Finance Integratie: Exact Online
In de dienstverlening draait het om de uren van je team. De projectsoftware vormt hierin de spil: het is de plek waar planningen worden gemaakt, uren worden geklokt en declaraties worden klaargezet. Toch zorgt de overgang naar de daadwerkelijke boekhouding aan het einde van de periode vaak voor onnodige frictie.
✅ Minder handmatige stappen in administratie
✅ Foutloze boekingen
✅ Maak facturatie eenvoudig voor iedereen
Koppel je dagelijkse projectorganisatie aan je financiële hart. Ervaar het gemak van een volledig geautomatiseerde administratie.
Minder tijd in de boeken, meer in het veld
Alle uren zijn netjes geboekt en gecontroleerd in IVY, laat de facturatierondes even soepel verlopen door te koppelen.
IVY is de basis voor al je projecten. Om ervoor te zorgen dat er geen eilandjes ontstaan zorg je ervoor dat het hele team facturen zou kunnen versturen. Geen handelingen meer vereist in de administratie.
Finance moet bezig zijn met het controleren van en anticiperen op. Niet met het intikken van cijfers in de boekhouding. Automatiseer wat repetitief is en focus op waar je mensen goed in zijn, sturen op beter resultaat.
Je mensen zijn goed onderlegd in het bijhouden van de boekhouding. Echter maakt elk mens wel eens een foutje, waar dat niet perse nodig is. Kies voor het uitbesteden van “robot-taken” zodat finance verder kan met wat écht telt.
Finance in de cloud
Moderne bureaus werken al lang niet meer met geïsoleerde systemen. De standaard van nu is glashelder: gespecialiseerde software die feilloos met elkaar communiceert. Door IVY te verbinden met je financiële software, sla je direct de brug tussen de werkvloer en de grootboekrekeningen. Deze financiële pakketten zijn de absolute norm voor betrouwbaar accounting- en financieel management. Ze verwerken bankafschriften, stroomlijnen de btw-aangifte en bieden ondernemers een actueel en betrouwbaar kompas voor hun bedrijfsvoering.
Use cases
Praktijkvoorbeelden met of zonder HR-koppeling
Van uren naar sluitende omzet (niet gekoppeld)
Zodra de maand ten einde loopt, begins de administratieve druk op te lopen. Je consultants hebben hun uren zorgvuldig genoteerd voor de projectvoortgang en de klant. Maar al die data — inclusief projectbudgetten, voorschotten, reiskosten en conceptnota’s — moet ook nog correct verwerkt worden in de financiële administratie.
Zonder een gekoppeld systeem leidt dit tot een inefficiënt proces. Cijfers worden geëxporteerd naar tussentijdse spreadsheets, handmatig gecorrigeerd en vervolgens handmatig overgetikt in Twinfield of Snelstart. Dit handmatige werk vreet kostbare tijd, vergroot de kans op invoerfouten en vertraagt de periodieke afsluiting. Als er hierdoor fouten in de omzetverantwoording sluipen, tast dat direct de betrouwbaarheid van je managementrapportages aan.
Van uren naar sluitende omzet (gekoppeld)
Het resultaat van een slimme koppeling: Door IVY rechtstreeks te koppelen met je financiële software, ontstaat er een directe digitale snelweg. Zodra een factuur in de projectomgeving definitief is goedgekeurd, wordt de complete verkoopboeking automatisch ingeschoten in je boekhouding. Binnen enkele seconden zijn de juiste omzetrekeningen en kostenplaatsen bijgewerkt. Je verkort de maandafsluiting van dagen naar een kwestie van minuten, elimineert typefouten en zorgt ervoor dat de actuele resultatenrekening direct klaarstaat voor directie of aandeelhouders.
Vul het formulier in voor vrijblijvend contact!
Vul het formulier in
Klik hierAccounting op de automatische piloot (niet gekoppeld)
De grootste knelpunten in de praktijk: Het onboarden van nieuwe klanten en leveranciers, het boeken van verkoopfacturen, declarabele uren of het verwerken van inkomende kosten: het zorgt doorgaans voor een constante stroom aan administratieve handelingen. Vaak voert de financiële afdeling een nieuwe relatie eerst in binnen de boekhoudsoftware, om vervolgens exact dezelfde gegevens handmatig over te nemen in het projectpakket.
Dit dubbele beheer is niet alleen tijdrovend, maar zorgt er ook voor dat systemen snel uit de pas lopen. Bovendien moeten inkoopfacturen en bonnetjes, die digitaal binnenkomen via scan- & herkensoftware zoals bijvoorbeeld Basecone of andere geïntegreerde herkenningsmodules, handmatig worden overgetypt naar het project om de kosten door te belasten aan de klant of het budget te bewaken. Als gegevens in het ene systeem wel worden geüpdatet maar in het andere worden vergeten, ontstaan er later in het proces problemen bij de facturatie of de accountantscontrole.
Accounting op de automatische piloot (gekoppeld)
Door een naadloze synchronisatie in te richten, werk je vanuit één centrale waarheid voor al je stamgegevens. Aanpassingen of nieuwe relaties die je registreert in je operationele software, worden direct en automatisch doorgezet naar je financiële administratie.
Daarnaast praat de projectsoftware dankzij de koppeling direct met je scan- & herkenomgeving. Zodra een inkoopfactuur bijvoorbeeld via Basecone is goedgekeurd, wordt deze kosten automatisch doorgezet naar IVY. De gemaakte kosten staan direct klaar voor doorbelasting aan de klant en worden realtime in mindering gebracht op het projectbudget. Dit bespaart finance-professionals een hoop repeterend invoerwerk en houdt alle bedrijfsdata automatisch synchroon.
Realtime inzicht (niet gekoppeld)
Als de project- en boekhoudsoftware los van elkaar opereren, verlies je als projectmanager snel het financiële overzicht. Voor het schrijven van uren en het bewaken van budgetten loggen medewerkers in op hun eigen platform, maar om te zien of bijvoorbeeld een klant al heeft betaald, moeten ze telkens navraag doen bij de administratie.
Dit gebrek aan een live verbinding zorgt voor onnodige ruis en vertraging. De financiële afdeling verliest kostbare tijd met het beantwoorden van interne statusvragen, zoals de vraag of openstaande posten al zijn voldaan voordat er akkoord kan worden gegeven op een volgende projectfase.
Realtime inzicht (gekoppeld)
Door de systemen slim te integreren, breng je alle cruciale stuurinformatie samen in één overzichtelijk dashboard. Projectverantwoordelijken behouden de volledige controle: ze zien in één oogopslag de voortgang van de uren én de actuele betalingsstatus van de facturen vanuit je financiële software. Zodra bankafschriften in de boekhouding worden verwerkt, matcht het systeem dit direct met de openstaande posten in IVY. Dit vergroot de slagvaardigheid van het projectteam, terwijl de administratie verlost is van ad-hoc vragen over de cashflow.
Samengevat
De kracht van de keten zit in de taakverdeling. Scan- & herkensoftware (zoals Basecone) zorgt voor de razendsnelle, digitale instroom en herkenning van inkomende documenten (inkoopfacturen). Je financiële software vormt de solide, fiscale motor voor de verwerking, de bankkoppelingen en de btw-aangifte. En IVY is de dynamische operationele schil waarin al die data direct wordt gekoppeld aan projecten, budgetten en de uiteindelijke verkoopfactuur.
Dankzij deze naadloze integratie profiteer je van het beste van alle werelden: een gebruiksvriendelijke tool voor je consultants én een sluitende, geautomatiseerde boekhouding, zonder dat er ook maar één getal dubbel ingevoerd hoeft te worden aan de verkoopkant én de inkoopkant.
Exact Online koppeling aanvragen
Neem contact met me op
Ervaar zelf de kracht van IVY.
Probeer 14 dagen gratis!
Projectsoftware die werkt voor jou als projectgestuurde organisatie.
"*" geeft vereiste velden aan