Minder administratie, meer ruimte voor architectuur

Werken aan design én goede cijfers

De afgelopen weken hebben we verschillende uitdagingen voor architectenbureaus onder de loep genomen. Volle orderportefeuilles bieden kansen, maar stijgende loonkosten en achterblijvende tarieven zetten het rendement onder druk. Tegelijkertijd kunnen projecten door vaste prijsafspraken en scope creep ongemerkt buiten budget raken. En in een krappe arbeidsmarkt wordt het steeds belangrijker om ervaren architecten, projectleiders en modelleurs te behouden.

Al deze ontwikkelingen hebben één ding gemeen: architectenbureaus kunnen zich steeds minder interne inefficiëntie veroorloven.

De vraag is daarom niet alleen hoeveel nieuwe projecten een bureau kan binnenhalen, maar ook hoe efficiënt die projecten worden georganiseerd. Juist daar maken goed presterende bureaus het verschil. Zij verminderen handmatig werk, verbinden processen met elkaar en zorgen dat actuele projectinformatie beschikbaar is op het moment dat deze nodig is.

Excel en losse systemen kosten meer dan alleen tijd

Bij veel architectenbureaus is door de jaren heen een verzameling van systemen en spreadsheets ontstaan. Uren worden op de ene plek geregistreerd, de capaciteitsplanning staat in Excel, projectbudgetten worden elders bijgehouden en de financiële administratie werkt weer met een ander pakket.

In de praktijk gaat bij architecten-, ingenieurs-, advies- en projectbureaus nog altijd meer dan 10% van tijd en budget verloren aan handmatige, administratieve werkzaamheden.

Denk aan architecten die achteraf hun uren reconstrueren, projectleiders die budgetten handmatig bijwerken en financiële medewerkers die gegevens uit verschillende bronnen moeten verzamelen voordat een factuur kan worden verstuurd.

Dat kost niet alleen tijd. Het zorgt er ook voor dat informatie achterloopt. En juist bij projecten met strakke budgetten kan een paar dagen verschil bepalen of een afwijking nog kan worden gecorrigeerd.

Eilandautomatisering maakt projectsturing onnodig ingewikkeld

Digitalisering betekent niet automatisch dat processen goed met elkaar verbonden zijn. Een bureau kan verschillende digitale oplossingen gebruiken en tóch veel handmatig werk hebben.

Dat gebeurt bij zogenaamde eilandautomatisering: afzonderlijke systemen voor urenregistratie, projectplanning, capaciteit en financiën die onvoldoende informatie met elkaar uitwisselen.

De situatie wordt nog lastiger wanneer systemen lokaal op eigen servers draaien. Medewerkers moeten bijvoorbeeld via VPN of CITRIX verbinding maken om uren te registreren of projectinformatie te bekijken. Wat een eenvoudige handeling zou moeten zijn, krijgt daardoor een onnodig hoge drempel.

Uren worden later ingevoerd en projectinformatie loopt achter op de werkelijkheid. Een projectleider ziet daardoor soms pas dagen of weken later hoeveel uren daadwerkelijk aan een ontwerpfase zijn besteed.

Bij een project met een vaste prijs is dat kostbare tijd. Wanneer pas na afronding van een fase duidelijk wordt dat het budget is overschreden, is het vaak te laat om extra werkzaamheden met de opdrachtgever te bespreken.

Eén actuele bron voor uren, planning en projectbudgetten

Architectenbureaus die deze versnippering willen doorbreken, kiezen steeds vaker voor geïntegreerde projectsoftware in de cloud. In plaats van informatie over verschillende systemen te verdelen, komen urenregistratie, projectplanning, capaciteit en financiële voortgang bij elkaar.

Dat levert in de dagelijkse praktijk vier belangrijke voordelen op.

1. Uren registreren zonder onnodige drempels

Urenregistratie moet geen vrijdagmiddagklus zijn. Wanneer architecten en andere projectmedewerkers hun uren eenvoudig via hun telefoon of laptop kunnen registreren, wordt de administratie onderdeel van het werkproces. Ook onderweg, thuis of op locatie.

Hoe eenvoudiger het registreren wordt, hoe actueler de projectinformatie blijft.

2. Projecten sturen op actuele informatie

Wanneer gemaakte uren direct worden verwerkt, hoeft een projectleider niet te wachten op een periodieke rapportage. De bestede uren kunnen direct worden vergeleken met het projectbudget, de planning en de voortgang van bijvoorbeeld een ontwerp- of uitvoeringsfase.

Zo wordt eerder zichtbaar waar een project begint af te wijken en ontstaat er tijd om bij te sturen.

3. Minder handwerk rondom facturatie

Wanneer uren en projectinformatie al centraal beschikbaar zijn, hoeft de financiële administratie aan het einde van de maand minder gegevens te verzamelen en over te typen. Geregistreerde uren kunnen sneller worden voorbereid voor facturatie.

Dat vermindert administratief werk en helpt tegelijkertijd om sneller te factureren en de cashflow te verbeteren.

4. Ook kleine wijzigingen worden zichtbaar

Een extra ontwerpvariant, aanvullende uitwerking of kleine wijziging voor een opdrachtgever lijkt soms beperkt. Maar wanneer dit gedurende een project meerdere keren gebeurt, kunnen de extra uren flink oplopen.

Met eenvoudige urenregistratie wordt de drempel lager om ook deze werkzaamheden direct vast te leggen. Daarmee ontstaat een completer beeld van de werkelijke projectinspanning en wordt scope creep eerder zichtbaar.