Minder handwerk, betere projectsturing voor ingenieursbureaus

Goede marges overhouden als Ingenieur

De afgelopen weken hebben we verschillende uitdagingen voor ingenieursbureaus besproken. Een volle orderportefeuille is positief, maar biedt geen garantie voor een gezond rendement. Stijgende loonkosten, tarieven die minder snel meegroeien en projecten die door vaste prijsafspraken of scope creep buiten budget raken, zetten de marge onder druk. Tegelijkertijd maakt de krappe arbeidsmarkt het belangrijker dan ooit om technische kennis en ervaren medewerkers binnen het bureau te houden.

Juist in die situatie telt iedere onnodige handeling. Engineers en projectleiders die tijd kwijt zijn aan administratie, planningen die handmatig worden bijgewerkt en financiële gegevens die uit verschillende systemen moeten worden verzameld: het zijn allemaal uren die niet aan projecten kunnen worden besteed.

Goed presterende ingenieursbureaus zoeken daarom niet alleen naar manieren om meer omzet te realiseren. Ze kijken ook kritisch naar hun interne processen en automatiseren werkzaamheden die onnodig tijd kosten.

Handmatige processen remmen ingenieursbureaus af

In de praktijk gaat bij architecten-, ingenieurs-, advies- en projectbureaus nog altijd meer dan 10% van tijd en budget verloren aan handmatige, administratieve werkzaamheden.

Binnen een ingenieursbureau kan dat op verschillende plekken ontstaan. Engineers registreren hun uren achteraf, projectmanagers werken capaciteitsplanningen bij in spreadsheets en de financiële administratie verzamelt aan het einde van de maand gegevens uit meerdere systemen om te kunnen factureren.

Elke afzonderlijke handeling lijkt misschien beperkt. Opgeteld over verschillende medewerkers, projecten en weken ontstaat echter een aanzienlijke hoeveelheid overhead.

En er speelt nog iets: wanneer informatie handmatig wordt bijgewerkt, loopt deze vrijwel altijd achter op de werkelijkheid. Daardoor wordt het moeilijker om projecten tijdig bij te sturen.

Losse systemen zorgen voor versnipperde projectinformatie

Veel ingenieursbureaus hebben hun automatisering in de loop der jaren stap voor stap opgebouwd. Een pakket voor urenregistratie, Excel voor de capaciteitsplanning, aparte projectoverzichten en een financieel systeem voor de boekhouding.

Ieder onderdeel kan op zichzelf prima functioneren. Het probleem ontstaat wanneer deze systemen onvoldoende met elkaar communiceren.

Deze eilandautomatisering zorgt ervoor dat medewerkers informatie opnieuw moeten invoeren, controleren of overzetten. Draait een deel van de software bovendien lokaal op eigen servers, dan kan toegang via VPN of CITRIX nog een extra drempel vormen.

Voor projectsturing heeft die versnippering directe gevolgen. Een projectmanager wil niet volgende week weten hoeveel engineeringuren deze week zijn gemaakt. Die informatie is juist nú nodig om te beoordelen of de voortgang nog aansluit bij het beschikbare budget.

Wanneer een overschrijding pas aan het einde van een projectfase zichtbaar wordt, is bijsturen vaak nauwelijks meer mogelijk.

Van losse gegevens naar één actuele projectomgeving

Koplopende ingenieursbureaus kiezen daarom steeds vaker voor geïntegreerde projectsoftware in de cloud. Urenregistratie, projectplanning, capaciteit en financiële voortgang worden vanuit dezelfde informatie bijgehouden.

Dat verandert de manier waarop een bureau projecten kan organiseren en sturen.

1. Uren registreren waar het werk plaatsvindt

Engineers werken niet altijd vanaf hetzelfde bureau. Ze zijn op kantoor, thuis, bij een opdrachtgever of op een projectlocatie. Urenregistratie moet daar geen obstakel voor vormen.

Met cloudsoftware kunnen medewerkers hun uren direct registreren via laptop of telefoon. Hoe lager de drempel, hoe actueler de gegevens waarop projectmanagers sturen.

2. Eerder zien wanneer engineeringuren afwijken

Bij technische projecten kunnen extra berekeningen, wijzigingen of aanvullende engineering snel invloed hebben op het beschikbare budget.

Wanneer gemaakte uren direct zichtbaar zijn, kan de projectmanager de realisatie vergelijken met de planning, projectfase en afgesproken aanneemsom. Afwijkingen worden daardoor zichtbaar terwijl er nog iets aan gedaan kan worden.

Dat is het verschil tussen achteraf verklaren waarom een project is overschreden en tijdens het project daadwerkelijk kunnen bijsturen.

3. Sneller van uren naar factuur

Ook aan de financiële kant levert integratie tijd op. Wanneer project- en ureninformatie centraal beschikbaar is, hoeft de financiële administratie minder gegevens handmatig te verzamelen en over te typen.

Uren kunnen sneller worden voorbereid voor facturatie. Dat vermindert administratief werk en draagt bij aan een betere cashflow.

4. Meerwerk daadwerkelijk registreren

Een aanvullende technische berekening of kleine wijziging lijkt soms nauwelijks de moeite waard om apart vast te leggen. Maar wanneer zulke werkzaamheden zich gedurende een project opstapelen, kunnen ze een flinke impact hebben op het rendement.

Eenvoudige urenregistratie maakt ook deze extra werkzaamheden zichtbaar. Zo ontstaat een betrouwbaarder beeld van de werkelijk bestede tijd en kan meerwerk eerder worden besproken.