De Uren- & Facturatieversneller
Uren schrijven en accorderen is vaak een bron van interne frustratie en vertraagt de facturatie. Deze alerts automatiseren het volledige jachtseizoen. Ze jagen ontbrekende uren na, herinneren projectleiders aan goedkeuringen en stroomlijnen de keten richting Finance voor een kortere time-to-cash.
Er zijn verschillende agents beschikbaar binnen dit type business alert. Kijk verder om te zien welke agent(s) het beste aansluiten op jouw behoeften!
Beschikbare Agents
Openstaande uren die nog wachten op goedkeuring vertragen de facturatie. De Uren-Validator signaleert automatisch welke uren nog gevalideerd moeten worden en informeert de verantwoordelijke projectleider of manager. Zo worden uren sneller goedgekeurd en kunnen facturen eerder worden verstuurd.
Wanneer medewerkers hun contracturen niet volledig boeken, ontstaan gaten in planning en facturatie. De Uren-Normbewaker controleert wekelijks de urenregistratie, stuurt medewerkers een herinnering en geeft managers inzicht in de voortgang. Zo blijft de urenregistratie compleet zonder handmatig controleren.
Onvolledig ingediende werkweken zorgen voor extra administratief werk. De Week-Reminder controleert automatisch welke weken nog ontbreken en houdt rekening met contracten, parttimers en startdata. Alleen collega’s die actie moeten ondernemen ontvangen een herinnering.
Niet-gevalideerde uren uit eerdere maanden blijven vaak ongemerkt openstaan. De Historische Urenwaakhond spoort deze automatisch op en meldt ze bij de verantwoordelijke projectleider. Zo blijft de administratie schoon en zijn rapportages altijd betrouwbaar.
Inzicht krijgen in declarabiliteit kost vaak veel tijd. De Rendements-Analist analyseert automatisch de verhouding tussen directe en indirecte uren en zet deze overzichtelijk naast contracten en projecten. Zo heb je direct inzicht in productiviteit en rendement.
Conceptfacturen blijven soms onnodig lang wachten op goedkeuring. De Factuur-Kwaliteitscontroleur ziet wanneer een factuur klaarstaat en brengt automatisch de juiste verantwoordelijke op de hoogte. Zo verloopt het facturatieproces sneller en zonder onnodige vertraging.
Staat jouw ideale agent er niet tussen? Geen zorgen, we bieden ook alerts op maat. Vul het formulier onderaan de pagina in en laat ons weten hoe jij geholpen bent!
In drie stappen geregeld
Welke agent kies je?
IVY Business Alerts zijn meldingen die je kan inzetten om medewerkers te attenderen op benodigde acties en/of controle in werkzaamheden. Denk aan:
- Een uren-weekstaat invullen
- Een budget dat bijna overschreden wordt
- Een voorgestelde factuurdatum overschreden wordt
De oplossing voor je probleem is meestal te vinden in IVY, maar een gedachtensteuntje is altijd fijn. Denk na over welke agent jullie organisatie zou helpen.
Instellen van de agent
Jouw IVY Consultant neemt met je door hoe je graag zou willen dat de agent werkt. Er wordt bepaald:
- Welke medewerkers de alert moeten ontvangen
- Op welke dag van de week/maand/jaar de alert wordt verstuurd
- De frequentie van de alert
- Naar welke limiet/trigger de alert moet kijken
Vervolgens gaat het IVY-Team aan de slag de alert(s) af te stellen op jouw behoeften. En dan.. is het gelukt! Je krijgt nu meldingen binnen volgens jouw persoonlijke instellingen.
In de praktijk
Een alert is een persoonlijke e-mailmelding die automatisch wordt verstuurd op basis van de gegevens in IVY. Zo worden medewerkers direct geïnformeerd wanneer een actie of controle nodig is, zonder dat zij hier zelf actief op hoeven te letten.
Stel dat een projectleider verantwoordelijk is voor meerdere projecten. Wanneer twee oplevermomenten zijn verstreken zonder dat deze zijn afgerond, ontvangt de projectleider automatisch een melding. Zo kan direct worden gecontroleerd wat de oorzaak is, welke gevolgen dit heeft voor de planning en welke vervolgstappen nodig zijn.
Kies jouw IVY Alerts en kom in contact!
Ervaar zelf de kracht van IVY.
Probeer 14 dagen gratis!
Projectsoftware die werkt voor jou als projectgestuurde organisatie.
"*" geeft vereiste velden aan