft verspreid.

Het gevolg is eilandautomatisering.

Wanneer systemen niet goed met elkaar communiceren, moet informatie handmatig worden overgenomen en gecontroleerd. Bij lokaal geïnstalleerde software komt daar soms nog toegang via VPN of CITRIX bij. Een eenvoudige handeling als uren registreren wordt dan iets dat consultants liever uitstellen.

Dat lijkt onschuldig, maar heeft gevolgen voor de projectsturing. Als uren pas dagen later worden ingevoerd, kijkt een projectleider naar een achterhaald beeld van het project.

Bij vaste prijsprojecten kan dat duur uitpakken. Tegen de tijd dat duidelijk wordt dat er meer adviesuren zijn besteed dan begroot, kan het moment om meerwerk met de opdrachtgever te bespreken al voorbij zijn.

Eén bron voor projecten, mensen en financiën

Adviesbureaus die deze versnippering doorbreken, brengen urenregistratie, planning, capaciteit en financiële projectinformatie samen in een geïntegreerd cloudplatform.

Niet omdat alles per definitie in één systeem moet zitten, maar omdat projectinformatie zonder onnodig handwerk beschikbaar moet zijn waar deze nodig is.

Dat levert vier concrete voordelen op.

1. Uren schrijven wordt onderdeel van het werk

Urenregistratie werkt het beste wanneer het nauwelijks moeite kost. Consultants moeten hun uren kunnen registreren vanaf hun laptop of telefoon, ongeacht of ze op kantoor, bij een klant of onderweg zijn.

Dat voorkomt dat de urenregistratie zich opstapelt tot het einde van de week en zorgt voor actuelere projectinformatie.

2. Projectmanagers sturen op wat er nu gebeurt

Wanneer geregistreerde uren direct beschikbaar zijn, ontstaat een actueel beeld van de financiële voortgang.

Hoeveel budget is gebruikt? Hoeveel werk moet nog worden uitgevoerd? En past de gerealiseerde inzet nog bij de afspraken met de opdrachtgever?

Projectleiders kunnen daardoor eerder handelen wanneer een adviestraject uit de pas begint te lopen.

3. Minder werk tussen urenregistratie en factuur

Ook facturatie kan eenvoudiger. Wanneer uren en projectgegevens al met elkaar verbonden zijn, hoeft de financiële administratie minder informatie uit verschillende systemen samen te voegen.

De stap van gewerkte uren naar facturatie wordt korter. Daardoor kan sneller worden gefactureerd en verbetert de cashflow.

4. Kleine extra werkzaamheden verdwijnen niet meer

Nog even een aanvullende analyse uitvoeren. Een extra overleg met de opdrachtgever. Of een rapportage verder uitwerken dan oorspronkelijk afgesproken.

Juist bij adviesprojecten kan scope creep bestaan uit veel kleine werkzaamheden die afzonderlijk nauwelijks opvallen. Wanneer uren eenvoudig en direct worden vastgelegd, wordt ook die extra inzet zichtbaar.

Dat helpt om declarabiliteit beter te bewaken en tijdig te bepalen wanneer aanvullend werk ook daadwerkelijk meerwerk is.